1 目的
为规范公司办公用品的采购、验收、保管、发放管理程序，按照公司降低采购成本、控制费用支出的要求，强化过程管理，制定本规定。
2 范围
本标准规定了公司办公文具、计算机耗材、办公用低值易耗品等办公用品的采购管理程序、管理的内容及要求。
3本标准适用于公司机关、项目部、分公司、子公司办公文具、计算机耗材、办公用低值易耗品等办公用品的采购、收发管理。
4 定义和术语
4.1 办公用品：本标准所指办公用品包括办公文具，计算机耗材与计算机网络耗材、办公用低值易耗品等三部分内容。
4.2 办公文具：办公用品包括：钢笔、毛笔、白板笔、中性笔、圆珠笔、铅笔、铅笔芯、中性笔芯、圆珠笔芯、钢笔水、荧光笔、粉笔、记号笔、笔记本、记事本、信封、资料册、塑料文件袋、书立、文件手提袋、文件夹、文件双夹、订书机、打孔机、夹子、装订条、修正液、橡皮、橡皮擦、粉笔擦、胶水、固体胶、浆糊、透明胶带、印台、万次油、印台水、圆规、绘图模板、钢板尺、塑料直尺、有机玻璃直尺、壁纸刀、刀片、剪子等。
4.3 计算机耗材与计算机网络耗材：包括软盘、U 盘、移动硬盘、刻录盘、鼠标、键盘、交换器、墨盒、碳粉、打印机粉、色带、碳带、硒鼓、色带架、墨水、粉仓、粉盒、鼓芯、废粉盒、接触片、显影剂、硅油、清洁辊、载体、版纸、油墨、制版皮套、定影辊、打印纸、复印纸、新闻纸、传真纸、工程复印纸、凭证纸、热敏打印纸、收银纸、描图纸、彩喷纸、绘图纸等。
4.4 办公用低值易耗品：卷柜、办公桌椅、扫描仪、传真机、档案袋、塑料文件盒、托布、帚扫、撮子、 洗脸架、报纸架等。
5 职责和权限
5.1 行政管理部
5.1.1 是公司办公用品管理的主管部门，负责转发、宣贯上级管理部门文件、政策，制定公司办公用品管理规定。
5.1.2 负责组织对办公用品供方信用、产品质量、服务质量、价格进行调查、评价以及供应商的选择。
5.1.3 负责确定办公用品供应商清单及产品限价清单。
5.1.4 负责公司办公用品的集中采购、验收、保管、发放等系统管理。
5.1.5 负责项目部、分公司、子公司办公用品管理的指导和监控管理。
5.2 公司机关部室、分公司、项目部
5.2.1 负责编制本单位所需办公用品的使用计划，并按要求进行审批。
5.2.2 负责办公用品等的接收、保管、发放、使用总体安排。
5.2.3 分公司、项目部可在公司限价范围内进行办公用品等物资的采购、收发管理。
5.3 子公司
5.3.1 根据公司相关管理要求，制定本公司办公用品管理规定。
5.3.2 负责在公司合格供应商清单和限价范围内进行办公用品的采购、收发管理。
6 活动描述
6.1 公司办公用品按公司《采购控制程序》实施集中采购。
6.2 分公司、项目部参考限价自行采购，行政管理部负责监控与检查。
6.3 办公用品采购、验收、发放等管理过程见附录：办公用品采购管理流程图。
6.4 计划管理
6.4.1 物资需用单位根据费用指标控制，编制物资需用计划（需写清楚原因、用途、价格、名称、规格、 单位、数量、金额等）经本单位领导审批后，于每月 1 日前报行政管理部，由行政部负责汇总并报财务 不进行费用指标确认，在指标范围内的予以实施采购与结算。在费用指标控制范围外的物资需用计划，经公司批准增加指标的，行政管理部予以采购与结算。
6.4.2 分公司、项目部在授权范围内对于需用物资，编制物资采购计划，经单位主管领导审批后方可实施采购。
6.4.3 采购人员收到材料需用计划后，首先必须平衡库存，然后再编制采购计划。
6.4.4 采购计划内容填写齐全、完整，数量准确，计量单位正确，并及时审批、实施。
6.4.5 计划价格为采购员咨询的市场价格，该价格应是比价后的价格，供应商的选择执行公司有关规定。
6.5 采购管理
6.5.1 供应商评价与选择
6.5.1.1 组织对办公用品、物料消耗、低值易耗品供方信用、产品质量、价格进行调查、评价，评定合格后方可使用。
6.5.1.2 对办公用品、物料消耗、低值易耗品等供应商进行年度评审，包括对供应商的产品质量、服务质量等进行评价。
