（说明：项目代号第一位表示电压等级代码，第二至第六位表示项目顺序号。）
不区分工期的项目代号
5.1.3.2 分类号
分类号，由2-4位阿拉伯数字组成，用0～9标识，见附件2。
5.1.3.3 案卷顺序号
案卷顺序号,是最低一级类目下的案卷排列流水编号，用三位数字001-999标识。
5.1.4 档号编制方法
以8大类为例，档号编制方法及示例如下：
a) 以82交流输电线路工程为例：
某500kV输电线路工程，电压等级代码是5，项目顺序为第33个，分类号为8211，第10个案卷。档号500033-8211-010，见下图。
输电线路工程档号
b) 以84变电站工程为例：
500kV变电站工程，电压等级代码是5，项目顺序第99个，为二期扩建工程，分类号为8431，第26个案卷。档号509902-8431-026，见下图。
变电站工程档号
c) 以87小型基建工程为例：
某小型基建工程，竣工年度为2011年，为2011年第一个小型基建工程，类目号为871，第2个案卷。档号201101-871-002，见下图。
2011 01 - 871 - 002
案卷顺序号
分类号
项目顺序号
项目竣工年度
小型基建工程档号
5.2 组卷
5.2.1 组卷原则
5.2.1.1 组卷应遵循文件形成规律和成套性特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。
5.2.1.2 根据卷内文件的内容和数量组成一卷或多卷，卷内文件内容应相对独立完整。
5.2.1.3 案卷装订厚度不超过3公分（图纸除外）。
5.2.1.4 独立成册、成套的项目文件，应保持其原貌，不宜拆散重新组卷。
5.2.2 组卷方法
5.2.2.1 项目前期、建设管理、竣工验收等管理性文件，应按阶段、问题结合来源、时间顺序组卷。
5.2.2.2 设计文件应分阶段、专业，按卷册顺序组卷，设计变更文件应按专业、时间顺序组卷。
5.2.2.3 施工文件应按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷。
5.2.2.4 调试文件应按阶段、专业组卷。
5.2.2.5 质量监督文件应按阶段组卷。
5.2.2.6 监理文件应按类型、专业，结合时间、文种等特征组卷。
5.2.2.7 原材料质量证明文件应按种类及进货时间顺序组卷。
5.2.2.8 设备文件应按专业、台套组卷。
5.3 排列
5.3.1 案卷应按分类类目设置顺序依次排列。
5.3.2 卷内文件排列应按文件的形成规律、问题、重要程度、时间、阶段顺序排列。
5.3.3 项目前期、施工管理、项目竣工阶段形成的文件，卷内文件一般排列顺序：结论性文件在前，依据性文件在后；印发件在前，定稿在后；正文在前，附件在后；批复在前，请示在后；译文在前，原文在后；审批文件在前，报审文件在后；文字在前，图纸在后。
5.3.4 施工图、竣工图，应分专业按卷册顺序排列；卷内文件按图号顺序排列。
5.3.5 设计变更文件应分专业按编号顺序排列。设计变更排列在前，执行情况记录排列在后。
5.3.6 施工文件按综合管理、原材料质量证明、施工记录及相关试验报告、质量验收顺序排列。
5.3.6.1 单位工程文件应按开工报审、施工记录及相关试验报告、质量验收等排列。
5.3.6.2 施工记录按施工工序或程序排列，强制性条文执行记录排在相应施工记录之后。
5.3.6.3 施工质量验收文件应按单位工程、分部工程、分项工程、检验批质量验收顺序排列，质量验收记录应报验单、验收表在前，支撑性记录附后。
5.3.7 监理文件应按管理文件、监理日志、监理工程师通知单及回复单、记录、月报、会议文件、总结等顺序排列，卷内文件按问题、时间顺序排列。
5.3.8 调试、试验文件应分专业按管理文件、调试记录、报告、调试质量验收文件顺序排列，强制性条文执行记录排在相应调试记录之后。
5.3.9 原材料质量证明文件应分专业按材料种类、时间顺序排列，卷内文件按质量跟踪记录、原材料进场报审表、出厂质量证明文件、材料复验等顺序排列。
