正确运用机关或单位名称的“全称”与“简称”
岳海翔
在公文写作过程中要经常涉及对机关或单位名称的表述问题，不仅版头部分使用，发文字号中使用，公文标题、发文机关署名（即落款）以及印章中也要用，涉及公文的各个组成部分。至于正文部分的写作，使用的就更多。但在具体表述时究竟是用其全称还是规范化简称，在《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）国家标准中并无硬性规定，因此在一般情况下二者是通用的，但有时需要根据具体情况作适当处理。主要是：
一、要根据发文机关标志的表现形式确定使用全称还是使用简称。根据《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》国家标准的规定，公文版头部分的发文机关标志（即通常所说的“红头”）系重要的公文格式要素，其由“发文机关全称或者规范化简称”加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。因此，以党政机关名义所制发的文件，无论是采用机关名称加“文件”形式还是只标识发文机关全称或者规范化简称（即不带“文件”二字）的发文机关标志，其发文机关名称既可以使用全称，也可以使用简称。
需要注意的是，一个机关和单位的全称，要以批准该机关或单位成立的文件核定的名称为准；一个机关或单位的简称，应该由其上级机关或单位来规定。当然，有的也是由本单位自定的，如果属于此种情况，应当明文告知相关的机关单位，而不能只是自己使用别人并不知晓。
二、要根据文字的繁简确定使用全称或是简称。例如公文版头、标题、发文机关署名（落款）中所涉及的发文机关名称，究竟以使用全称还是简称为宜，应当根据实际情况酌定。就公文版头部分而言，需要注意的是，采用发文机关名称加“文件”形式的发文机关标志，此种版式通常主要用于下行文，前面的发文机关名称既可以使用全称，也可以使用规范化简称，具体如何使用就要依据文字的繁简来确定。但上行文不带“文件”二字，应当只标识发文机关名称而且要用全称，因为对上级机关和单位不可制发“红头文件”。此外，如果机关名称字数较多，特别是一些大型的集团公司，其名称本身就比较长，下面还设有二级甚至三级子公司，往往冠以一二十个字，为简洁起见，则通常应当使用简称，以使行文趋于简洁，并求得文面布局的醒目、匀称、美观、得体。发文机关标志以及标题的拟制中要这样做；在结尾落款处的发文机关署名更要注意不能过长，一般应使用简称，如果使用简称以后仍然较长，可以考虑排成两行，并且要注意使之居于成文日期上一行居中的位置。但需要注意的是，发文字号中的机关代字必须是简称，而且是高度浓缩了的称谓，诸如中共江苏省委的机关代字为“苏”，江苏省人民政府的机关代字为“苏政”，中共成都市委的代字用“成委”，成都市人民政府用“成府”，国家质检总局党组用“国质检党组”，国家质检总局用“国质检”等等，因为拟制机关代字的总要求是必须做到明确、简洁、规范，不能产生歧义和冲突，特别是不能与自己的上级机关或同级机关的代字相互冲突或者重复；印章中的发文机关名称则应使用全称，以示庄重、严肃。使用全称的情况也有，但并不多见。
三、要根据公文的运行范围和内容性质酌情确定使用全称还是简称。就一般而言，对于系统或机关单位内部运行的公文，其发文机关名称可以使用简称，既不会令人费解，又会使行文显得简练，便于接受，不然，就会使人感到繁杂；但对于那些政策性、规定性较强的公文以及会议性公文，如公报、决议、纪要等，即使是在系统内部，也应以使用全称为宜，以体现行文的庄重性和严肃性。对外行文，按照规范要求均应使用全称为宜。对此，在具体的行文实践中要有所注意，根据不同情况灵活选用。
四、要注意了解和掌握机关或单位名称的表述规范。根据《党政机关公文处理工作条例》的规定， 一般在公文写作中第一次使用机关或单位名称时应当使用全称，并用括号注明简称， 下文再出现相同名称时， 则始可用简称。例如“根据中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局（以下简称国家质检总局）和“中国国家标准化管理委员会”（以下简称“国家标准委”）的有关规定。”
五、要注意名称表述的明确性，不能重叠使用。例如“中共××乡党委”之类的简称就不符合规范。问题在于“中共”已经是中国共产党的简称，再在后面添加“党“字，属于叠床架屋，其原由已如前述。