6.5.1.3 对考核存在问题的供方，采购单位可以在年度考核表上提出申请，取消其合格供方资格。被取消合格供方资格的供方，二年内不允许再使用。
6.5.2 采购实施
6.5.2.1 采买必须严格按审批后的采购数量、价格进行采购，不得超计划采购。
6.5.2.2 对物资价格有疑义时，可以与主管部门沟通协调解决，但不得擅自违反最高限价进行采购。
6.5.3 采购价格管理
6.5.3.1 本着质优价廉的原则，对重要物资可由公司组织采取比价的方式确定采购价格。
6.5.3.2 当市场价格高于限价时，需经行政管理部确认后，方可实施。6.5.4 采购产品的验证
6.5.4.1 物资到货后，应做好到货验收记录，包括：核对采购产品的名称、类别、型号、规格、数量、材质、外观和有关技术资料，核对其合格证及质量证明书，检查实物。验收结果应在物资验收台帐中做 出记录，并填写公司财务部门要求的物资验收单。未经验证或验证不合格的物资不得入库、发放。
6.5.4.2 物资验收检查时，发现有可疑、不适用或证件不全的，应及时上报，以便得到处理。对验证中发现的不合格品,由采购单位(部门)及时与供方联系处理。
6.5.5 物资的领用
6.5.5.1 对于集中采购的物资，行政管理部要及时通知物资需用部门，领用单位要在 5 日内一次性领取完毕，领用单位需填写物资领料单，行政管理部对领用情况进行登记，领取数额一般不得超过规定数额。
6.5.5.2 对于各单位在授权范围内自行采购的物资，参照公司领用程序执行。
6.5.6 采购产品的报销与转帐
6.5.6.1 对于集中采购的物资，由行政管理部凭物资采购有税发票和采购物资验收单按公司财务规定报销；公司财务部根据各单位的领用单将物资采购费用划拨到各单位。
6.5.6.2 分公司、项目部在授权和限价范围内自行采购的物资，由采购单位凭物资采购有税发票和采购物资验收单按公司财务规定报销。
7 其他要求
7.1 各单位在提物资需用计划时，要依据实际需求和费用指标编制，不得虚做冒估超预算,超费用指标且未经相关领导审批同意的，不予报销。
7.2 按照先审批后购置的原则，未经审批购置的将不予报销。
7.3 当月计划当月有效，本月未购置须次月重新编制物资需用计划。
7.4 各单位和个人对管理的物品不得挪做私用、避免浪费、损坏和丢失。
7.5 针对计算器、传真机、电话机、办公桌椅、装订机、班台、电脑椅、资料柜等办公文化用品和低值易耗品的管理
7.5.1 使用过程的管理
7.5.1.1 使用单位需进行登记，建立管理台帐，并明确相应的管理责任人，同时将电子版报给行政管理部。各单位人员因工作关系变动或其他原因，办公用品发生变动的，管理责任人需办理变更登记手续。
7.5.1.2 必须正确使用办公用品，精心爱护，保证物资的完整性和完好性。未经许可，不得将办公用品借给外单位或非本机关工作人员使用。需借用的，应由借用人写出借条，明确使用期限，由批准人签字同意，方能借出。借用人到期归还后，管理人员应对所借办公用品的完整性进行检查。
7.5.1.3 因使用人或他人过失，造成办公用品损坏，使用人或过失人应承担全部责任，并予赔偿。故意损坏的还应责令写出书面检查，给予严厉批评，并加倍处罚。出借后的办公用品造成的损坏由借用人或批准人负责赔偿。
7.5.1.4 因保管不善造成办公用品丢失，责任人承担全部责任，应予赔偿。
7.5.2 办公用品、物料消耗、低值易耗品报废的管理
7.5.2.1 出现下列情况，责任人可以申请报废：
a. 出现故障后无法修复的。
b. 不能与相关配套设施配套，而造成事实上不能再使用的。
7.5.3 项目部解散后办公设施的处置管理
7.5.3.1 项目部解散后办公设施由原项目部合理处置，并将处置结果报行政管理部。项目部解散后闲置 的办公设施由行政管理部收回，建立专门台帐，并进行重新调配。
8 考核与处罚
8.1 对不按采购计划实施采购、采购质次价高的物资或采购价格高于市场价、不按规定招标或随意在公司供应网络范围以外采购等违反本规定的采购行为，以及违反本规定的其他行为，将按照《行政管理员考核标准》进行处罚，并执行质量效益责任追究制度。
