例会是很多单位、企业处理日常问题的主重要手段，常见的有周例会、月度例会。从实际情况来看，如果例会召开质量不高，不仅会达不到预期效果，还可能会成为组织者和参会者的共同累赘，甚至影响企业运营。一般来说，在例会上，习惯于总结汇报多，原因分析少；问题说明多，解决方案少。所以，导致很多人觉得例会开得可有可无，质量不高。
那么，如何让例会开得质量更高呢？我梳理了一张《例会操作流程表》，供大家参考，水平有限，定有不妥之处，还望各位高手不吝赐教、批评指正！
例会操作流程表
序号 | 内容 | 备注 |
一、会议组织 | ||
（一）前期准备 | 各部门需要准备汇报材料，包括以下几个部门： 1.上次例会要求落实情况； 2.本阶段工作完成小结； 3.重点（专项）任务开展情况； 4.需要其他部门协调解决的问题，需要人、财、物等方面的支持等。 5.其他特殊事项汇报。 | 1.简明扼要，约束表述字数，可以提高效率； 2.汇报稿提前收集，开会前完成材料分发； 2.例会一般采取期初召开效果相对较好，比如，选择周一上午而不选择周五，可以充分利用好周末的时间，防止开小差、打盹。 |
（二）会议议程 | 1.上次会议要求落实情况检查； 2.各部门依次汇报，总结部分简要说，重点汇报问题； 3.组织部门（办公室）梳理形成问题清单； 4.商议解决办法，定措施； 5.分配任务，形成任务清单； 6.形成会议决议。 | 1.问题清单、任务清单要有确定的责任人，明确的目标（最好量化）、完成时间要求。 |
（三）会议收场 | 1.复述决议内容； 2.与会部门负责人逐一确认无异议； 3.形成会议纪要，下次例会检查落实情况。 | 当面叫应、当众认领任务，既是必要程序，也赋予了仪式感。 |
二、 注意事项 | ||
（一）例会的局限性 | 管理者不要迷信例会可以解决所有问题。例会可以调度协调问题，但一般很难解决问题的根源。对于频发的习惯性问题，在例会上尽量不要当众刨根问底，可以按下不表，会后专题小范围研究解决。 | |
（二）注意把握边界 | 不要把例会当成追究责任的会议，例会的目的是发现、分析问题，协调推动解决，不是当场直接追究部门或者个人责任。管理者要坚决摒弃在会议上谨小慎微、别有用心的风气与心态。但是，如果发现如果有人误报、瞒报问题，出现后果要追责。 | |
（三）务实而不务虚 | 例会不适合进行务虚讨论，就是分析企业现在需要协调的问题和需要安排的任务。例会一般也不进行长篇大论、层次较深的专题思想工作，应该主要是抓事实、找问题，不是重点抓干劲的。 | |
（四）做好记录 | 例会一定要有记录。空口无凭，详实记录过程，既能承载事实经过，也是将来定责追责、奖惩分明的依据。下一次会议中，一定要回顾检查本次会议决议的落实情况，形成闭环。 | |
