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工作总结虽然不是《国家行政机关公文处理办法》规定的公文种类之一，但它的使用频率之高却是许多正式公文所无法相比的。可以说，写好总结这一常用文体是政府系统各级办公室文秘人员的一项基本功。
一、工作总结的涵义和特点
工作总结，通常叫总结，是通过对以往工作的回顾、反思和分析研究，找出成绩与问题、经验和教训，得出规律性的认识，用以指导今后工作实践的一种应用文体。总结所要解决和回答的，是某一时期的工作中已经做了什么，如何做的，有什么经验教训。它要求把零星的、肤浅的、表面的、感性的认识，上升到全面的、系统的、本质的、理性的认识。由此可见，总结的实质就是运用辩证唯物主义的观点，把过去的工作实践提升到理论高度予以认识的写作活动。
总结具有以下特点：
第一，自我性。总结是人们自身实践的产物。它以客观评价自身工作活动的经验、教训为目的，以回顾自身工作情况为基本内容，以自身工作实践的事实为材料，其总结归纳出来的理性认识反映的是自身工作实践的规律。因此，自我性是总结的最本质特点。它要求总结的内容必须真实，总结的材料要来源于自身实践，不能东拼西凑、添枝加叶；总结的观点必须恰如其分，只能是从自身实践活动中抽象出来的认识，不能任意粉饰、拔高。
第二，归纳性。总结应当忠实于自身工作实践活动。但是，总结不是对工作实践作简单的复制，完全照搬工作实践活动的全过程，而是通过对实践活动的回顾，对实践作本质的概括。它不仅要反映工作做得“怎么样”，而且还要阐明“为什么”这样做，今后应当“怎么做”。要在回顾工作实践活动全过程的基础上，对工作中的成绩与问题、经验与教训进行分析研究，把感性认识上升为理性认识，归纳出能够反映事物本质的规律。这也正是总结的价值所在。
三，群众性。无论哪一个部门、哪一个单位的总结，都要集中反映群众的工作实践，反映群众创造的成绩和经验。
第四，证明性。就是说总结的基本表达手段是被动的（严格地说是证明），它要用自身实践活动中的真实的、典型的材料来证明所得出的各个判断的正确性。
二、总结的作用
*同志曾经指出：“在生产斗争和科学试验的范围内，人类总是不断发展的，自然界也总是不断发展的，永远不会停止在一个水平上。因此，人类总得不断地总结经验，有所发现，有所发明，有所创造，有所前进。”这是对总结作用的精辟论述。
概括起来，总结具有以下作用：
第一，可以全面、系统、客观地对以往工作进行评价，做到“心中有底”。
第二，通过总结，可以肯定成绩、发现问题，分析成功与失败的经验、教训，进一步认识客观事物的发展规律，制订出更加切实可行的方针、政策、计划，指导今后的工作。
第三，可以提高我们的工作水平和领导能力。通过总结可以为领导机关提供情况和经验、教训，以便领导机关从实际出发，加强科学管理，更好地指导工作。特别是对典型经验、先进做法进行总结推广，可以对面上工作起到促进作用。
三、总结的分类
总结的类别，有许多划分方法，但从总结涉及的范围来看，可以分为两类。
一是全面总结。也叫综合总结，这是对某一个单位、部门、系统或地区某一阶段各个方面工作的全面总结、内容广泛、注重全局。如《XX市人民政府2019年度工作总结》，就需对经济发展、社会事业、机关建设等多个方面进行总结。综合总结内容比较全面，但并不是必须面面俱到，而应选择成绩最显著、经验最突出或对全局工作最重要的某几个方面去总结。
