3.写明工作目的。第一课里特别强调了工作流程说明书的一个功能是统一员工的理念。员工之所以对一些工作偷工减料、敷衍了事，很大程度上是因为他们没有理解“为什么要做这个”。无印良品的工作流程说明书用了一个非常有效的方法，即围绕“何物，何为，何时，何人”，对工作的目的进行简要陈述。还是用“结束工作后整理办公桌”来举例吧。
要让员工做到“结束工作后整理办公桌”，工作流程说明书里只写怎么做，是没有足够说服力的。有些员工可能做得不情愿或者做了几天就不做了。所以，在对“如何整理办公桌”进行说明之前，先通过 “何物，何为，何时，何人”指明为什么要做这件事情。 “何物，何时，何人”这三项是简要说明做什么，什么时候做，哪些人做。这里的重点是“何为”。通过对“何为”的说明，清晰地传达出整理办公桌是为了什么目的。你可以写成下面这样的一个简要说明。
第四步，定期更新。每天工作都在变化发展着，今天写进工作流程说明书里的“标准”工作方法，不可能一直都是最好的。这个道理大家都懂，不过因为写工作流程说明书耗费了大量的人力、物力和时间，所以写完后还要不断更新就变得不那么容易了。哪怕发现了新问题、用了新的工作方法，大家也会拖着不去修改。这是工作流程说明书用了一段时间后就被丢到一边去的主要原因。随时更新，是保持工作流程说明书的生命力的关键。每人都要建立这样的理念：工作流程说明书永远没有完成的时刻。至少每月更新一次，这也是对工作的定期反思，促使每个人对自己的工作时刻检讨，记录下改进的方法。在编写小组成立的时候，就应该决定好由谁负责更新信息的工作。由你自己或者编写小组的负责人来做是最有效的，这样能保证及时更新，让工作流程说明书一直保持“最新版”。
完成了这一课，你就能带领团队编写出你们自己的工作流程说明书了。你们将回顾和反思所有的工作，确立工作需要达成的目标，分解出每项工作的标准程序，简化复杂的工作流程或工作方式，更重要的是你们会大刀阔斧地删除那些不必有的工作。那么，接下来就是要去执行工作流程说明书里的标准工作方法了。下一课，你就将学习如何在你的部门里推进工作流程说明书的实施。
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