有人说通知是“公文之王”,那么转发类通知就应该是公文中的“王中之王”了,因为其使用很多、应用很广。我们工作中需要转发上级部门、或同级部门、或其他相关单位的文件时,就要用到转发类通知。转发类通知比较简单,发文就那么几句话,但有时转发的情形比较复杂,也不容易搞清楚。这里附上几个转发类通知的模板,需要时依样套用即可。
一、常用的转发类通知
常用的转发类通知就那么两句话,标题一般是“发文机关 关于转发 原文件标题 的通知”,内容是“现将《XXXXXXX通知》转发给你们,请遵照执行。”完了。例如:
转发类通知后面常用“请遵照执行”,或“请认真贯彻落实”这类用语,两者意思看似差不多,但也有一些细微区别。“请遵照执行”主要是指按照转发文件的具体要求执行,“请认真贯彻落实”主要是执行转发文件要求的工作,可以结合本单位实际情况贯彻落实。
如有必要,转发类通知前面也可加上转发文件的目的、依据等,例如:
二、需要反馈情况的转发类通知
有的转发类通知需要收集各单位的贯彻执行情况,就要将负责收集情况的部门、联系人、电话等信息附在后面。例如:
三、需要提出要求的转发类通知
有的转发类通知在转发文件的同时,需要结合本单位实际,对贯彻落实文件提出要求。例如:
四、转发类通知标题的拟制
公文标题应当规范、准确、严谨、简练,但转发类通知中经常反复出现“关于”、“转发”、“通知”等词,不仅累赘冗长,而且读起来拗口,理解起来也费劲,这时可采取一些简化措施。
1、省略“关于”和“通知”。当原文的标题中已经含有介词“关于”时,转发通知的标题就不再加上“关于”;如原文的文种为通知,转发通知的标题则不必在最后添加“的通知”。
例如:《XX县工商局关于转发<XX市工商局关于对市场环境治理工作进行督促检查的通知>的通知》
改为:《XX县工商局转发市工商局关于对市场环境治理工作进行督促检查的通知》
这个修改就省略了前一个介词“关于”和后一个“的通知”,但需要注意的是,如果原文的文种不是通知,那么后面的“的通知”就不能省略,但是可以将原文标题的结构助词“的”去掉,这样使标题更通顺。
例如:《XX县工商局转发市工商局关于全市商品交易市场信用分类监管工作通报的通知》,结尾就不要写成“的通报的通知”。
2、省略联合发文机关名称。有的被转发文件有多个发文机关,标题里不必全部列出,但在正文里要列出各个发文机关的名称。
例如:《XX省人民政府办公厅转发省住房城乡建设厅等部门关于进一步完善质量保障体系提升建筑工程品质的实施意见的通知》,这个标题就省略了多个部门的名称。
3、直接转发初始发文单位文件。如果上级文件经过了层层转发,我们转发时可直接转发初始发文单位的文件,从而避免标题中出现“关于转发XX关于转发XX关于XX”、“通知的通知的通知”的情况。
例如:《XX县工商局转发国家工商总局关于基层建设意见的通知》
这个文件省、市都转发了,但标题中可不提及,直接转发国家工商总局的文件;省、市转发的情况可在通知内容中说明,也可不作说明;但如果省、市在转发国家文件时,均结合实际提出了贯彻落实意见,则要将国家工商总局的文件连同省、市的转发意见,都作为“附件”附在正文之后。
如果最终转发的是规章制度之类的文件,也可直接转发该规章制度。
例如:XX县工商局关于转发《国家行政机关公文处理办法》的通知
4、用文件号替代要转发的文件标题。有的文件标题很长,可用发文字号替代原文标题,但一般情况下公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容,如果简单地用发文字号替代原文件标题,转发通知标题则无法显示原文件的主要内容。因此建议从原文件中提炼出主要内容,增加到转发通知标题中。
例如:《XX县工商局关于转发工商X办〔2021〕XX号文件的通知》
改为:《XX县工商局关于转发工商X办〔2021〕XX号文件切实做好流通领域食品监管工作的通知》
5、避免滥用标点符号。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。因此我们在拟写标题时,尽量少用标点符号,转发类通知标题中一层又一层的书名号是完全可以避免的。