二是专题总结。也叫专题经验总结。这是对某一方面工作、某项任务，或者工作中的某个突出问题作的专门总结。这种总结在实际工作中使用得也比较多，它要求内容集中、重点突出、针对性强。如市政府办公室曾为市政府原秘书长XXX写过一篇署名文章，题目是《坚持两全一高指导思想深入开展三无一有竞赛活动》，发表在《秘书工作》上。这篇文章就是对如何在全市政府系统办公室提出“两全一高”指导思想，怎样开展“三无一有”竞赛活动进行专题总结的。写专题总结，要在对某一问题有深刻认识的基础上，进行严密的分析、论证，做出结论，通常是按照提出问题、分析问题、解决问题这样一条线索来进行构思的。
四、总结的写法
（一）总结的一般写法
总结，特别是专题总结，有各种各样的写法，但不管怎样的写法，一般都要有以下几方面的内容：
1.标题。总结的标题大体有两类构成形成。
一是公文式标题。也叫四项式标题，由单位名称、时间、事由、文种等项组合而成。有的是完全式标题，即四项都有，如《XX县人民政府2019年度工作总结》；有的是不完全式标题，省去文种以外的一项或两项，如《2017年三无一有竞赛活动总结》《工作总结》等。
二是非公文式标题。也叫新闻式标题，常用于专题总结，这种标题比较灵活，一般又分为单标题和复式标题两类。
单标题：即用所要表述的中心观点作为标题。如2017年初政府系统办公室“三无一有”竞赛活动总结表彰大会上，偃师市作的典型发言《强化调查研究服务领导决策》，用的就是这种单标题的形式。
复式标题，即既有正题又有副题，正题突出中心，副题注明单位、时间、事由和文种。如《综合治理齐抓共管持之以恒——XX县整顿社会治安工作总结》。
2.正文。总结的正文由前言、主体和结尾三部分组成。
（1）前言。即正文的开头，要求简明扼要，紧扣中心，有吸引力，一般是概述基本情况，为主题内容的展开作必要铺垫。写法比较灵活，通常有以下几种方式：
概述式：概括介绍基本情况，即交待工作的背景、时间、地点、条件等，不要求全求详，一般不要涉及与中心无关的事项。
结论式：先明确提出总结出的结论，使人了解经验教训的核心所在，然后再引出下文。
提示式：对工作的主要内容作提示性、概括性的介绍，它不概括经验，只提示总结的工作内容和范围。
提问式：先设问提出问题，点明总结的重点引起人们的关注。
对比式：对有关情况进行比较，以说明成绩，阐明优势，引出下文。
总结也可以综合应用上述几种方式开头，但都要交待清楚基本情况，要通过适当的归纳和概括，用一些基本的统计数字来说明，以增强表达效果。
（2）主体。这是总结的核心部分，主要包括下列内容：
一是做法、成绩与经验。这是总结的主要内容，要求写得详细、具体。要写明做了哪些工作，采取了怎样的措施、方法和步骤，有什么效果，取得了哪些成绩，取得成绩的主客观原因是什么，哪些做法是成功的、行之有效的，有什么经验和体会。这些内容中，做法、成绩是基础材料，经验、体会是总结的重点，在全文中占有主导地位。这部分内容一般比较丰富，写作中要处理好主次详略的关系。那些关键性的、有创造性的做法要介绍得详尽、具体、清楚，突出的经验体会要重点阐明，其他内容则可写得概括、简单一些。具体写作时，做法可以单独写，也可以和经验结合起来写。经验可以分条开列，自成一个部分，也可以结合工作进度来写，将其融入每部分之中。写经验时，不但要指出具体经验是哪些，还要用典型材料对经验加以充分的阐述，提示经验的意义和效果。在形式上，有的列小标题，有的不列；有的用序数逐条标出，有的则根据内在逻辑关系分段表述。
二是问题与教训。要写出工作中存在的问题与不足，以及它们给工作带来的影响、造成的损失，分析出现问题、失误的主客观原因及由此得出的教训。不同的总结对这部分内容的轻重处理也不尽相同，比如着重反映问题的总结，就要把这部分作为重点来写。
