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行政费用控制管理办法

1. 目的

为了明确列入行政管理的费用项目，建立健全行政类费用管控的方式方法，指导行政部门在费用管控按标准规范执行费用管控工作。

1. 适用范围

本办法适用于股份公司及各子公司行政部的日常行政费用管理工作。

1. 列入行政费用管理明细及管控方式

建立健全各类行政类费用的管理措施，通过“分级限标”统一设定费用限制标准；通过对固定性支出费用进行“总额预警”，总额控制，超标预警；“先审批后支出，谁审批谁负责”的流程管控，扎口管理环节和职责；

梳理与统一各地行政管理环节中的费用明细，有利于后续行政类费用数据的统一管理与分析，根据股份行政部门分类类别及明细如下：

注：①各地行政因属地差异有其他费用另行补充。②不包含未经行政管理环节的费用。

1. 业务招待类费用管控

业务招待类费用主要分为来访礼节性接待及业务拓展商务洽谈招待费用，来访接待行政部门应依照严格的分级标准执行。因业务拓展、商务洽谈而产生的招待费用应另行登记。

行政部门应区分登记上述两项不同性质的费用明细，并每月底将采购、销售招待费用提交至部门负责人处，用于业务部门业绩提成费用相关参考。

1. 分级限标

公司来访招待事务坚持分级限标，按照来访重要级别划分费用标准，各地部门及行政结合实际情况在限定标准范围内执行，特殊标准须副总级以上审批。

注：一般正常业务往来的业务员、工作人员不进行业务招待活动。个别情况以红杉树烟。

接待香烟、酒水应当限定4-5个品种。香烟品种依次为：硬中华（45元）、软中华（65元）、黄金叶天叶及细只（98元）；酒水品种依次为：天之蓝（350元）、梦之蓝M6（720元）、五粮液、茅台。另个别情况采用红杉树苏烟（22元）、海之蓝（160元）。

1. 流程管控

副总级以上领取贵重礼品发起经过总经理审核，进入行政安排。副总级其他招待用品直接进入行政安排。

其他人员按接待级别申请相应标准烟酒礼品，普通级接待超标准申请需行政部再次确认，现有超标准先例需重新申请，礼品赠送时烟、酒、礼盒只选择一样。

1.1香烟

①小于等于5包香烟（限定硬中华）：发起人—部门审核—行政安排

会议工作烟在结束后多余香烟（含开包烟）需上交行政并登记实际使用。

②大于5包香烟及其他礼品：发起人—部门审核—总经理审核—行政安排

1.2 酒水：发起人—部门审核—分管副总审核—行政安排

就餐时，如有烟、酒、饮料等物品需求的，由接待归口部门在RAP信息系统行政管理类中填写《礼品领用清单》，按流转程序完成后到行政部领取。禁止通过酒店等其他途径取得.就餐结束后需清点烟酒，多余经办人当天退回。

1.3 餐饮：公司业务接待食宿统一由公司安排，接待归口部门应提前在RAP信息系统行政管理类中填写《就餐申请单》，按需求选择内部或外部就餐，经部门经理审核、分管副总批准后，分别由后勤部或行政部登记并统一安排。申请人应提前一天流转《就餐申请单》，并注明来访人有特殊饮食习惯的，如遇特殊情况，需经分管副总通知行政部或后勤部。事后两天之内补办手续，否则接待费用不予报销。

1.4 接待用餐原则上由部门负责人以上人员负责安排陪同，陪同人员不可超过3人。若同一天多单位、多部门来访，可由行政部或后勤部提出建议并餐，经相应部门同意后安排并餐。

1.5 所有外部餐饮招待预定需经行政部门通知指定餐饮商家为准，并依据接待档次费用标准预定菜单，以确定菜单总价为签单金额结算。

1.6住宿：除公司高层领导接待以外，凡需接待住宿需求应在《就餐申请单》中提前审批，由行政部依据接待标准统一安排公司协议酒店办理入住，同性别相同低级别人员住宿默认安排标间标准。

1.7 接待会议中仅限高层领导副总级以上接待规格安排水果及茶点，其余接待会议由行政部统一安排茶水。

5、差旅车辆类费用管控

本类费用未包含员工差旅过程中的火车、汽车公共交通、住宿、招待费用。具体规范详见《员工差旅管理制度》。

1. 分级限标及总额控制

针对公司行政部统一管理的机票预订、滴滴打车，分级限标规定如下：

注：①比价搭乘飞机：在非紧急出差情况下，当机票价低于同时间火车票价可选择搭乘飞机，当差旅距离超过8小时火车车程可选择搭乘飞机。选择火车的方式，车程超8小时并在火车上过夜（晚十点至早六点）可购买卧铺。

②网约车：当地方公共交通确实不便，可审批上级领导后远距离打车，但最高限额100元/日次，约30公里。不得非必要超远距离网约车行程。

③公务车：非必要（除疫情、携带重品、陪同客人、四人同行）经理级（含）以下不得超远距离（超300公里）使用公务车辆，可选择高铁等公共交通。

④超一类城市：因需要在北京、上海、广州、深圳住宿，住宿标准可提高100元/天。同性别相同级别人员住宿应安排标间标准。

1. 流程管控
2. 计划出差人员需预定机票时，必须至少提前一周通知行政部，由行政部统一办理票务事宜，固定出差人员提倡提前一周做好出差规划。紧急情况需公司高层领导授意同意后方可订购机票。

