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一些参加投标的企业自信心不足，因此对投标的各项准备工作重视不够，屡屡出现“只差一点”的遗憾。
要保证投标准备工作不遗漏、有序进行，物管公司应制订投标工作计划。工作计划应包括内容、要求、完成时间、责任人、协助人等事项。投标前各项工作要分解细化到每个环节，时间节点要有余量，最好预留投标前1至2天时间，用于检查、补漏等。每个责任人要确保按照分工、要求、时间节点完成工作。一般招标文件会对标书的字体、字号、行间距等细节有要求。如果没有要求，计划表还要对投标文件的字号、字体、序号层级格式等进行预防性规定。如规定标书大标题为宋体、小三、加粗，小标题为宋体、小四、加粗，正文为宋体、小四等。以某公司的计划表（表1）为例。
扬州某物管公司老板亲自带领5个人到南京参加民用机场项目投标，各项评分都较其他企业领先，却因为工作人员没有理解“进场时间”，误写成“投标时间”，与中标失之交臂。该公司老板虽然非常重视投标工作，但没有制订工作计划，凭着经验惯性去做。因此，准备工作要统筹安排，合理计划，并在准备工作计划表列上“根据招标文件要求，全面检查校对投标文件”一项，避免失误。
投标最能体现规则意识、细节把握、用心度及团队协同水平。因此，投标企业一定要注意以下事项：
对标工作的每个环节都要一丝不苟
某物管公司到外省参加一个别墅项目投标，到现场时工作人员才想起没有封标，只得硬着头皮递上标书。招标单位和评委考虑到，既然从外省那么远来的，就一起参评吧。没想到该物管公司的投标文件和现场答辩分数都最高，但怎么可能让没有封标的企业中标呢？该公司虽然是团队完成标书编写，但印刷、封标、投标都是市场部一个人去完成，没有人检查封标情况。该公司非常看重这个项目，却只是因为工作不精心丢失了机会。
一般招标文件还会要求投标企业“须按规定时间到达竞标会场，会议开始10分钟内不到按弃权处理”。某物管公司参加投标时，就因为事先没有熟悉投标地点超过了时限而丧失了投标权。虽是个案，教训却非常深刻。
反复熟读招标文件，通盘了解招标文件的各项要求
有的招标文件关于“盖章”事宜，并没有在“投标人证明文件”中提出要求，而是在“综合评分表”其他栏中规定。如规定投标人提供具有行政机关或事业单位物业管理项目“合同复印件及业主单位证明复印件并加盖投标人公章”。某物管公司负责商务标人员没有全面熟读招标文件，不知道资料需要加盖投标人公章，一下丢30分，让本是伯仲难分的较量立刻没了悬念。
标书完成后要对关键的数字、时间进行检查
不少中小物管公司因为人力、实力有限，标书编写不符合要求，通常是总经理或者指派某个人来完成标书制作。这就要求标书制作人员必须头脑清晰，如需修改，标书前后相应的地方也要修改并全面检查是否一致。深圳一家物管公司参加德州某大型商业项目的投标，山东区域总经理熬了几个夜晚，亲自编写标书。投标当日形势一路看好，可惜最后评委发现投标报价总表与分表有不一致之处。原来在调整费用测算时，总经理通宵熬夜疲惫不堪，只改了报价总表，忘记修改分表。一个细节的疏忽就使全部的努力付诸东流。
投标答辩能否引起评委、招标单位代表的格外关注、产生共鸣并达成目的，取决于答辩人清晰的思路、扎实的专业知识及现场表现力和感染力。特别是要有信心，不能因现场氛围、评委态度而影响发挥。同时答辩人的礼仪谈吐、专业能力也是物管公司综合实力的展示。
答辩一般有两种形式：
一种是投标企业讲解标书并回答评委的问题，时间在40分钟左右。普遍认为答辩时间越长的企业越有希望。笔者曾参加济南某央企的别墅投标，被邀标的物管公司有5家。第一个进场的是较有名气的深圳企业，40多分钟才结束。而第二、三家进去答辩后很快就出来了。问他们原因，都摇头悲观而肯定地回答说，从评委的态度感觉到基本选中的是深圳那家公司，因为只给他们10分钟时间，而他们是按照40分钟左右准备的。突如其来的变化使他们的情绪受到冲击，基本放弃了，所以两家物管公司都没到10分钟就结束了。笔者所在企业进去时，还没等坐下问好，一个评委就说，给你们10分钟时间吧，把你们的标书介绍一下。虽然事先有了心理准备，但亲临现场情绪瞬间还是受到了影响。笔者赶紧平复心情调整讲解顺序，因为此时不能再按照原先的思路讲解，要一开始就能引起评委的关注。别墅区中央有一个人工湖景观，由于施工缺陷没预留排水口，只能进水。如不换水会产生气味。
人工湖已经竣工故无法重新施工，开发企业也犯愁，日后的物业管理也是难题且存在安全隐患。笔者首先把人工湖解决方案提出来，果然这样的调整立刻引起了各位评委的关注和兴趣，引导着评委不断与我互动，也不断提出问题……不知不觉，早已突破评委给定的10分钟时间，整个答辩时间持续了50多分钟，是5家公司答辩时间最长的一个，最终争取到了最好的结果。
另一种形式是给定所有投标企业都是10分钟陈述时间，有的还规定了超过10分钟时间扣分。这种形式是由于投标企业较多，评委基本上不提问。因此投标人的陈述质量就非常重要。陈述一定要重点突出、简洁、清晰，不使评委产生歧义或不解。实践中不少投标企业不知取舍，面面俱到甚至本末倒置，如有家物管公司投标的是以物联网、创业孵化器为代表的新兴产业“生态科技创新城”，该公司却用了21张PPT介绍银行物业管理业绩。或许是该物管公司没有管理产业园区项目的经验，那就要花点心思把公司管理能力、管理优势巧妙地展示出来，但该企业却只是将物业服务方案的纲要内容复制到PPT上，没有进行相应的重点内容调整。那么，陈述哪些内容才能在10分钟内引起评委的格外关注呢？首先，要分析招标项目管理的难点、重点，选择能突出企业管理优势的地方；其次，围绕投标物业类型精心取舍，突出重点。制作的PPT要思路清晰，简洁生动，图文并茂。
以某省“人社厅”行政物业投标为例，陈述应至少包括如下内容：
1、简短的自我介绍，展示企业文化。
2、企业介绍。主要以图片为主。第一部分简要介绍公司发展历程、资质等级、体系认证、获得荣誉、管理业绩特别是目标物业的业绩情况；第二部分是公司的理念、拟接项目组织架构、人才配备、管理体系、制度保障等。
3、对投标项目管理的设想与策划、服务目标、实现管理目标的具体措施、管理优势、服务承诺等，以图片、表格展示。
4、结束语，收尾简洁地表达实现管理目标的决心并致谢。
物业项目投标取胜的因素很多，参加投标的物管企业除了要编制一份高质量的投标文件外，对非技术因素的各项关键点也要高度重视，整体把握，制订好工作计划，细致、用心地完成每项工作。
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