5.3.10 设备文件应分专业、系统、台件按质量证明文件、设备技术文件及随机图纸顺序排列，卷内文件应文字在前，图纸在后。
5.4 编目
5.4.1 卷内文件页号编写
5.4.1.1 应在有效内容的页面上用铅笔编写文件页号。页号位置，单面的，在文件右下角；双面的，正面在右下角，反面在左下角。
5.4.1.2 应按装订形式分别编写页号或页数。按卷装订的，卷内文件应从"1"开始连续编写流水页号；按件装订的，每份文件从"1"编写页数，件与件之间页数不连续。
5.4.1.3 装订成册的图样或印刷成册的项目文件，已有流水页号的，不必另行编写页号；不是流水页号的需重新编写。
5.4.1.4 施工图、竣工图不另行编写页号。
5.4.2 案卷内、外封面编制
5.4.2.1 案卷外封面（档案盒封面）：空白不填
5.4.2.2 案卷内封面（软卷皮采用牛皮纸打印），格式见附件4
——案卷题名，应简明、准确地揭示卷内文件的内容，并应符合下列要求：
1）案卷题名包括项目名称、阶段、代号、塔位号等。主要包括工程名称或单项工程名称、专业及文件材料名称。项目名称与核准名称一致，总字数不超过50个字。
2）归档的外文资料的案卷题名应译成中文。
—— 立卷单位，应填写案卷整理单位的全称或分公司全称；
—— 起止日期，应填写卷内文件最早到最晚的形成日期，年度用4位数表示，年月日用"."表示，中间用短连接符"-"表示。正确示例 2016.04.08-2016.04.23；
—— 保管期限，应参照《规范》中的期限划分表填写，同一案卷内文件保管期限不同的，应从长；
—— 密级，应依据国家有关保密规定，按项目已确定的密级填写卷内文件的最高密级；非涉密文件不填写。
—— 档号，填写档案三段号。
5.4.3 案卷脊背编制
5.4.3.1 案卷脊背上可根据需要选择填写保管期限、档号、案卷题名等内容。案卷脊背格式见附件4。
5.4.3.2 案卷盒脊背上的项目（保管期限、档号、案卷题名）由立卷单位填写。档号分为三行横向书写；案卷题名竖向书写，从右向左排列；输电线路工程如涉及多家施工单位、多个标段，必须在案卷题名中标明标段号及施工单位简称。
5.4.3.3 案卷脊背按要求微机打印粘贴（使用乳胶）。裁剪尺寸要稍小于档案盒脊背1毫米，防止过早损坏。脊背纸粘贴采用上对齐方式。
5.4.4 卷内目录编制，格式见附件4
5.4.4.1 卷内目录（白色打印纸）填写要求如下：
—— 序号，用阿拉伯数字表示，应依次标注卷内文件排列的顺序；
—— 文件编号，应填写文件的发文字号或编号、图样的图号、表号、合同号等；
—— 责任者，应填写文件形成者或第一责任者（可以写规范简称）；合同文件宜填写主要责任者或合同各方（最少两家，可以写合同双方规范性简称）；报验文件宜填写报验责任单位；不允许填写人名。
—— 文件题名，应填写文件题名的全称，据实抄录文件材料题名（不用写工程名称）；没有题名的，立卷人应根据文件内容自拟题名；对于一些检验、记录、试验、合格证等表格，要准确揭示文件内容（如：规格、型号等）。
—— 日期，应填写文件形成的日期；加盖竣工图章的图纸，填写竣工图章"审核日期"；未加盖竣工图章的图纸，填写图纸的"出图日期"。这里的年月日用"."表示。如：2016.04.28
—— 页号/页数，应按装订形式选择。按"卷"装订的材料，卷内目录采用"页号"，填写每份文件起始页号，最后一份文件填写起止页号（如23-29），若标到最后一份文件为第23页，并只此一页，那标注为23即可，不要填为23-23；按"件"装订的材料，卷内目录采用"页数"，填写每份文件的总页数。
—— 备注，根据需要，注释文件需说明的情况。
5.4.4.2 卷内目录应排列在卷内文件首页之前，不编写页号。
5.4.4.3 印刷成册的项目文件，卷册中有目录的，可不重新编写卷内目录，以原目录代替；卷册中无目录的，应编制卷内目录。施工图、竣工图均需重新打印卷内目录，不能使用工程图纸目录代替，原蓝图目录为该卷第1件。
5.4.3 备考表编制