（流程：发起人——部门审核——分管副总（有条线副总的先到各自条线副总审核）——总经理审核——行政安排——发起人知悉）

1. 因个人原因导致的机票退票费、改签费等由当事人个人承担。
2. 行政部可根据差旅人员出差计划和紧急性，在综合比较价格及行程时间后，根据成本最优原则，可建议改换交通方式及搭乘换乘方式。
3. 各部门因公使用车辆时，应提前申请，统一服从行政部调度车辆，遵循轻重缓急。市内用车需提前半天申请，市外用车，同一地点办事尽量合并用车。

（流程：发起人—部门审核—各分管副总条线副总审核均可（销售部和原料采购部直接进入下节点）——行政安排车辆 ）

1. 涉及车辆各项手续办理、油卡、ETC、保险、保养、维修、年审均由行政部归口统一管理。及时解决车辆驾驶规章、违规及交通事故的处理或处罚。

5.1 针对公司公务车辆日常维护保养保险费用，实行总额控制。

注：定点维修保养，不得私自交由第三方进行保养、维修，公对公结算。

5.2 保养应以超过里程数为保养周期。

5.3 年保费费率低于上一年度，保费险别基本险种，车损险逐年递减。

5.4 汽车服务相关大金额充值（油费）积分等年度兑换纳入行政物品仓库。

6、行政办公类费用管控

（1）主要为办公文具用品、办公耗材、文印耗材、清洁用品、绿植租赁依据以往费用数据，统一进行费用总额控制，预警控制管理。（江阴标准）

注：上述项目费用实行总额控制，月度超出总额控制，行政部需调查及书面说明原因。

（2）办公用品定额管理（宁夏标准）

领用标准：职能管理部门员工入职时，标准配置用品：中性笔、笔记本、文件框、文件夹、笔筒等，限额不超过80元。

公司人员办公用品费用配发标准为：

部门经理及以上级别：20元/人/月；

主管、职能部门员工：15元/人/月。

（3）办公电脑及设备

办公计算机分级表（如皋公司版简化）

注：①副总级以上可配置独立的打印机，计算器，笔记本电脑，计算器、订书机、美工刀、剪刀、文件架、笔筒、水壶。②经理级可配置计算器、订书机、美工刀、剪刀、文件夹。③普通办事员工统一使用部门公共办公用品如订书机、计算器、美工刀、剪刀。部门公共使用打印机、复印件、扫描机、打孔机。

②经批准配备的计算机由行政部统一登记在册，写明配属性质、责任人、型号、配备时间等，列入移交。

1. 快递物流费用管控
2. 依据公司业务需求不同，物流快递合作国际业务快递联邦快递、DHL，国内快递EMS、顺丰。针对大件寄送应当走物流。具体快递寄送应根据国内国际和净重进行区分。因工作需要，寄件必须通过公司指定的承运单位进行邮寄。

（2）寄送产品样品，相关人员需将样品货品包装好，统一由交由行政部寄送，并填写《快递寄送登记表》，各部门月初依据行政部汇总寄件明细进行核对。

（3）大宗物品快递、重型（重量超5KG的物品货物、产品样品、材料）底单（或图文报备）必须交到行政部统一登记保管，用于月初对账。

（4）公司快件月结费用中，不再支付一切到付件的费用；每笔到付件费用，均由收件人自行支付。如到付件确实符合公司支付条件的，收件人可向快递公司索取相应费用发票，将到付件内容经条线副总审核确认，同意后方可按照公司流程进行报销。

（5）公司严禁公费寄送私人物品，一经发现按单费双倍处罚。每月月末由行政部提供个人快递明细表，如有私件寄送应在明细表中“私件”一栏注明详细，各部门负责人月初依照明细信息核实寄件信息，寄件时应当填写对方公司名称。

（6）每月月初对账快递费用明细，各部门相关人员针对超重续费超50元的寄件情况必须进行备注说明。

1. 通讯费用管控

（1）移动话费补贴一律由公司统一充值后，根据消费金额在帐上扣除。

（2）根据不同管理层级、不同工种制定相关人员享受话费补贴标准，将话费补贴的范围及享受的标准公布如下：（202107版）

注：①项目建设人员话费补贴：公司项目建设期间，相关人员根据工作需要可提出申请，经审批同意可享受话费补贴，待项目结束取消补贴。

②享受集团短号补贴的员工：生产部主操及以上、各部门因工作需要内部联系的员工。

③开通集团短号需至行政部开具单位介绍信证明予以加入集团短号，至移动营业厅办理。

（3）特殊情况需要享受话费补贴的，由所在部门提出申请，条线副总把关，然后报总经理审批。

（4）享受话费补贴的对象，必须保持电量充足、通讯畅通。凡因个人原因影响工作的，视情节除按公司的相关规章制度处理外，扣除当月话费补贴或取消补贴。

（5）享受话费补贴的对象，号码不得随意变更。如特殊情况需要变更的，必须提前通知报行政部，由行政部做好变更及告知事宜，以免影响正常工作。

（6）一般办公室员工（不享受话费补贴）使用公司座机联络工作，由行政部月度对异常话费情况进行登记，固定电话月费超50元/月人员了解工作需求并申请纳入移动话费补贴范围。

1. 其他
2. 广告费用、零星维修费：根据实际情况，按照先申请审批，再进行。超过1000元费用支出必须签订合同，约定条款责任，由行政部进行行政费用报支。
3. 工会费、福利费、专利费等每年固定支出费用由行政部按照相应规定费用标准申请行政费用支出，申请时需附带相应标准和情况说明。
4. 涉及保险类费用，参照往年报费费率，按照不高于上年度或低于上年度费用标准进行洽谈签订。
5. 流程：发起人—部门审核—财务总账审核—总经理审核—财务总监审核—出纳。（其中单项费用总额超1000元，必须汇报董事长）