一、收集信息
采购部门采购人员通过多方走访市场，了解采购物资的市场行情，掌握其价格变动趋势，并做以分析整理。
二、申请与订购
㈠采购单申请流程
1、采购单及其提报规定
（1）请购单应按照要求填写完整、清晰 ，发送电子邮件形式由总经理审核批准后报采购部门；
（2）固定原材料物资申购按照“物资采购审批单”的格式进行填写发送电子邮件形式提报；
（3）辅助材料设备及工程项目申购按照“物资采购审批单”的格式填写发送电子邮件形式提报；
（4）日常零星采购按照公司印制的按照“物资采购审批单”的格式填写发送电子邮件形式提报；
（5）请购部门在提报请购单时应要求采购部主管以上人员签字，请购部门备份；
（6）涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行发送电子邮件形式提交，为提高效率该清单的书面文档也需一并提交；
（7）请购单的更改和补充应以书面形式由总经理签字后发送电子邮件形式报采购部。
2．公司物资请购单的提报部门
（1）公司经营生产的原材料物资、劳保、杂货由生产部门提报；
（2）公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由行政部提报；
（3）公司各部门专用的物资由各部门自行提报。（如工程、设备等由设备部申请提报）
㈡采购部接收请购单作业流程
1、请购的接收要点
（1）采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；
（2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；
（3）通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存；
（4）对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。
2、《采购申请单》的分发规定
（1）对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理； （2）对于紧急请购项目应优先处理；
（3）无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；
（4）重要的项目和专业物资采购前应征求其他相关部门领导的建议。
3、采购周期的规定
（1）单次采购金额预算在5000元以下的零星采购项目或预算在1万元以下采购的物资及产品的采购由采购员负责采购助理监督，周期不应超过3--5天；（ 远途和定制除外 ）
（2）单次采购金额预算在1万元以下的项目比价采购由采购助理负责采购采购主管监督，采购周期不应超过5--7天；
（3）单次采购金额预算在2万元以下的项目比价采购由采购主管负责采购，采购经理负责监督，采购周期不应超过7--10天；
（4）单次采购金额预算在2万元以上的项目采购部由采购经理亲自负责采购，公司总部负责监督，采购周期不应超过15--30天；
（5）请购部门应按照以上（1）-（4）条中规定的时间提前提写请购单 采购部如未能按时完成采购任务时应向相关部门说明原因；
（6）遇到紧急采购应汇报总经理采取快速优先采购的策略；
4、库房固有物品的申请与订购：
库房负责人应为每种库存物品设定合理的安全库存，在库存量接近或低于此安全库存时，即需要库管员及时报货，以补充库房里的存货。库管员报货时，应填写一份《采购申请单》，并注明：
(1)货品名称、规格型号、具体品牌、厂家；
(2)平均每日/每周/每月消耗量；
(3)库存数量；
(4)提供本次订货数量建议。
填写完成的采购申请单交到库房负责人手中，经其审核可行后，将此采购申请单统一交到采购助理手中，由其制作采购申请汇总表，经由采购部主管或经理签字确认，上交到总经理处批复同意后，采购员方可进行采买工作。
2、新增物品的申请与订购：
如因生产需要，需要紧急采购，应由申请人填写《紧急采购申请单》，经其直属领导、总经理审批同意后，将此《紧急采购申请单》送交采购部，采购助理与采购员应按《紧急采购申请单》内容要求，寻找至少三家供货商，经过多面权衡比较，成本分析，选定最合适供应商，提出采购意见，经采购部经理批准后，采购部立即组织实施采购。
3、以旧换新设备和物品的申请与订购：
如有部门欲更新替换旧有设备或旧有物品，应先填写一份《物品报损单》给财务部及总经理审批。经审批后，将此份《物品报损单》和《采购申请单》一并送交采购部，采购助理须在采购申请单内注明以下资料：
(1)货品名称，规格；
(2)最近一次订货单价；
(3)最近一次订货数量；
(4)确认本次订货数量。
4、固定供应商原材料的申请与订购：
蔬菜、肉类、海鲜、腊肉、皮蛋、面粉等原材料的采购申请，根据当日店铺的报货情况，预测第二日用量，由生产部门填写每日的《生产原材料申购单》以邮件形式发给流通部经理和主管，由采购助理当日以电话落单。
三、询价、比价、议价与评估
1、通过多途径（直接生产厂商、代理商、经销商、网络、传媒）询问采购物料价格，了解整体行情；
2、采购人员选定至少三家以上的合格供应商（有资质、有能力、有信誉、有经验），并将所购物料的名称、规格、品牌、材质要求、数量等相关信息以口头或书面的形式告知供应商，并要求其报价；并要求其提供准确的供应商名称、地址、联系方式，签名并加盖公章；
3、采购部门根据几家合格供应商提供的报价单，在保证产品质量与服务标准的前提下，再对其进行价格谈判控制；
4、经过整体评估，确保采购物料的单价最合理，可有效的控制成本，提高产品的市场竞争力。细则如下：
（一）、询价及其规定