5.4.3.1 备考表应填写案卷（盒、册）内文件的总件数和总页数以及需要说明的情况。备考表格式参见附件4。
5.4.3.2 备考表（牛皮纸打印）编制要求如下：
—— 说明，填写卷内、盒内或册内项目文件数量、缺损、修改、补充、移出、销毁及移交复印件原因等情况；
图纸备考表总件数填写最后一张竣工图所盖档号章中序号所标数字，总页数填写本卷内图纸张数 蓝图目录张数即可。
例如：本卷共×件，共×页。其中文本材料×页，图纸×件。
—— 立卷人及日期，填写负责整理项目文件的责任人署名和完成立卷的日期；手签（不可使用复杂连笔字体）
—— 检查人及日期，填写负责检查案卷质量人签名和检查日期；手签（不可使用复杂连笔字体）
—— 互见号，应填写反映同一内容不同载体的档号（纸质照片档号及档案数字化光盘编号），同时应注明其载体形式。此内容可以手签。如没有纸质照片档案号请删除。
施工单位、监理单位填写照片档案互见号（手填）
所有参建单位预留档案数字化光盘互见号位置
例：
5.4.3.3 备考表应排列在卷（盒、册）内文件之后，不编写页号。
5.4.6 案卷目录编制
案卷目录应包含序号、档号、案卷题名、总页数等内容。格式参见附件4。
5.5 装订
5.5.1 案卷装订应结实、整齐，装订材料符合档案保护要求。
5.5.2 案卷装订可采用"整卷"装订，也可按"件"装订，整卷装订的需将案卷封面、卷内目录、文件材料、备考表装订在一起；按件装订的需将案卷封面、卷内目录、文件材料、备考表活页放置档案盒内。
5.5.3 图纸不装订，保持原有顺序，去掉包装物后按原顺序装在档案盒内，盒内应有案卷封皮、卷内目录、备考表。
5.5.4 归档文件材料多于10页使用三孔一线整卷装订，文件材料封面、封底采用牛皮纸软卷皮三孔一线装订成册，中孔打在距上下边缘14.8cm、左边距1.5cm处，上下两孔距中孔9厘米，装订长度为18厘米，线结要拉紧并打在背面，剪掉多余部分，打结后保留1.5cm绳头。孔要大小合适，薄册用细线，厚册用粗线（或双线）,建议使用电钻打孔，根据线的粗细选取合适的钻头，禁止使用粗孔。
5.5.5 归档文件材料如少于10页请使用直角线装。直角装订应距归档文件上边、左侧边各2cm处入针，缝线与文件结合紧密的，也可以不打结，但入针、出针处应保留1.5cm的线头。直角装订选取较细的缝线针，装订后形成正方形（见附件4）。
5.5.6 超大幅面的图纸，宜折叠成A4幅面。
5.5.7 小于A4尺寸的文件，宜粘贴在A4纸上。
5.5.8 外文材料应保持原有的装订形式。
5.5.9 对有破损的文件，应先修补后装订。
5.5.10 卷内文件材料不能有金属物，封面不许使用拉杆夹及其他塑料制品。
5.5.11 粘贴合格证时，如果合格证正反两面都有字，将合格证边缘粘到A4纸上，背面挖空，露出合格证内容即可。合格证内容必须填写完整。
5.6 档号章的填写方法
5.6.1 卷内以"件"为单位装订的文件材料，需在每份文件首页右上角空白处加盖档号章，并用耐久性书写材料填写。
5.6.2 档号章式样和填写方法应符合规定。
（档号：档案三段号 序号：同卷内目录中文件材料序号一致）
5.7 检索工具编制
5.7.1 应采用档案管理系统软件，建立档案信息数据库，逐步实现全文检索。
5.7.2 应编制项目档案案卷目录、卷内目录、归档说明等。
5.8 照片收集与整理
6 照片档案的收集与整理
6.1 收集要求
6.1.2 照片收集应与工程建设进度同步，参建单位应在工程竣工后与纸质档案一起向建设单位移交。照片档案册由建设单位提供。
6.1.3 收集的照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整。
6.1.4 同一组照片，应选择能反映事件全貌、突出主题的照片进行收集。反映同一场景的照片只收集一张。
6.1.5 归档的数码照片采用JPEG"精细"压缩方式，拍摄时设置"日期时间显示"，每张电子照片内存3M以上，符合归档照片质量要求，经过添加、合成、挖补等改变画面内容的数码照片不能归档。电子版照片不能使用Word文档和扫描件归档。
