图书管理制度及方案,图书管理过程详细记录

首页 > 书籍文档 > 作者:YD1662024-01-05 12:05:13

1 目的

为规范图书的购买、借阅,提高员工的能力与素质,更好地促进公司的文化建设,特制定本规定。

2 适用范围

本规定适用于公司图书的来源、保管、整理和借阅等图书管理业务。

3 职责

集团公司总裁办为本规定的归口管理部门,负责公司图书的征集、购买、保管、整理及办理借阅手续。

4 管理内容

4.1 图书的来源

a)集团公司接收的图书有两种方式:捐赠图书、新购图书。

b)集团公司总裁办应动员全公司员工捐赠图书,并对捐赠图书的员工(包括外部机构)致谢。

c)集团公司总裁办应根据公司的发展、业务的需要,每年制定图书购买计划,并实施采购。集团公司或下属公司各部门均可根据业务实际需要,申购业务参考书籍。

4.2 图书的申购

4.2.1 申请购买图书须先到集团公司总裁办查询公司是否已拥有相关书籍,如没有或内容已过时,则按以下流程操作:

填写《书刊申请表》 总裁办审核 《书刊申请表》交财务部 购买 填写报销凭证 购买的书籍交总裁办登记 总裁办在报销凭证上签字或盖章 财务部审核、报销

一次购买一定金额的图书,《书刊申请表》需经集团公司主管副总裁、董事长签字同意。

4.2.2 购回图书后须先到集团公司总裁办登记,总裁办在确认图书及申购程序无误后,予以办理入库手续。如所购书籍与购书申请不一致,或所购书籍为非正版书籍,则不予入库;价格超过原申购价格,则超额部分不予报销。

4.2.3 集团公司总裁办须每年就图书购买的情况,尤其是开支金额状况,做出统计,并报告集团公司主管副总裁。

4.3 图书的分类与整理

4.3.1 总裁办图书管理员对新进的图书参照图书分类说明进行整理与编号,贴上标签,并在封面、目录和第一页上,以及图书中任意两、三处,加盖公司图书藏书印章。图书的分类编号说明应张贴在图书室醒目位置。

4.3.2 所有图书都必须登记在图书管理数据库中,写明登记日期、著作名称、作者、出版社、出版年月、分类与编号、页数、价格等必要的内容。同时,集团公司总裁办必须每半年整理出一份图书总目录,提供给集团公司各部门及各下属公司,供其查阅检索使用。

4.3.3 每册图书都必须附上图书卡及装卡纸袋,并把装卡纸袋贴在封底的内侧。图书卡中注明图书编号、书名及作者。图书分类入架后,每个书架应注明该书架中所藏图书的种类。

4.3.4 集团公司总裁办于每年12月份对公司所有图书进行一次清点与核对。

4.4 图书的借阅与阅览

4.4.1 公司管理人员和技术人员可借阅图书,所借图书不得转借。新购图书经办理入库手续后方可借阅。4.4.2 借还手续

a) 员工需凭本人工作卡至集团公司总裁办图书管理员(办公大楼一楼前台)处借阅,图书管理员取书后在《借阅登记表》上登记相关栏目内容,并将图书封底处的图书卡取出保存,待借书人在登记表中签名后,方可将图书借出。

b) 员工还书时应将所借图书交于图书管理员检查、收讫,图书管理员除让借书人作还书签名外,还须将图书卡归放书内。

c) 图书借阅以两册为限,时限两周,到期必须归还。如需续借,以一次为限。

d) 集团公司总裁办图书管理员应通过计算机数据库管理与《借阅登记表》及书内所附的图书卡相结合的方式,准确掌握公司图书的借还状况。

4.4.3 员工也可在中午休息时间进入公司阅览室阅读,阅览室开放时间为中午12:00-12:30。

4.4.4 离职员工须将所借图书全部归还后,集团公司总裁办方可在《离职手续单》上签字。

4.4.5 员工应爱护公司图书,遵守图书管理规定。如图书丢失或破损,借阅者需照价赔偿。如果因人力不可抗原因造成的图书损失,集团公司总裁办可视情况予以减免赔偿金额。

4.4.6 同一借阅者一年内发生两次借书丢失或损坏、借书期限届满(或遇清点期)且经通知仍不归还者,集团公司总裁办有权取消其借阅资格。

4.5 报纸、杂志的管理

订阅流程同图书申购流程。

4.5.1 收发

a) 报纸由集团公司保安部统一收发。

b) 杂志由集团公司保安部接收后交予集团公司总裁办图书管理员,再由图书管理员通知订阅杂志的部门领取。

4.5.2 归档

a) 杂志由订阅部门每年年底将其装订成册,到集团公司总裁办归档。归档杂志如需借阅,借阅流程同图书借阅流程。

b) 报纸由各部门自行处理。

5 相关文件

6 相关记录

6.1 《借阅登记表》 ZH-PO-022

6.2 《图书处理申请单》 ZH-PO-025

6.3 《书刊申请表》 ZH-PO-024

附加说明:

本规定由集团公司总裁办公室提出;

本规定由总裁办主任修订;

本规定由副总裁审核;

本规定由总裁批准。

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