职场中免不了要接触到许多格式的电子文件，其中我们用得最多的演示文件，就是用PowerPoint演示文稿编辑软件制作而成的。为了更好地保护文件中的图文内容不会被其他人轻易地修改、复制和粘贴，以及输出打印，我们会把PPT文件格式转换成具有版权保护功能的PDF文件格式。
PPT是用Powerpoint办公软件生成的文件格式，我们可以在保存制作好的演示文件时，在文件栏选择“另存为”后，选择文件保存类型为“PDF”，文件生成后就是xxx.pdf的文件格式了。
拿我来说，每次讲完培训课后，都会有许多学员围上来向我索要课件（授课用的电子文件），出于对自己知识产权的保护，有些内容我是不太愿意直接给学员的。我一般会委婉地推给助教处理。除非是一些必须发给学员课后用的文件。
如果仍有一些执着的学员非得要，我会先把PPT内容处理下，文件转换成PDF格式时，再添加一些权限后发给他，而不是直接发给他PPT文件。
为什么要这样做呢？
这些日子宅在家里，终于把PDF功能都试了一遍，才发现其中很多功能在之前都被忽略了，没用过......其实，探索办公软件也挺有乐趣。只有持续学习，才不至于原地踏步。
下面说一下PPT和PDF的差别，以及把PPT转换成PDF的好处。
一、PPT和PDF的差别- PPT的内容在制作软件中可以任意修改、粘贴复制。
PPT是PowePoint的简称，因其文件后缀名（.PP）已被英国国家气象局的数据文件使用，所以，又加了个字母“T”，把文件后缀名称之为PPT（*.PPT）。用演示文稿制作软件PowePoint生成的文件格式，里面包含了文字、图片、图表、动画、声音、影片等素材。
- PDF突出的特点是：未经制作者允许，其内容只能看，不能修改。
PDF是Portable Document Format的简称，意为“便携式文档格式”，是由Adobe公司开发的文件格式，利用该公司免费的PDF阅读软件或者其它阅读软件，可以查看、打印和注释 PDF。
简言之：PPT是一种开放型的文件格式，PDF是一种封闭型的文件格式。
为此，Adobe公司还有一款专门对PDF格式的文件内容进行处理的软件，可以用它来进行创建、编辑和电子签名。
- 对文件进行加密。
其中，我用的最多的就是用它来对PDF文件设置打开口令，或者对文件内容设置各种限制，以及对页面添加水印等。
1） 文件加密，可以设置打开文件时的许可口令（密码）。
2） 文件设置权限，只能看，不能复制内容，不能页面提取等文件保护措施；尤其是连打印都不可以，对，不能打印！
当然，现在网上也有破解工具，能猜出你设置的密码；你把密码设得复杂些，这些工具也就无能为力了。但过后，恐怕你自己也会想不起来设置的密码是什么了！
小提示：把密码记在只有你自己知道地方吧，好记性不如烂笔头。
- 给对方（用户）发PDF格式文件的好处：
1） PPT转化成PDF后，文件大小明显被压缩，有时几十MB大小的文件，转换成PDF后，只有几MB了。
2） 现在每个人的电脑装着不同版本的操作系统、办公软件，以及字库，PDF是国际标准的文件格式，用PDF阅读器打开，不会出现乱码、排版格式错乱等现象。原来是什么样，还是什么样。
3） PDF文件打开快，不会像启动PPT文件时，需要很长时间。
4） PDF每张页面可以任意放大缩小，因为页面中的文字是矢量字（专业名词，通俗讲，可以在对字体进行任意缩放的时候保持字体边缘依然光滑，字体像素不会丢失），不会因为像图片那样放大后变得模糊。而且，文字放多大都是很清晰的。
5）可以对内容进行批注，比如对方指出文稿某某处需要修改，但不能对实际文字或图片修改。
不过，PPT转换成PDF后，许多原来在PPT中设计的跳来跳去的动画效果就没有了，PDF文件更像是一张张的电子纸。
总之，工欲善其事，必先利其器。如果不是与对方（用户）一起修改演示文稿的内容，为了保护好自己辛苦做成的智力劳动成果，还是把PPT转换成有权限设置的PDF吧！
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