文件题名即文件标题。它是直接表达文件内容和中心主题的文件特征，是了解归档文件内容的起点。
题名中出现文号，比如：“转发国档发[2001]23号文件的通知”，从此标题中不知道主题内容，应该在“[2001]23号”后使用补充著录符号[ ]补充著录，即“转发国档发[2001]23号[关于实施《归档文件整理规则》的意见]文件的通知”。
有正副标题的，可减去正标题，只填副标题。例如：“服务民生：中国档案服务方向的新选择――杨冬权在第16届国际档案大会上的演讲”，责任者填写“杨冬权”，题名为“杨冬权在第１６届国际档案大会上的演讲”。
原标题文字不精练、语句过长的，可适当缩写，减少文字，保留主体。例如：“关于抓住西部大开发机遇，调动一切力量，团结一心，充分发挥全系统档案人员的积极性，大力开展档案开放利用的决定”。文件主体内容是大力开展档案开放利用的决定。题名可以缩减为“关于抓住西部大开发机遇，大力开展档案开放利用的决定”。
转发文的题名填写。例如：“XX市档案局转发XX省档案局转发国家档案局《关于实施〈归档文件整理规则〉的意见》的通知之通知之通知”，责任者应填“XX市档案局”，题名应该填为“转发《关于实施〈归档文件整理规则〉的意见》的通知”。
题名不能反映文件内容的应该补充具体。例如简报、讲话、发言、会议记录等。例如：“2001年简报第6期[XX市档案局开展庆祝建党80周年系列活动]”
以会议记录名称确定件数的，一般在填写题名时，应填写出会议名称（党委会议记录、行政会议记录、业务专题讨论会议记录）；如果每次会议确定为一件，题名应填写本次会议的主题内容。
遇到没有标题的文件材料，比如领导批示、公函以及电报等，应该根据文件内容，自行拟制题名。
介绍信及存根的标题拟写为“xxx、xxx、xxx……的调动介绍信”。
对于文件正件的题名不能完全反映文件主体内容时，在填写题名的时候，如果只填写正文题名，在检索时会对附件造成漏检形成“死档”。因此，要求在正件题名后抄录附件题名，在其后加“（）”，比如“关于2001年度市地税系统档案立卷归档和达标升级复查的通知（附：时间安排表）”
