你曾经主持过会议吗？你有没有参加过很多冗长而无效的会议？我们在企业里啊，天天要开会。有时候一天下来的时间都被会议排满了。想一想，有多少会议是真的有效的呢？召开一个会议很容易，但把一个会议开好却非常不容易。
Jack是一家五百强公司的项目经理，有一天，他召开了一场会议。来的人有市场部的经理，有销售部的总监。有研发部的专家，有生产部的同事。好了，大家都陆续就坐，Jack放好他的PPT，准备开始他的会议了。
“嗯，大家好，我是jack，感谢大家来参加今天的会议。今天把大家邀请过来是想让大家看看我们这个新产品的开发。这个新产品呢，大家看一下PPT，我们设计当中主要考虑到这么几点啊。第一，第二，第三，然后我们客户在使用过程当中呢主要注意的也有三点，第一，第二，第三，然后我们的代码呢在这里非常注意的有这么几个地方，在研发过程中也遇到了这几个问题啊，有个案例跟大家分享一下。就是程序员呢，发现这个地方是这样子的，然后呢，我们的产品又是这样，所以呢，改来改去，发现还是原来的代码没问题，所以呢。。。”
Jack滔滔不绝的讲了快20分钟，台下的人都开始昏昏欲睡。这个时候坐在下面的销售部的总监Michael终于坐不住了。他站起来，打断Jack：“嘿Jack，不好意思我打断一下，我昨天晚上飞机刚刚回来，时差还没有倒过来。我有点迷茫，你今天到底要来给我们讲什莫？”
Jack：“不好意思啊Michael，嗯，我今天请大家来呢，主要是想说，你看一下PPT，我们的产品有着么几个特点。我们的用户使用时候，一定要注意以下几点，还有我们的代码呢，遇到了这么几个问题，你看。。。”
还没等jack讲完，Michael又再次打断了他：“Jack不好意思，你讲了半天我真的不知道你要说什么，你不要再讲这些了，你能不能先告诉我们所有人，你今天为什么要开这个会议，你到底要跟我们讲什么？”
Jack被这个厉害的销售总监Michael给吓到了。会议室里每个人都很开心的看着Jack，嘿，这小子终于不出话了（笑声）。
Jack看着天花板，半天说不出话来。“嗯。。今天，，我要跟大家讲什么。。嗯，我也不知道。。要跟大家讲什么，就是那个，这个。。。”（乌鸦）又过了十秒钟，jack终于还是想明白了，他说：“哦，Michael，各位同事，是这样的，今天请大家来呢，我想告诉大家的是，我们这款新产品的开发已经全部完成了，也满足了公司所有的规范，所以明天就可以推向市场，量产了，可以卖给客户了。”（Ah）
“原来如此，Jack，我听了半天就是要听这句话嘛，你之前啰里八嗦讲了一大堆。其他同事都ok对吗？研发部总监，测试通过了对吗，好的，生产部后期也能跟上对不对？好，我们销售部会立刻跟进的，其他具体信息你们继续聊，我还有很多事情要去做，我先走了。”Michael就这么从门口走了出去，Jack看着Michael的背影，满头大汗却又不知道说什么好。（尴尬）
好了，你有过Jack这样的经历吗？或者说，是不是有很多这样的Jack在公司里存在呢。大家算一下，在公司的时候，平均一天有多少会议要参加？小的有讨论会，部门小会议，大的有跨部门项目会议，以及公司的大会，还有培训会，推介会，客户见面会，等等等等。几乎是，在公司的时间，一半用来开会，另一半才去落实工作。有的时候你会不会觉得，很多会议开了跟没开一样？去开会以前，我也不知道是个什么会，就去了，开完了以后，我还是不知道这是个什么会。（笑声）
如果会议只是空喊口号，只是众说纷纭，而没有达成什么计划和目标，更没有落实到什么行动上，那么会议就等于浪费大家的时间。只有在每一个与会人员走出会议室的时候，明明白白知道马上该去干什么，这个会议才是有效的。那么，开好一个会议真的就那么难吗？如何把会议开的高效，有结果呢？
今天，CZ院长就要教大家，主持会议，如何用三招Hold住全场。（欢呼）想学吗？让我们立刻开始吧！
{!-- PGC_COLUMN --}我们在开会之前要问自己的第一个问题就是，请问，你有必要召开会议吗？是否用电话会议和电子邮件也可以取得同样的结果呢？如果决定要召开会议，一定要有一个清晰的目的，这就是会议主持的第一条。
（叮咚）
1）Hold住会议第一招，清晰的目标。
在开会之前，一定要有一个清晰的目标告诉大家，为什么我们要召开这次会议。有可能这场会议是为了传达信息，有可能是为了阐明新方案，有可能是新产品发布，有可能是为了和大家达成一致意见，有可能是为了布置任务，采取行动。在刚才Jack那个案例中，他的目标其实就是新产品发布，告诉大家这个产品可以去卖给客户了，可是他却没有清晰的在会议前告知大家，在开场时候，总是谈产品的细节，说了老半天都说不到重点，所以才会遭到Michael的挑战。
要做到目标清晰，这就要求，会议的发起者，必须提前告诉与会人员，该会议的内容，需要哪些数据，还有要讨论的相关问题。这样，参会人员才可以带着自己的建议和想法，和支持性的数据，来参加会议，以便各方领导在会场上拍版。如果你是会议发起者，那么这对你来说就是一个挑战，你要通知大家的不仅仅是召开会议的时间，地点和主题，还必须起到会议的组织和协调作用，甚至与每一位核心与会者（英文叫stakeholder）充分沟通，保证会议的效率。
