我们了解什么是有质量的商务英语写作，下面就是重构你的商务英语写作，在极短时间里以极简有效的书面表达和读者进行高效交流，给你的写作做做操：学一学、练一练、用一用。(Study-Practice-Apply)
商务英语写作首先是一个“面子工程”，因为我们要在很短时间内，让读者产生信任，才能彼此配合。
怎么做到？
答案是：站到读者的视角，有同理心，能换位思考。
一个切实可行又能立竿见影的办法是：从“我”到“你”，多用“you“，引用对方的痛点、关切、兴趣和诉求。
接着以目的启动，思考：这次写作的目的是什么，然后就开宗明义地说出来。再搭建一个极简结构：三段式建立清晰的思考路线图，展示作者的核心品质。
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你为谁而写？建立读者意识，换位思考，从“我”到“你”
想象一下，一抬头，透过电脑，一位读者坐在你对面。他说，“你在便利贴上给我写个大写的字母‘E‘呗。”你试一试，看看自己是怎么写的？
是不是写反了。从自己的角度看是，但是从读者的角度看就不是了。
写作是不是也有这个苦恼？你写的，却不是他要的。这时候，先停下要打字的指尖，脑补一下：
- 读者为什么要看你写的内容？
- 他们会有什么期望、目的、要求？
- 他们可以从你写的内容中得到什么？
这就是给读者的性价比。
“知己知彼，百战不殆”，这是《孙子兵法》里说的，但英文却翻译为: Know yourself; know your “enemy”——了解自己，了解“敌人”。你想，如果我们要把写的内容给“敌人”看，恐怕会更加谨慎和重视吧。
所以，写作就是思考。写得好的前提是想得清楚，这是写作的难点。“Writing is thinking. To write well is to think clearly. That’s why it’s so hard.”
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道理懂了，具体怎么做？
我介绍一个特别简单的方法，数一数一封邮件里有多少个“我”“I”，I think, I want, I need this, I ……然后再数数有多少个“你”“you”。You can, you will get, you will see the value of……多写“你”，少用“我”，建议的比例是七三开，重在对方，为“你”而写。窍门是：降低“我”的次数，突出“你”的次数。
下面这几个例子，你觉得哪个更好？
1 a. This computer has a quiet modem. |
1 b. Because this computer has a quiet modem, you may speak in your normal voice while using it. |
2 a. The office has many windows. |
2 b. Many windows in this office will give you more daylight and a beautiful view. |
3 a. Fill out the forms, as we need them to make reservations. |
3 b. If you fill out these forms as soon as possible, we can make reservations for you without delay. |
4 a. This toy has two "notification of call" features: vibration or beeping. |
4 b. Our new toy has two ways to notify you that you have a call: beeping or vibrating. With the vibration feature, you can now carry your gadget anywhere and not be a disturbance to other people. |
5 a. Our services are available 24 hours a day, 7 days a week. |
5 b. Whenever you have a question or need our assistance, we are there to help you - 24 hours a day, 7 days a week, 365 days a year. |
为什么都是第二句？
你是不是发现，在五个例子中的第二句，明显多了一个词“你”……
- 你可以用正常的声音说话；
- 你可以享受更多阳光和美景；
- 填好表格，我们可以为您尽快去预订……
- 你可以随时携带，接收呼叫而又不干扰别人；
- 为您服务全年无休。
这样写，让对方的“你”感到写作的“我“更重视，从而建立对象感和对话的代入感，更好交流。就像歌词里说的那样：“我的心中只有你……”。
所以，要想好好对话写作，先摆好位置，进行一个“我和你”的思考，才能有“我和你心连心”的链接，相会在一起。
想一想，对面的“你”有哪些关切的问题、需求、甚至可能的异议。我们希望从对面的“你”得到哪些结果？如何影响？我们是否了解中文和英文在思考、表达、文化等方面的差异，对非英语母语人士的影响？
很多人对写作中的第一句话就头疼不已，不知所措。于是有人写：This is Joanna Wang. 但这有点像记者报道或电话模式，但不是人们常见的写作的打呼语。如果写：How is everything going? 结果，不少人又不知道后面该如何衔接。
所以，不妨以“你”开启第一句话，以读者视角启动一次书面“对话”。在几乎所有的商务英语写作，如果你不会写第一句话，都可以用我提供一个万能公式：Thank you for your _____ (填上一个名词，如：reply, email, message, your support.) 不论如何，我们都能营造一个“伸手不打笑脸人”的氛围，非常简洁、安全、友好。
先感谢，先建立对读者友好的氛围，再处理事情。道理我们都知道，但是：“我认为”、“我以为”、“我觉得”往往成为了一种谈话中的“肌肉记忆”，如：I need your help and I need the deck before Mon. COB. Give me the related document before the deadline ASAP.