6.1.6 数码照片可通过网络或存储到符合要求的脱机载体上进行收集、保存。
6.1.7 具有永久保存价值的数码照片，应转换出一套纸质照片归档，纸质照片尺寸依照照片档案袋大小冲洗。
6.2 收集范围
6.2.1 建设单位应将项目建设原始地形地貌、重大事件及活动中拍摄的具有保存价值的照片列入收集范围。
6.2.2 参建单位应及时收集与项目建设相关的工程照片，照片的形成、归档，可参照归档范围，但不限于附件2中标注的范围，根据实际情况收集。
6.3 照片整理
6.3.1 一般规定
照片整理保持照片之间的有机联系，区分不同的价值，便于保管和利用。
6.3.2 分类
参照附件3进行分类。
6.3.3 组卷
可按照来源或问题统一进行组卷。
6.3.4 编目
6.3.4.1 参照项目纸质文件分类方案和排列顺序，逐张整理编写档号，并可在档号后加照片标识代码Z。档号编制方法示例如下：
某500kV变电站工程，电压等级代码是5，项目顺序为第33个，一期工程，土建施工照片分类号为843，第26张照片。档号503301-843-026Z，见下图。
照片档号应用示例图
6.3.4.2 纸质照片档案应按张编写照片号，并在册内标签中逐项填写照片号、事由、时间、摄影者、参见号。具体填写方法如下：
----照片号：填写每张照片的分类和排列的数字代码；
----事由：照片主体内容；
----时间：填写拍摄的具体时间，用8位阿拉伯数字表示。例如：20110630
----摄影者：填写拍摄人姓名；
----参见号：所对应联系的纸质文件档案号。
6.3.4.3 相册内的卷内目录、备考表、总说明及册内小标签一律打印。
6.3.4.4 照片相册脊背用牛皮纸打印粘贴（格式与纸质档案脊背格式一样），脊背上的档号标注本工程代号即可。
6.3.4.5 照片光盘名称为：工程名称 照片档案(如：盛乐500千伏变电站工程照片档案)
6.3.4.6 移交单位应编写本册照片的文字总说明，要反映本工程进度、质量等主题内容。
7 电子文件的收集与整理
7.1 电子文件收集
7.1.1 归档范围参照附件2执行，不限于附件中标注的范围，根据实际情况收集。
7.1.2 收集电子文件的同时应收集其形成的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等相关信息。
7.1.3 电子文件应脱机存储在耐久性好、可长期存储的只读光盘、一次性写入光盘，使用档案级光盘。
7.1.4 电子文件应符合国家现行有关标准的规定，扫描电子文件为JPEG、TIFF格式。
7.2 电子文件整理
7.2.1 电子文件分类应与纸质文件档号保持一致。
7.2.2 可参照纸质文件分类，建立层级文件夹。
7.2.3 存储载体按纸质文件档号进行标识，注明光盘编号、保管期限、制作日期等信息。
7.2.4 电子文件等不同载体的档案，按其形成的主要内容，可随项目文件统一分类编目，保管期限与纸质文件相同。
8 光盘标识
8.1 光盘盘面 填写时应使用符合档案保护要求的书写材料，光盘盘面禁止粘贴标签。
8.2 光盘封面尺寸121mm*121mm；封底尺寸118mm*131mm，两侧各留7mm的折叠纸舌（见附件4）。
8.3 光盘封面标识：
光盘编号：由档案门类代码-工程代号-光盘序号组成，光盘序号是全宗内同一门类档案光盘排列的顺序号，用5 位阿拉伯数字表示
示例： KJ-503301-00001（档案数字化）
套号：A表示封存保管，B表示查阅利用，C表示异地保存
全宗名称：内蒙古超高压供电局
内容摘要：填写对档案信息内容的简要说明，标明工程名称及光盘存储内容所对应的档号
保管期限：填写存储光盘内档案的保管期限(指光盘的保管期限,不是纸质档案的期限)
密级、保密期限：填写存储在光盘内档案的最高密级与最长保密期限(指光盘是否涉密)
档案级光盘：是/否
8.4 光盘封底标识：
文件格式：DOC、XLS、RTF、AVI、TXT、JPEG、MPEG、MP3 等
