当我们需要对某个单元格的数据进行解释说明、或者对某个空单元格需要填写的数据备注时，可以为其添加文字批注，添加批注后并不会改变单元格的数字性质，这样既可以规范他人给你填报数字，也可防止你忘记数据相关信息。
1、选中需要添加批注的单元格，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“插入批注”选项。（或者执行菜单命令【插入---批注】）。
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2、在弹出的批注框中输入解释说明文字，输入完成后，在其他地方单击一下鼠标，批注即刻被隐藏起来。
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3、添加有批注的单元格，其右上角有一个小红点。
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4、此时，当我们将鼠标指向该单元格中，批注又显示了出来，查阅非常方便。
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5、若要修改批注内容，鼠标点击有批注的单元格，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“编辑批注”选项。（或者执行菜单命令【插入---编辑批注】）。
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6、若不需要批注了，鼠标点击有批注的单元格，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“删除批注”选项。（或者执行菜单命令【编辑---清除---批注】）。即可删除批注内容。
