有工作开展的地方，就一定会有相关数据的积累。作为一名文字工作者，我们必须做一名数据的有心人，长期注重数据的测量、积累和搜集工作。数据的运用和处理有着独特的方法和技巧。在实际写作中，要用好数字，让数字成为文字的有力支撑和重要补充，大致说来，有如下十法：
一、去粗取精“选”。公文写作提倡运用数据，但也不是多多益善，不加选择，眉毛胡子一把抓。公文中数据的运用必须经过精挑细选。大致说来，公文数据列举有“十不用”：一是不用道听途说的不靠谱数据，必须使用权威部门发布的数据。二是不用过时的数据，如 7 月份汇报工作，只要有可能，就尽量更新到 6 月份的数据。三是不用模棱两可、似是而非的数据，必须经过可靠的校核。四是不用比较敏感的数据，如城管部门内部总结工作可以列举当年度捕捉违规犬类多少只，而在电视媒体上则不太适宜；在提倡城管科技化的场合，就不适宜讲投入了多少人力；在列举过程性、阶段性数据反而不利于工作开展的时候，就不宜直说，而要把握列举数据的时机和场合。五是不用有争议的、存有破绽或“隐患”的数据。数据具有多面性、歧义性，有的时候，执笔人看到的数据完全是“正面的成绩”，但相关读者却做出了不一样的解读甚至是负面的理解。例如，有城管部门把每年发现和解决上百万件问题当作成绩向上级如数家珍地汇报，谁知上级当时就反问：为什么每年投入了那么多经费，还有这么多问题？上级领导并不知管理标准提高的详情，因而就做了反面的理解。六是不用没有目的的数据，数据必须为印证相关观点和意图服务。七是不用领导或相关对象不感兴趣的数据，数据的选用要注意对味、切中要害。八是不用匪夷所思的数据，如果运用的数据让人揣摩半天都丈二金刚摸不着头脑，令人如坠云里雾里，不知所云，这样的数据运用就失败了。九是不用琐碎的数据，简单的数据罗列是数据运用的大忌，必须有所取舍和归纳、提炼。十是不用多而无用的数据，有些数据，看起来很美，其实大而无当，不由其统，散漫拉杂，这样的数据，不用也罢；如果要用，也要进行一番去粗取精、去伪存真的“深加工”。
二、精雕细刻“分”。公文写作对对象的分析，定性固然重要，定量也不可或缺。对事物的定量分析，不仅要从总量上看，还要从纵向和横向两个维度来考量。纵向上，主要看变化和发展；横向上，就是要根据表达的需要，按恰当的标准把事物“切”成“块”，一块一块地来分析，列举其数据构成、分布和占比情况，从中“窥”见事物发展变化的端倪。
三、抓大放小“凸”。数据运用要坚持“用简不用繁”的原则。事无巨细、不加分析的数据运用往往会喧宾夺主，该突出的地方不突出。唯物辩证法告诉我们，对事物的分析要善于抓住事物的主要矛盾或矛盾的主要方面。在数据的运用上，有时换个角度分析效果也许判若云泥。如有文秘人员在反映清淤工作时写的是“全年共清疏 3 条管道”，审阅的领导并不满意。因为“3 条”这一数据体现的“量”太小，不明就里的人并不能体会到其中的工作量，甚至会认为工作量太轻了。后来，在领导的建议下，该同志经过测算把此句改为“清疏管道 58883 千米”，一下子就凸显了工作量。还有一文秘人员在总结全年业务培训工作时有这样一句：“共组织城区培训 3 次。”这 3 次能说明什么呢？如果不能反映工作量或培训所产生的巨大影响，那么这个“3 次”还是不说为好。后来接受了领导的建议，在其后加了一句“受训人员达 1200 人次”，业务培训的影响由此显现。
四、瞻前顾后“比”。要通过列举数字突出要表达的内容，除了抓住主要方面，还要常“比”、善“比”，包括纵比、横比等。要通过“比”体现变化，反映差距；“比”得越强，效果越好。“比”主要有两个方面：一是数量上的多少，二是构成上的占比。
五、扪毛辨骨“挖”。这里的“挖”主要有三层含义：一是善于从没有数据处看到数据。有些文秘人员认为只有在对待业务工作时才有数据观点，而对党建、廉政等看似务虚的工作，总习惯于“虚本虚来还虚去”，殊不知，“虚可实做以实出”。如要总结廉政建设工作，如果不具慧眼，结合订立制度、开办道德讲堂、受教育人员、查处违规现象等数量，写出的东西就很难给人实实在在的“质感”。有时，加上个别数据能使一段话“蓬荜生辉”。例如：“全力做好城区防汛工作，及时排除道路积水和河道险阻，紧急施救被困群众，维护人民群众生命财产安全，确保了城市正常运行。”从工作实际来说，这段话并不能反映什么。后来，作者在“工作”后加了一句“出动 13056 人次”，精心“挖”出的这个数据，使工作量一下就显现出来，表达效果迥然不同。
