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进出口企业千万不要图省事，由代理企业代为完成《情况说明》，虽然很多代理企业都存有模板，简单地套打就可。但对于进出口商品的描述需要一定的专业性，特别是商品归类涉及原材料构成、功能、用途等因素，所以进出口企业一定根据海关要求自行完成。
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海关实施全国一体化通关制度改革后，对进出口商品实施监管的部门和业务现场较多，《情况说明》的抬头称谓要准确无误地应对提出要求的海关监管部门或业务现场，避免出现把“首都机场海关”的称谓的情况说明，递交给天津机场海关。
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由于部分《情况说明》海关要随附在进出口报关单据后留存备查，所以情况说明一定要准确注明报关单号、提运单号、商品名称等信息，与报关单据保持一致。
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对于《情况说明》中商品资料的内容除了应有的原产国家、生产企业、品牌、规格型号等基本内容，还应包含商品照片、商品结构图、商品技术资料、化学分子式等。所述内容要表述清晰、措辞准确、用词规范、语句通顺，避免出现含糊不清、模棱两可，以及出现歧义等情况。
* 举个例子 *
前几日看到这样一份情况说明 。 海关税管中心给某电子企业发下来核查通知 ，从核查通知内容和企业相关数据分析，海关 要求企业协助核查的主要目的是针对该公司近期有一批货物的进口价格较低 ，怀疑 有低报价格嫌疑 ， 而企业回复的 《情况说明》的重点却围绕商品归类的准确性。这样的情况说明不仅难以回答海关的疑问，而且还留下企业不正面回答海关疑问的印象。