三是今后的工作设想和努力方向。这是在总结经验教训的基础上，针对工作的实际问题，提出改进措施，或者说明今后打算，或者说明工作发展趋势，展望工作前景，提出新的目标。
（3）结尾。可以概述全文，可以说明好经验带来的效果，可以提出今后努力方向或改进意见，也可以不要结尾段，以今后的工作打算作为结束语。
3.落款。写上总结的单位名称，标明时间，题目中已有单位名称的，可只标明时间。
（二）总结常用的结构形式。
写总结没有固定的模式，以上所述各个部分所占的比重和笔墨多少，各个部分根据什么样的逻辑联系起来，强调什么，突出什么，都应根据实际工作的情况和总结的侧重点来考虑，所选择的素材应当反映事物内在的联系，服从全文的中心。其结构原则，一是要根据客观材料，在总结所要表达的总的观点指导下，确定总结写哪几个部分。二是要根据事物内在的联系，确定各个部分之间、部分与中心之间的关系，即结构各个部分之间的关系。三是要根据客观实情确定中心和重点。四是要根据各部分之间的关系、总结的重点以及认识规律，确定各个部分的次序。
一般说来，总结不外乎从纵横两个角度来组织材料，安排结构。通常采用以下一些形式。
1.分部式。即按照“情况——成绩——经验——问题一意见”或者“主旨一一做法——效果——体会”的顺序，先写主要工作情况，即做了哪些工作，取得了什么成绩，然后写主要做法，经验、教训或体会。这种写法将总结分成了几个大部分，依次来写。为了做到眉目清楚，每个部分可用小标题，或者用序号列出。这是长期以来写总结沿用的习惯写法，所以又称传统式或程序式结构法。
这种写法的好处是容量较大，眉目清楚，适用于大型总结、全面总结。
2.阶段式。这是把要总结工作的整个过程，按时间顺序划分成几个阶段来写。每个部分把其中一个阶段的工作情况、经验教训结合在一起来写。采用这种纵式结构，全文脉络清楚，便于突出工作的发展进程和每个阶段工作的特点，适用于同期较长而又有明显阶段性的工作总结。如《三讲教育工作总结》。
运用这种结构形式，一定不要记流水帐，要注意突出各个阶段的特点，注意各阶段之间的连贯性。
3.条文并列式。
这是把总结的内容按性质分类，逐条逐项排列。一种是以经验体会为序分条，结合经验体会的分析阐述，自然地介绍工作情况，夹议夹叙，讲清问题；一种是以工作项目为序分条，在介绍工作情况的基础上，引出经验教训。两种写法，前者更佳。各条有相对的独立性，又围绕中心有密切的联系。各条文之间，表面看是一种并列形式，实质上要体现一定的逻辑关系，或者是并列关系，或者是主从关系等等。
这种结构形式，能突出总结的理论性，适用于专题经验总结，也称之为经验体会式。
4.总分式。这种结构形式常用于全面总结。先总述工作情况，如形势、背景、成绩，然后再分若干项主要工作逐次总结。它区别于条文式的地方是：它的开头部分即综述部分比条文式写的更周到、全面、详尽些；它的主体部分既可以分条，也可分部分列小标题，且分项一般按工作内容、范围来分类。
运用这种结构方式要突出重点，不是主要方面的工作，不必专门列项来写，可在总述情况时加以交待。分项总结的工作，也不必面面俱到，平均用力。
5.贯通式。这是围绕中心，按时间顺序或者事物发展顺序，抓住主要线索，层层分析说明，总结工作的全过程。它不分条款，不用小标题，前后贯通，一气呵成，按自然段落安排层次。这种结构适合内容比较单一的专题总结。
五、撰写总结应该注意的几个问题。
