▲ 附某次论坛上的物料设计清单示例：
5、工作人员（含志愿者）分工及培训:
活动各个环节的负责人、需要的工作人员人数、工作人员名单、具体事项均需考虑到，并安排到具体的人员身上，提前做好相关的培训，需要时，出具培训文档。视活动大小，所需工作人员数量不一。
1)、活动统筹人提前设计出现场各环节需要的人员岗位及人数，并进行相关工作人员的配置和工作事宜的沟通和培训。
2)、活动各环节或各版块需设置一个总负责人。
3)、一般涉及到的现场工作岗位有：布场、签到、嘉宾接待（依旧活动性质和管理难易度，主题嘉宾较多时，如人手足够，可以一个工作人员跟进一个或多个嘉宾，小会则指定1-2人接待嘉宾及媒体）、各环节倒计时提醒、拍照、直播：直播间互动，咨询台、场控、撤场、现场微信群运营等等。
4)、工作人员在着统一服装或相应的吊牌或标识。
依据活动大小，和各活动性质、活动场景设置对应增加对应工作人员。在这里分享一个好用的表头。
▲ 小活动简化版
▲ 大型活动版本
6、vendor对接及管控：
所有环节所设计的vendor的商务对接及时间管控，包括但不限于：
联系和对接活动所需要的所有会务对接，如，直播系统和人员安排、直播运营方案，摄影摄像的需求、侧重、人员及出图和出素材时间方案、收费方案及平台及最终方案；及场地提供方、搭建方、音箱灯光合作方、印刷制作方等等。
7、会务提醒：
会务提醒是个很用心的活儿。想起7年前，我新精英的一封培训开始前的会务邮件，让我死心塌地的做了N多年的粉。培训日程、培训活动、周边饭店、周边酒店、从机场、等到培训地的路线。在现在这样的会务提醒很平常的情况下也不是人人都能如此用心去做，在7年前能做到这样的，就更少了。故，会前提醒：
▨活动前3-5天，活动日程提醒。（建议以公号文章或邮件发送）
▨活动1-2天，活动会务提醒，包含时间、地点、签到凭证、入口信息、交通信息、停车场信息等，周边信息等等。（建议以公号文章/邮件形式发送）
▨活动前1天，再次短信提醒，会务时间、地点、到达方式、天气或其他注意事项。
▨上述信息也应编辑成对应的文档形式，发送给嘉宾及媒体。
8、各种准备表格及物料完成：
▨签到表：观众签到表（按拼音顺序建议以便查找）如扫码则提前告知或打印易拉宝告知如何找到对应的签到二维码并进行签到的流程、嘉宾签到表、媒体签到表。
▨活动流程表rundown，建议在活动前1天纸质版vs电子版都备准备好。流程表务必保证对应的工作人员都知晓。
▨现场分工流程表，建议在活动前1天纸质版vs电子版都备准备好。流程表务必保证对应的工作人员都知晓。
▨指引路线图：在场地内部设置场地指引的图标，或提前做一个地图以合适形式提前发出。
▨现场需要引流的二维码打印等。
