每个人管理者都有适合自己的管理方法,当然,效果不尽相同;
本人的管理理念及方法主要有以下几点:
1、重流程,但不繁琐;
有些公司要么没有流程,要么流程厚厚一本,试问员工有几人会全部看完并记得;
我很看重流程,但是相对简化版,每一个流程节点标注重点事项,必须是重点才记上去,我一般用Visio工具做,非常方便;
2、培训流程及案例;
我一般会在周会时利用十分钟左右培训流程及案例分析,不断重复强化;
3、不断优化流程;
流程不是一次就好的,要在实践中不断去优化,包括补充及删减,以至流程上的任何一条未执行,就会造成工作异常;
比如采购会议,经过不断优化,我带的采购部基本上是每天/每周一早会、每天下午三天欠料、每周二晚内部双周欠料,每周四晚跨部门双周欠料,哪个公司都适用且合理;
4、重方法;
任何工作都有简化的方法,一个人看上去不停工作,只能说明他很勤奋,但并不能说明他很优秀;
我在工作中会不断的去发现分析各个员工的工作内容,占用时间等,并想办法优化, 比如之前一个物控同事因为系统欠料表不准,每天调校欠料表耗时4个小时左右,后来我请IT按我的思路做了一套程序,十分钟完成这项工作;所以并不是每个人员都有能力去想办法简化工作,需要管理者具备这个能力;
比如我会在早会不断去宣导每天的生产计划,外行人不理解,计划部都已经发了生产计划表,为什么还要不断讲,其实这就是工作方法,因为我知道每个采购对生产计划表的理解程度不一样,只有他们深度理解了生产计划表,才能更好跟进物料;
另外比如说钉钉之类的办公软件、Excel函数、最新出的Chatgpt等等都是可以利用的工具;
当所有人的时间都向重点工作聚集,这就是一个非常良性循环;
5、提要点;
每个岗位都有其核心指标,及重点工作方向,比如塑胶件采购和电子料采购就是完全不同的两个方向,工作重心也不一样,塑胶件主要是评估供应商产能及要求供应商做一定量的库存,电子料主要是重货源渠道开发及关注市场变化;
再者,细化到具体工作项,需要管理者懂得提炼出重点,再去跟进员工完成;
比如公司需要收集供应商目录,管理者需要提供一个格式,同时强调必须收集到供应商业务、计划、品质、工程、仓库、司机的电话,所以优秀的采购管理者需要知道这几个信息对采购工作的重要性,一个小小的动作会隐形的提升采购部工作效率,甚至避免来料风险;
6、要求反馈
每个员工的职业素养是不一样的,但如果出了问题就责怪员工,则是管理者的失职;我认为正确应该做的是要求员工学会反馈,养成及时反馈的习惯,并对未及时反馈造成的损失决不姑息;
如果员工有及时反馈,作为管理者需指导员工去处理,再不行就自己处理,还不行就上报公司层处理,直到问题有结论;
这个问题的处理结果及节点的把握直接反应了管理者的能力;
7、检查跟进、关键点落实
本人在管理工作中非常重视关键时间节点,任何一件事都需要分节点跟进,再根据每个节点的实际情况果断做出判断决定;
特别是采购工作,每天争分夺秒,一旦一件事情未能及时得到处理,就会累积并产生新的问题。比如一家供应商提出来涨价,作为采购原则上是不想同对方涨价格,有些采购会采取拖延的策略,但是过了某个节点,供应商突然提出不送货,完蛋,本来主动的事搞到被动了;
8、善于处理重要问题
关于这一点可能是我的天赋,历来在很多重大事情的处理上,别人觉得很难,我反而无感,并很快处理好,比如之前处理过的供应商不退模、各种疑难协调交货等等,总之到目前为止还没遇到一件事我觉得很难解决又没搞定的事;
我一直认为这个技能让我的工作顺畅很多;
9、搞好外部关系
特别是采购工作,外部关系非常重要,需要对接很多部门,什么人都能遇到,一个处理不好就容易给工作造成阻碍;
除了沟通技巧,另外我会从三个方面去做:了解对方的工作;换位思考;帮助对方解决问题;截止目前这些策略还是比较有效;
我也另外写了几篇文章,专门阐述采购部同各部门打交道的方法;
最终我们搞好外部关系的目的就是换取好的口啤,换取更多的资源,换取别人关键时刻的帮助;
10、重观察
管理者要善于观察,我记得一家公司要求部长级以上管理人员尽量不要做实际的工作,要多观察多思考,我是很认同这个观念;
作为一个部门长,对部门的员工的观察必不可少,可以从工作量、工作分配情况、人员工作态度、人员工作能力、长短处、各人之间关系、工作细节、工作效果等方面去观察;
只有发现了,才有机会处理;
记得有一位同事跟我讲,磊哥,你什么都不用做,只要你在这,我们就踏实;刚接手这个团队可以用一团糟来形容,新手多、小圈子、员工不理管理者,各做各,互相推诿,管理者一个问题出去,没人回,开会全形式主义,站没站姿坐没坐姿;半年后,这个团队像狼一样,一项工作安排下去,十几号人不用催很快就回复结果;这期间我很多时间都是眼睛看着他们每一个人,边看边思考,以至于有一位女同事还开玩笑讲:你们别以为磊哥是在看我,他是在看他的部下;
11、善协调
我一直认为树有高矮人有长短,我们一定要善于用人之长处,避之短处;
就采购工作而言,比如有的人不愿意出差,有人的善长做表格,有的人善长搞各部关系,有的人更愿意跟一些疑难杂症的供应商,有的人擅长跟进工作,有的人有工程品质计划经验,有的人嫌工资低工作不积极但愿意学习,有的人嫌他跟的供应商太多,也有人嫌他跟的供应商太少等等;我的做法是尽量调动他们的积极性,尽量让他们能够发挥长处,时时了解他们的心理动态,及时调整;当然,如果实在不合适,我也会做出劝退或建议调岗的安排。多年的经验,我所带的团队一般流失率会比较低;
12、愿意传授和学习
就如我在此写文章一样,我更愿意将经验传授给他人,同时我认为最好的学习方法就是传授,因为能巩固自己的知识,同时如果有人提出不同观点,我也能顺便学习;
. 我也比较喜欢讲课,我最得意的一个关于采购谈判的课件,至今还雪藏,不好意思,因为我认为谈判是需要千锤百炼才能练成的,如果只是给一个课件根本没用;记得有一年参考谈判的培训,讲到最后,老师丢下一个实战课题马上开溜,因为他怕马失前蹄。大家可以理解谈判的实战训练在双方都知道是训练的情况下会有什么结果,那就是不会有结果。开始我也是这样理解的,后来我在培训中尝试了几次,很成功,我的方法是培训前让双方实战训练,待讲完课后再让双方同样的案例进行实战训练,然后再同他们讲解前后的变化及不足;
以上就是我的一些采购管理的理念和方法,也可以按平衡计分卡的四个维度去解读:财务角度、顾客角度、内部流程角度、学习与创新角度;希望大家指正!