每个人自从出生之日起就有档案，只不过平常生活中很少用到，但是这并不表示不存在。而且一般来说，每个人档案是不会存放在自己手里的，都会存放在人才中心。 而且如果档案放在自己的手里才更加麻烦，甚至可能会成为死档案。
档案的最重要的其中一个作用就是我们办理退休手续的时候需要查询个人档案。虽然现在通过大数据都能够查到每个人缴纳社保的年限和信息。但是个人档案还有以下三个重要的作用。
第一，通过档案来判断人员的具体身份、核对正确的退休年龄。根据职业的不同，人身份主要区分为工人身份和干部身份。而不同的身份人员退休年龄也是不同的，比如说，如果是工人身份的，那么女性的退休年龄是五十岁。而如果是女干部的话，退休年龄是55岁。所以区分好每个人的身份就显得尤为重要，毕竟这影响到退休时间。一般来说，工人身份都会有招工表或者其他入职资料证明。如果是干部的话，则会有相关机构出具的备案表来进行证明。而这些资料都存放在个人档案里。
第二点就是确定工龄。众所周知，工龄直接影响到退休待遇。工龄越高，退休后的待遇就越高。但是工龄的计算是根据每个人参加工作时间来起算的。有的人可能时间太久了之后就记不清自己参加工作的时间。如果这个时候又没有档案来提供证明的话，那么他的工龄计算就是不符合实际情况的。个人档案中，一定会有参加工作时间的记载。根据档案材料来确定公里也是符合科学依据的。毕竟工龄与退休工资直接挂钩对很多人来说影响还是比较大的。
比如说工龄二十年以内的退休工资比例为70%。工龄三十年以上的甚至可以达到90%。如果每个人的工龄都靠自己来提供材料佐证的话，那么不排除一些人为了获得高工龄而去造假。这样不仅会对社会秩序产生影响，也会损害国家财产。因此才会根据档案材料来确定工龄。毕竟档案是由专门机构存放和保管的，不会存在篡改的可能性，或者说这种可能性很小，公信力也大得多。
第三点就是用于审批退休待遇。自2014年事业单位等国家机关开始养老待遇制度以来，到如今，这一类的退休人员已经多达一个亿。庞大的养老金数字使国家难以负担，但如果把这些福利全部砍掉那也不现实。于是便提出了十年过渡期的方案。简单来说就是国家给出了一个十年的期限，在此期间逐步过渡养老金的发放待遇。基本原则就是采取中人中办法，在十年过渡期结束以前还有老办法退休待遇兜底。但过渡期结束之后，就没有这一项待遇了。有个别人员由于缴费年限短缴费基数不高，养老金待遇就会比以前的待遇低。
依据这种办法，在核算待遇的时候就要参考14年九月的工资和退休当月的工资，而这些记录只会详细记载在每个人的个人档案中。社保局根据档案里的记载，才能计算出真正的退休待遇。
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