我们在工作中经常遇到各种各样的会议，有的时候一个会议要几个小时，不但没有什么效果，还浪费时间，并且不一定能得到预期的结果。有的问题确实需要大家头脑风暴，尤其是软件开发相关的内容，但是有的问题完全可以避免这种无谓的争论。
如何能够提升效率，做到有效沟通，总结以下几个方面。
1、确定参会人员
在举行一次会议之前，首先要明确与会人员，如果涉及多个部门，需要明确哪些人参加，哪些人不参加，参加的人在部门中应该是什么角色，是否需要更高级的负责人参与。当人员确定后，接下来协调所有人的时间，使大家确保可以参加会议，如果不能参加会议，需要明确后备人选。
确定参会人员，可以避免由于人员缺席而导致的问题遗留，提高讨论问题的成功率，也有助于达成共识。
2、整理提纲
会议确定后，会议发起者针对会议内容整理一份提纲，简单说明会议的目的、会议的内容、会议的预期，如果需要其他部门提供材料或者需要每个人准备哪些东西，也一并提出。提纲准备好后，确保发送到每个人手中。
整理提纲，可以给与会人员足够的时间整理资料，对提出的问题仔细思考，这样可以避免在开会时“拍脑门”临时应付，临时想到的和经过仔细思考后的结果差距非常大。另一方面，也有助于会议发起者自己理清思路。
3、控制时间和话题内容
会议进行中要控制好会议时间，会议时间太长，专注力和反应能力都会下降，所以，如果长时间的会议，注意中途适当休息。掌握好会议时间有利于提高会议的质量。
我们经常会遇到，会议过程中，说着说着就跑题了，这个时候就需要会议发起者控制好会议内容和节奏。如果遇到与本次会议无关的话题，可以适当的制止并转回正题。如果在讨论过程中出现了新的需要解决的问题，并且不能短时间来决定的，可以做好记录，会后研究后再另行讨论。
4、要明确结果
会议的目的就是为了解决问题或者对议题达成一致，所以，针对于提纲中列出的所有事项都要得出一致的结论，主要是两个结果：明确（是或者否）、待定（暂未确定，经过讨论后没有得出结论，需要后续讨论或者现有方案存在问题）。对于明确的内容，会后可以安排进行推进。待定的内容，整理新的解决方案，与相关责任人确认，并且再次会议中重新讨论。
明确会议结果很重要，不要一次会议之后还不知道应该怎么去做，这样的话，这次会议也就失去了意义。
5、会议纪要
一次会议中安排1-2个会议纪要员，对会议的议题结果做书面记录，会议结束后，将会议结果整理并分发给参会的所有人员，并且得到所有人的确认回复。
会议纪要有助于大家对会议内容加深印象，也可以作为工作备份。如果记录存在出入，也可以得到及时的反馈。
总结，工作中还有很多细节可以优化，我们平时不太注意的一些事情，如果加以分析和完善，就会得到不一样的结果。一个办法，如果能使我们的工作高效，并且可以调动积极性就是好的办法。理论源于实践，如果有更好的办法，欢迎讨论分享。