这样的表达，读者愿意为我们办事吗？这就是沟通中的“我执”——太执着于自己的利益和要求，而没有考虑对方的感受或者经常无意间把读者得罪了。
多以读者“你”的角度出发，快速连接对读者的价值和利益才能走进读者的心里。如果“我执”重，会让读者不舒服，因为交流是双方的，我们要想想，读者为什么要给“我”办事呢？
——3——
交换的前提：先“给”再“要”，并辅佐以尊重和感谢
商业的本质是交换，而商务沟通和交流的核心无非也是两个字：给、要。如果想获得，我们先要付出。而写作的付出就是笔尖的智慧，其实把常用的商务英语组合一下就可以了。
想想看，让对方为我们办事，那我们就要表现出尊重，让读者感受好，再能看到价值、利益和好处，才有可能行动。
具体来说，开头第一句应表达尊重和友好，不要一上来就：I want, I need, I think，不妨转化一下，从“我”到“你”。如果是和客户第一次联系，那你可以说：Thank you for your interest in our service/solution/product，等等，然后再说，I am writing to you to......
尝试在交流中先形成这样的习惯，尽可能先用：Thank you。
我的一位学员讲过一个让他印象深刻的小故事。
那是2009年，我担任国家省部级领导干部英语强化训练项目的教学组长，一位领导和我交流，为什么他年过半百也要积极参加我们的课程。他讲到，有一次去非洲访问，对方是副总理接机，陪同他前往下榻的酒店。他的英语非常差，不敢张口。副总理和他坐在后排，前面一位是司机，一位是保镖，翻译没能上这辆车。副总理一路17英里一遍遍和领导搭讪，他只能一遍遍点头微笑，啥也不敢说，那个尴尬的场景让他狠下决心来学英语，哪怕是最简单的生存英语。”
什么是生存英语？其实非常简单，我们几乎在任何场合里都可以先用到的三句话：1）Excuse me; 2) Please；3) Thank you.
非英语母语的我们如果在细节上没有意识到或者不注意，就会给对方留下说话突兀、粗糙、不礼貌的印象，而一旦形成习惯，在书面交流中一上来也会给人命令或者颐指气使的感受。也许我们根本没有那个意思，但还是无知无觉地把对方冒犯了。
后来这位领导告诉我，有一次他出国就用了我教的这几招锻炼自己。一下飞机，他不许秘书和翻译帮助，径直走进机场咖啡馆，盯着售货员，自信地说：
“Excuse me.”他说，
“Please,“ 指着一个中杯咖啡杯，然后售货员给他装好咖啡，
“Thank you.” 售货员冲他笑了笑，点点头。
领导立刻觉得：自己就这三个词的英语水平还能生存，还能收获正向反馈，那自己还有3000多个词呢，以后尽可以找机会用上了。
我当时在大学的一位外国同事也有类似感受。他娶了一位中国太太，吃饭的时候，他自动就说，“亲爱的，请把盐递给我，谢谢！亲爱的，劳驾您，请把筷子给我，谢谢！”他夫人觉得他虚伪，而他夫人则是“恶狠狠地说”：Give me your bowl. Pass me the salt.” 他直言娶了一位“母老虎”。
也许我们觉得小题大做，但是英语交流应尽量体现语言和文化的特点，不能是中式思维裹着英语表达。
书面交流也是如此。写作是名片，是面子工程和里子工程的结合，是留下的印象，是人设的打造。我们用母语交流有时还会词不达意，英语更给我们增添了不小的困难。但是，要理解这种交流的本质，把握一些套路，在交流中有一个个抓手，就更加从容一些。
再看几个例子吧，你会看到Thank you无往不利，所向披靡！
1. 感谢建议
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- 9. 裁员
Thank you for all your great contribution to our company. I feel so touched to have such a wonderful group of people working for us. But the current economic situation gives us a hard time and I hate to say but there are 15 people to be let go before this June.
- 10. 解决问题和矛盾
- Thank you for your outspokenness in sharing us the bug in the code and I would like to
- discuss it with our group for a detailed diagnose at……
所以，以积极正向的方式开头几乎是所有交流表达善意永恒不变的方法。无论场景是什么，我们都可以用上Thank you for your______的句型。先练好固定动作再发展自选动作,如果不知道开头说什么，你就用这句话，简洁有效、积极正向。它的本质是，我们希望从对方那里获得就要先给予，这是不变的思路；而让读者感受好，他们更愿意配合，何乐不为？
从写作的IPO模型总结就是：
输入——致谢或表达敬意，让读者感受好；
思考——为什么如此？从脑力到心力，激发正向情绪；
输出——以Thank you 开始。
谢谢您阅读本文，希望对您有些许的帮助！
文章：王参谋
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