1．询价需要认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，技术参数，遇到问题应及时的与请购部门沟通；
2．属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中统一采购；
3．对于紧急请购项目应优先处理；
4．所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介机构询价就最好的；
5．对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；
6．遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额大于2万的采购情况，询价前应先向总经理汇报在做处理。
7．询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；
8．除固定资产外单次采购金额在1000以下项目可以自行采购；单次采购金额预算金额在1000元以上的所有项目都应要求至少三家上的供应商参与比价采购，比价项目应至少邀请三家以上单位参与；单次采购金额预算价格在1万元以上的项目应由采购部主管组织询价，采购经理参与监督；单次采购金额预算价格在2万元以上的项目由采购经理负责备报总经理核实后采购；
9．比价采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力；
11．在询价时遇到特殊情况应书面报请总经理批示。
（二）、比价、议价
1．对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；
2．对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出；
3．收到供应单位第一次报价后应向采购经理汇报情况，设定议价目标或理想价格后报告总经理；
4．重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等；
5．参考目标或理想目标价格与以合作单位进行价格及条件的进一步谈判。
（三）、比价、议价结果汇总
1．比价、议价汇总前应汇报采购部经理，征得同意后方可汇总； 2．比价、议价结果汇总应按照《比价汇总表》的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出以选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核；
3．如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。
四、索样与决定
采购部门不仅需要控制采购成本，更要保证采购物料的质量，因此，与供应商索取样品，衡量各家供应商提供的样品质量就显得尤为重要。
1、采购部门要求供应商将样品发至其指定地点；
2、由公司总经理、采购经理、相关技术人员及品控质管负责人共同研究协议，哪种产品更适合本公司；
3、最终决定使用哪家供应商的产品由总经理审批签字后方可生效。
五、催交与验收
采购部门有权利协调并督促供货厂商按采购合同约定的期限交付所订货物，采购人员催交工作的重点是及时发现问题，采取有效的控制和保证措施，确保进度按计划进行。采购物资验收时涉及到品质控制和库房职能，根据原物料《质量鉴别标准与方法》，公司品控部门对到货的原物料进行验收：
1、验收合格后，通知库房部门办理入库手续；
2、验收不合格的原物料，及时与供货商沟通，要求其给予退换货处理。由于质量验收不合格而造成生产延误或公司其他损失的供应商，则要求其按照公司实际损失给予经济赔偿，并处以罚款。
验收与入库细则
1．验收
（1）固有采购物资到达时，采购部应及时的通知质检部门进行验收；
（2）对于不同类型的物资的验收标准参照公司质检部门的相关规定执行；
（3）变更品种或厂家的物资以及订购物资应在第一时间报请质检部门进行质检、验收；
（4）质检部门在接到采购部报验通知后应及时报验，并出具报验结果证明书，对于质检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门应负主要责任；
（5）用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。2．入库
（1）公司所有的生产材料、设备及外协加工物资入库前均应通过质检部门的检验或验收；
（2）订购物资在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运；
（3）质检部门未及时验收的订购物资，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受；
（4）质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时出具入库清单；
（5）外协加工件应按照原材料入库；
（6）质检合格后的固定资产及服务按照公司财务规定不入库。
六、整理付款
1、每月月末采购助理要与固定转款的供应商核对当月的供货数量及应转款金额；
2、按照规定时间制作出转款明细表，提交付款申请，经采购部经理及财务部负责人签署同意后，方可付款。
关于付款方式，采购部门应与供应商沟通，必须遵循“货到付款”的原则，严格控制原物料的采购预付货款。
七、协调与沟通
在采购过程中发生的各类事宜，以双方签署的采购合同为原则，秉承公平、自愿、友好的处事理念，进行协调与沟通。
