在材料堆中摸爬滚打，我们难免要接触各种各样的数字材料。各种年报、季报、总结、情况介绍、领导讲话、调研报告等，不用数据的情况并不多见。各个层面的领导一般都很重视数字的作用，数字能够传达信息，数字里面出文章，数字蕴藏工作方法，数字背后有“故事”，数字展现精神风貌，数字用好常出彩。有时，豪言万千，难抵数字半边。每一个文字工作者要善于搜集数字，研究数字，用好数字，努力成为数字专家，善于让数字“说话”。
学会用好数字，首先要弄清数字和数据的区别。数字，是表示数目的文字；数据，就是我们通过观察、实验或计算得出的结果，是有了思想性的数字，可以成为我们决策的“依据”。显然，在我们笔下流泻的当是“数据”。倘若单是“数字”，就是冷冰冰、硬邦邦的，而一旦成为“数据”，就有了思想的闪光、智慧的波澜和温情的吹拂。要让数字“蜕变”为数据，我们必须坚持实用至上，确立确凿的“数据观”，切实把握好以下五点：一是要让数字成为体现成效的客观证据。说明工作成绩，有时烦琐的语言，还不如“数”说更直观，真是“数”自无言，下已成“蹊”。二是要让数字成为改进工作的重要根据。工作如何改进？事实上，有些数据已经为我们留下了问题的“蛛丝马迹”，展现了发展的“端倪”。三是要让数字成为言简意赅的有力证据。在总结相关经验时，一定要有数据意识，引用数据往往省事又省力。四是要让数字成为发表见解的可靠凭据。要支撑所确立的观点，不妨多引用相关数据。五是要让数字成为探究规律的生动考据。要学会研究数据，进得去又出得来，而出来的时候已是从数据中提炼和升华后的经验性认识，能够成为决策的重要参考。
公文中运用的数字，从内容上看，有显现工作量的，有说明成绩的、有量化目标的、有概述情况的、有反映问题的、有体现构成的、有揭示本质的、有展示变化的、有呈现进展的，等等。从表达方式上看，列数字是一种说明方法。公文写作中运用数字说明主要出于以下六种目的：
一、突出直观性。有时我们重复多少遍的问题，对象听了半天不一定明白，而在列举了相关数据以后，语言就显得浅近直白了。
二、彰显目的性。数据的运用不能“为了数据而数据”，而要体现一定的目的性，“当用则用”。“数据不是无情物，展现目的显主题”。
三、注重操作性。在提出工作思路、下步打算的时候，为了落实责任，便于跟踪问效，有时要把相关目标进行量化，通过一系列数据来提高相关思路、决策的可操作性。
四、体现艺术性。每当遇到跟对象不便说、说不清、说不透而又十分想说的话题时，一个较为艺术化的手法便是“用数据说话”，让对方能从数据里轻而易举地“捕捉”到包含的意思。
五、反映规律性。一星半点的数据看起来是冰冷的，但如果将一组相互关联和印证的数据放在一起，数据的内涵就立刻饱满起来，可以从中看出某种规律性。
六、显示实在性。事实证明，有时坐而论道远远没有数据说明更直接，更让人感到货真价实、血肉丰满。如我们要说明作风建设的成效，看起来就是很“虚”的内容，如果再没有相关数据说明，就更给人“空对空”的感觉。