（叮咚）
2）Hold住会议第二招，详细的议程。
一个好的会议必须有一个清晰的详细的议程，以防止跑题。当然，有一个议程还不够，还要注意可能出现隐患。有的时候，我们真不知道自己在开会的时候会说些什么。销售部的经理Michelle召开了一场会议，我们来到会议现场听听，她，遇到了什么样的问题呢？
（Michelle）“哦，我认为这是提高我们在欧洲销售额的大好时机。目前这对我们来说是很重要的，所以让我们来谈谈如何实现这个目标。”
（Jack）“嗯，这意味着有更多的机会去慕尼黑参加交易会，我赞成！”
（Michael）“美丽的城市，最棒的啤酒！我们上次去的酒吧叫什么来着？”
（Jack）“那一次你喝的酩酊大醉，是我把你扛上出租车的，还记得么？”
怎么样，Michelle的会议是不是很糟糕，总是跑题，总是被打断。其实作为会议的主持人，Michelle的任务就是要礼貌而坚决地不让会议跑题，不让会议被打断，把大家随时随地拉回来。好了，Michelle学习了CZ院长的会议技巧，让我们来听听，接下来，Michelle是怎么做的。
（Michelle）“嗯，对不起，在座各位，坦率的说，我们这样面对面会谈的机会并不是很多。所以我希望我们不要太离题了。我希望对某些关键问题进行处理。这些问题必须要在今天解决。让我们尽量完成这些问题好吗？谢谢。”
（Jack）“哦，我先回复一下这封邮件，稍等”
（Michelle）“嗯，Jack，你等一下回复可以吗？我们今天有很多问题要处理，我希望马上就开始。”
（Jack）“哦，好吧。”
（Michelle）“谢谢！”（欢呼）
怎么样？Michelle做的不错吧，不偏不倚，坚决而有礼貌。要知道我们每个人都非常忙啊，千万不要去浪费别人的时间，开无效的会议。因此我们说，在会议当中，有一份详细的议程，而且还要防止跑题。
（叮咚）
2）Hold住会议第三招，确认和跟进。
有了清晰的目标，详细的议程，我们每个人都能带着目的参加会议，也不太容易跑题，你的会议已经成功了一大半了，千万不要虎头蛇尾，在最后功亏一篑哦。所以在会议结束的时候，我们一定要有一个明确的确认和跟进。
什么意思呢？很多会议在结束的时候，大家感觉好像已经达成一致了，可是又好像还没有达成一致。如果这个时候只是匆匆结束了会议，很多人在会后收到会议纪要邮件的那一刻，突然提出反对意见，不对啊，我在会议上没有这么说啊，没有这么答应啊，你没和我确认过啊，于是这个会议的主持人就很尴尬，不得不重新协商，甚至再次开会讨论。为什么呢？因为我们每个人都有自己的想法和思考的方式。所以在会议结束的时候，作为会议的主持人，一定要和与会的每一位重要参与者，stakeholders一一进行确认。
比如说：“Michael，关于这个新产品，销售部下个月开始销售没有问题是吗？好的。市场部这边呢？推广计划可以对吗，OK，好的。研发部总监，技术这快麻烦你跟进下，好的，辛苦了。生产部本周开始能跟上对吗？嗯，太好了。谢谢大家。”你用一个短暂的一对一确认来问大家，这个时候每个人都知道，我是否同意，我应该干什么。这些可以写入你的会议纪要当中，让大家明确的知道，谁，同意了什么内容。
除了确认总结之外，还需要有一个非常清晰的跟进计划，action plan。比如，有部分工作是要生产部负责的，那么谁来负责跟进呢？时间节点呢？市场部的推广又是谁负责呢？是怎样的时间节点呢？当你把每个人的计划都摆出来的时候，每个人都知道自己要干什么。也许你会说，有些会议开完后还不能确认一个完善的计划。但至少你要告诉大家，在会议结束之后一个月，我们可能会和谁，谁和谁进行沟通和联络。让大家能够更好的去跟进，去follow，去执行这个计划，take action。
（掌声）
怎么样，掌握了吗？这就是我们说的Hold住会议的三个大招。让我们来回顾一下，第一照，清晰的目标，让每个人都清楚知道自己为什么来。第二招，详细的议程。要防止大家跑题，随时拉回来。第三招，确认和跟进，主持人最终要和大家确认，有明确的时间节点和负责人。学会了这三招，你的会议一定能更有效，你一定会成为一个非常棒的会议主持人哦。
（叮咚）
最后还有一个问题要提醒大家，有时候已经通知好大家会议的时间和地点了，可是由于突发事件，或者和领导的时间临时冲突了，导致了会议不得不取消。这时，你一定要迅速处理，不能一拖再拖，如果直到会议前十分钟才通知大家，是非常不礼貌的。因为与会人员可能本身非常忙，时间很紧张，为了这个会议而推掉了其他重要的事情。如果你尽早告知大家会议的临时变动，那么他们才可以去安排其他的事情。设想一下，如果别人约你周末吃饭，当你开了几十公里路到了吃饭地点时，对方才电话你，不好意思哦，我临时有事，今晚的约会要改时间。神马？这不是耍我吗？你肯定觉得很愤怒。一定要尊重别人，千万要重视这些细节，开会时间有变动，一定要马上告知与会人员，安排会议的调整。
好了，清晰的目标，详细的议程，确认和跟进，赶快，运用到你实际的工作中去，看看这三招如何让你成为hold住会议的高手。
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