六、化异求同“合”。有时，我们拿到的第一手数据可能是琐碎、细小、不成系统的，需要我们整理、提炼和“合并同类型”。数据的紧凑、精练有时是通过“合”来实现的。通过“合”，让小的变大，少的增多，弱的加强，既有利于突出表达主题，也利于读者快速抓住主干。例如：“全年编发信息中心动态 30 多期，向局网站报送信息 90 多篇，被录用信息 60 多篇，向城管月报投稿 34 篇，被录用文章 19 篇，向两办报送政务信息 32 篇，被录用16 篇，向局微博办报送微博信息 470 多条，被录用 160 多条，报送微信信息 29 条，被录用 21 条。智慧城管建设中的亮点工作全年被××日报、××晚报、××卫视等各类媒体报道共计 70 多次，其中……”总体来看，本段都是反映宣传工作的成绩，但给人的感觉是太碎，没有重点。后来作者修改为：“局以上刊物录用信息文章 90 余篇，局微博微信录用 180 多条，省市以上媒体宣传 70 多次，进一步扩大了我市智慧城管的影响。”一下子清爽了许多，主题也更鲜明。
七、彰旨显意“拎”。数据固然要通过“量”来反映，但光有“量”有时也不能体现分量。作为一名文字工作者，更重要的是要善于看到关键的“数量”，也就是要学会“透过现象看本质”。只有这样的“量”，才更能说明问题。
八、舒枝展叶“拉”。数字如文字，细化需展开。没有展开的数字，就像卷刃的刀口一样，难以实现砍瓜切菜般的表达效果。要更精细、直观地向对象表明自身的意图，文字工作者在运用数据时要充分打开思维，善于从多个角度立体化地展开，以深入揭示事物的本质。例如：“坚持民主民生，及时解决了市民关注的大量‘小事’。我市数字城管坚持‘市民利益无小事’，将与市民生活息息相关的问题纳入数字城管，并得到及时、高效解决。五年来，共上报有效信息 633.90 万件，其中立案交办 436.86 万件，解决 436.82 万件，解决率和及时解决率分别由刚运行时的 46.00%、26.70%提升至目前的 99.99%和 98.48%，单件问题处置时间也由原来的一周左右缩短为目前的 6.33 小时，单位面积问题发生量下降了 35.60%。”本段从“单件”以后是作者后来加上去的。如按原文表述，“大量小事”通过相关数据应该表现得比较到位，但主旨句中的“及时”似有不足，后加的这句才使“及时”有了很好的注脚。因此，本段从数量、数率、变化以及总量和单件的折算等方面进行了全面的反映。
九、移花接木“引”。公文写作中运用的数据必须具有较强的权威性。一般来说，能用权威性强的，就尽量不用权威性弱的数据。事实证明，间接引用的数据有时反而比直接用本身的数据更有力。例如：“根据市统计局连续三年对 5000 名市民的问卷调查，市民对数字城管保持了较高满意度，2009 年达到了 98.40%。市长公开电话的统计数据反映，市民对城市管理投诉的意见已从数字城管运行前的排位前三，下降至目前的十位以后，投诉量下降了一半。”这里引用市统计局和 市长电话的数据，显然更具客观性，而正因其客观，才更显真实性和权威性。
十、推本溯源“算”。数据并不总是显山露水，如果我们只从表面看问题，有时并不能看到一些关键的数据。就数据的来源渠道看，有些数据是客观测量的，而有些数据则可以通过我们的主观“算”出来，当然是以一定的事实为基础的，并不是不加分析的无中生有和捕风捉影。例如：“自数字城管运行以来，为相关部门和兄弟单位提供了免费的普查服务百余次，使其普查成本接近于零。仅今年一年，就进行相关专项普查 60 余次，按每次投入 150 名采集员，扣除招聘、培训、相关普查器材以及数据分析等的投入，按每人劳动报酬 50 元计算，就为政府节约了至少 45 万元。”这里的“45 万元”就是测算出来的，使不太了解此工作绩效的人获得了直观的感受。在“算法”上，可以根据需要采用加、减、乘、除等运算方式。例如：“去冬今春以来，××市城市绿化工作实现了跨越式发展，生态环境和园林景观有了明显改善，全市建成区绿化覆盖率达到 38.86%，绿地率达到31.36%，人均公园绿地面积达到 6.61 平方米，分别比 2008 年增加了 3.33%、2.92%和 1.73 平方米。”本段的数据就用了减法和除法。
总之，公文中列举数字一定要本着准确、直观、精练、有“意”的原则，如此，我们就能找到一把“数”说工作的“金钥匙”。