类型及容量：示例：CD－R、620MB；DVD－R、4.2G等
运行环境：运行环境 填写识别或操作档案光盘的软、硬件系统
制作单位：填写制作光盘内容的立档单位
制作日期：填写制作光盘的年、月、日， YYYYMMDD 例如：20110630
复制单位：填写复制光盘的单位
复制日期：填写复制光盘的年、月、日，填法同制作日期
8.5 盘脊标识：光盘编号
8.6 盘面标识内容：光盘编号
9 项目文件归档
9.1 归档要求
9.1.1 归档的项目文件应符合文件编制、收集、整理的要求。
9.1.2 各单位归档前，应对归档项目文件进行价值鉴定，判定是否归档，确定保管期限。
9.1.3 档案保管期限分为永久和定期两种。定期保管档案的年限可分为30年和10年。
9.2 归档范围及时间
9.2.1 各项目部文件归档范围可参照附件2《内蒙古超高压供电局500千伏电网建设项目档案分类、归档范围及保管期限划分表》及附件3 《内蒙古超高压供电局500千伏电网建设项目照片归档范围参照表》执行，将符合要求的各类载体的项目文件，按规定向建设单位档案部门移交。
9.2.2 按照我局基建管理制度要求，各参建单位应在项目投运后1个月内将整理完毕的竣工文件及图纸移交建设单位归档。
9.3 归档份数
向建设单位移交2套，其中一套为完整的原件，移交建设单位档案部门；另一套由建设单位工程建设处向生产运行、维护单位移交。
9.4 归档手续
项目文件归档时，应填写《电网建设项目文件交接登记表》（附件4）。案卷目录、卷内目录附后。审查和接收单位签署审查、核查意见，办理归档手续。
10 项目档案移交
10.1 移交要求，移交登记表格式参见附件4。
10.2 移交清册要向建设单位移交2份。一份正式归档，另一份可以是复印件。
10.3 各参建单位应在正式移交前对项目档案的完整、准确、有效情况及案卷质量进行自查。
10.4 建设单位工程建设处负责组织项目档案移交工作，负责组织档案人员进行验收。档案验收应对竣工文件的齐全、完整、成套、系统整理、归档文件案卷质量和有效性进行审核。
10.5 项目土建施工、电气安装及调试文件由监理单位负责审查，填写意见并签字盖章；接收单位核查意见由建设单位项目经理及施工单位项目经理验收后填写意见并签字。监理竣工文件审查由建设单位项目经理及监理单位总监负责审查，填写意见并签字；接收单位核查意见由建设单位档案人员验收后填写意见并签字。竣工图审查由监理单位负责审查，填写意见并签字；接收单位核查意见由建设单位项目经理负责，填写意见并签字。项目准备、项目设计、项目建设管理、启动及竣工验收文件审查由建设单位项目经理负责审查，接收单位核查意见由建设单位档案人员验收后填写意见并签字。
10.6 归档说明要写明整编依据、档案形成的卷数及需要特别说明的问题（如，归档文件为什么是复印件，原件在哪留存；工程名称如有变更要说明变更情况，要有纸质文件）。
10.7 移交程序
各参建单位在竣工文件收集、整理和编制后，应依次由竣工文件的编制方、监理部门、建设单位管理部门对文件材料的完整、准确情况和案卷质量进行审核、签字，最后经建设单位工程建设处确认后办理交接手续移交档案部门。交接双方按照移交清单认真核对、逐卷交接。
11 项目档案专项验收
项目档案专项验收应按国家现行有关规定进行，建设单位应组织参建单位按验收要求自检后申报。各参建单位应积极配合建设单位完成项目档案专项验收工作。
12 编制依据
《电网建设项目文件归档与档案整理规范》（DL/T1363-2014）；
《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）；
《电力工程竣工图文件编制归定》（DL/T5229-2016）；
《档案数字化光盘标识规范》（DL/T52-2014）；
《内蒙古电力（集团）有限责任公司重大建设项目档案验收管理标准》
（ND/办公 ZG 069-2016）。
照片档案： 503301(工程代号） -843（土建部分） -026Z (第26张照片）
档案数字化光盘：KJ-503301-00001