（一）要有正确的指导思想和实事求是的精神。总结工作的目的是为了检查工作任务的完成情况，明确工作中的成绩与问题，从中取得经验教训，以利今后工作的开展。因此，总结必须准确地反映客观真实情况，不能用主观的框框去套客观事物；不能脱离实际，生编硬造，借题发挥；也不能为了邀功请赏、哗众取宠而夸大成绩、掩饰问题、文过饰非。要实事求是地总结工作，必须有科学的态度和正确的思维方式，坚持用辩证唯物主义的观点分析问题。既要看到工作的有利条件，又要看到不利条件；既要看到主流，又要看到支流；既要看到工作成绩，又要看到问题和不足；既要看到现在的工作成绩，还要看到将来的发展趋势和前景。不要采取肯定一切或否定一切的简单态度，也不要静止地看问题。这样才能得出符合客观实际的认识，用以指导今后的工作。
（二）要占有丰富的材料，掌握全面情况和整个工作进程。选择材料，一是要选择能为中心服务的材料。材料太多，不但罗嗦，且会淹没中心。凡不能表达中心或与中心无关的材料，要坚决舍弃。二是要选择最典型、最有代表性并能反映问题本质的材料。三是要选择新颖、有特色的材料。总之，写总结必须占有丰富的材料，既要有面上的材料，又要有点上的材料。面上的材料有概括性、可以反映事物的全貌；点上材料具体、生动，能够通过个性更深刻地反映事物的共性。只有占有丰富的材料，掌握全面情况，写起总结来才能避免以偏概全、挂一漏万，才能准确地找出最能反映全局工作的经验教训。
（三）要抓住重点问题，总结出规律性的东西。首先，要注意确定重点和中心。总结不是现象的罗列和记录，而是反映现实和规律的，要把大家对现实分析研究的结果写出来，把认识清楚了的、考虑成熟了的东西写出来。因此，在明确总结的指导思想以后，还要有目的地确定总结的重点和中心。抓不住这些，即使洋洋万言，也不是一篇好总结。其次，要寻找与把握工作中带有规律性的东西。这是写总结的硬功夫，是重点和难点之所在。有人写总结，只是把所收集的情况和材料一一堆积上去，或者只是原原本本地把工作的过程写出来，面面俱到，庞杂累赘，抓不住要领，形成一本“流水帐”，使人读后不知总结要说明什么问题，更不能从中得到有益的启示。这种总结是很容易写的，但写出来用处不大。一份好的总结，应当抓住重点，分清主次，概括地反映总的情况，重点说明几个问题。问题太多就会冲淡主题。非重点的问题，可以少用些笔墨，至于细枝末节或无关问题则一律不写。
（四）要做到观点和材料相统一。观点来自材料，没有材料不成观点。但观点一旦形成之后，又必须以观点统帅材料，以材料说明观点。怎样才能做到观点和材料的统一呢?常见的方式有：
1.选择典型材料来反映观点。有的用一个典型材料说明一个观点，有的用几个典型材料说明一个观点，有的把观点融合在对典型材料的叙述之中。
2.运用不同材料，从对比中阐明观点。如用好的典型同差的典型对比，新经验同旧做法对比，点上情况同面上情况对比，等等。
3.运用数字性材料来说明观点。总结中运用的数字，一般有绝对数、平均数、百分数、对比数等。这些数字有很强的概括力和表现力。有的问题和观点，用很多议论也难以说清，而用几个数字，就可使人一目了然。当然，数字的运用要恰到好处，要通过数字分析情况、提出问题、说明观点，不能无目的地堆砌数字。
4.用群众中有说服力的生动说法来印证观点，以增强读者的感受。
此外，总结的语言要简明、生动，“大体”“一般”“基本”等不太确定的词语要尽量少用。总结不是文艺作品，不能使用夸张的手法、奇特的比喻、大段的抒情，但文章要生动活泼，以增强文章的效果。要把记叙性文字和说明性文字有机地结合起来。记叙文字是分析说理的依据，分析说理又是对记叙情况的综合、提高，两者要有机结合，切忌彼此脱节，互相矛盾。
