一、公文用语的要求
（一）使用书面语体
公文一般以程式化的书面语体为基本形态，用于事务性、立法性文件等。明确性、简要性、规格性是这种语体的基本要求，风格趋于简洁、朴实、庄严、准确。
（二）适当使用文言词语和文言句式
公文应当使用诸如:承蒙、兹因、欣悉、值此……之际、悉、特、拟、予、亦、于、该等，多用陈述句和祈使句;
很少使用比喻、比拟、夸张、双关、婉曲等渲染性的修辞格，有时选用对偶、反复、排比等;
在篇章结构上有严格的规格要求。
（三）恰当使用公文特定专用语
公文特定用语，含义确定，使用频率很高。它在准确、严谨地表述公文内容及格式的同时,还能有效地增强简明、庄重的语体风格。
如：遵照、如下、任免、审核、特此通报、予以查处等。
（四）用好介词结构
公文介词结构准确说明:事物的时间、地点、方向、条件、对象、范围、原因、目的、方式、依据等。
公文标题中的介词“关于”与其宾语组成的介词结构，用以提示和限定公文涉及的内容范围;
正文使用介词结构的频率也很高。
（五）适当使用模糊词语，以使公文内容得到恰当的表达
模糊语言是指外延不确定、作者有意不作详细交代或内涵无确定的弹性语言。它可适应特定语境，是为了更周密、严谨、简练得体，准确恰当地表意的需要。
例如:“按相关文件规定”，这句话中的“相关文件”本是存在的，但或限于文章篇幅，或有意不写，因而，“相关文件”便有了模糊性。
模糊词语常被用来表示时间、方位、数量、程度、范围等。如下：
表时间
近来、最近、当今、当前、过去、往日、原先、前不久、不日、不时、将来、届时、今年以来、今冬明春、长期、最初阶段、晚期、临时、有时、及时、一贯、一度、一段时间、偶尔、许久、限期、如期、一朝一夕等。
表方位
附近、周围、远方、前方、后方、南方、北方、上边、下边、前面、后面、外地、本地、这里、那里、所在、就地、处处等。
表数量
多数、少数、一些、许多、不少、不乏一系列、一伙、多次、屡次、一再、再三、三令五申、三番五次、个别、绝大多数等。
表程度
稍、较、很、最、极、重大、巨大、特大、莫大、一定、显著、稍微、普遍、差不多、基本上、大抵、大体上、 充分、足够、较为、极端、丝毫、十分等。
表范围
广大、广泛、所有、有的、有些、有关、左右、 以上、以下、以内、以外等。
模糊语言要用得恰当得体，该用才用，如果随意滥用，将有损公文的明晰性和严肃性。
二、公文写作常用习惯用语
1、称谓用语：在公文中对各单位称谓的简称，表示与称谓对象关系的词，例如：
我（局）、本（部门、人）、贵（公司）、该（房屋）等。
本：如“本公司”，属于第一人称词，可以与“我”通用，具有郑重色彩，用在上行文、下行文和平行文中。
贵：如“贵局”，属于第二人称词，表示尊敬与礼貌，但与“你”不完全相同。只能用在平行文和涉外文件中，不用在上行文和下行文中。
该：如“该部门”，属于第三人称词，用于指代上行文、下行文和平行文中提到的人或事物，属于自己与对方之外的第三者。
2．开端用语
主要说明发文缘由、根据或目的的词语。
例如：
①为、为了；
②根据、按照、遵照、依据；
③鉴于、关于、由于；
④目前、当前；
⑤兹（现在）、兹有、兹介绍、兹将、兹派、兹聘等。
3．引叙用语
用于批复或复函、贺信等引述来文、来电作为依据的用语。引导公文直接叙述事实或主张，使语言表达直截了当，开门见山。
如前接、顷接、近接、悉（知道）、收悉、电悉、文悉、敬悉、欣悉。
4．经办用语
主要引出对有关事件办理过程的叙述和说明。
例如：
①经、业经、兹经、未经；
②拟、拟办、拟定；
③施行、暂行、试行、执行、参照执行、贯彻执行、研究执行；
④审定、审议、审批；
⑤会议听取了，会议讨论了，会议认为，会议指出，会议强调，会议通过了、会议决定，会议希望，会议号召，会议要求，会议呼吁等。
5．承启用语
主要用于使公文从对事实的介绍述说转为对问题的阐发概括，从而起到过渡作用，为公文的有效阅读提供便利。
例如：
①根据……决定，根据……特告知如下，依据……公告如下；
②为了……现决定，为……通报如下，现就……问题请示如下；
③现将……（情况）报告如下，现就……问题提出如下意见，经……批准（同意）将有关事项通知如下；
④拟采取如下措施；
⑤经……研究，答复如下；
⑥总之、总而言之、鉴于上述情况、为此、据此、故此、有鉴于此等。
6．期请用语（用于“函”）
主要用于向受文者表示请求或希望，是一种尊重对方，语气和缓的公文礼貌用语。除法规公文外，大多数公文可以用这类词语。如拟请、恳请、谨请、务请、烦、务、务即、希予、盼、切盼、渴盼等，
7．表态用语
表示态度、可否的语言。
例如：
①不同意，原则同意，同意；
②不可，可办，照办；
③批准，原则批准等。
8．结尾用语
主要用于表示行文目的、要求，包括执行要求；或表示感激、盼望、训诫等方面的公务实用特色，同时也给阅文者以正文已结束的明确认识。
（1）用于请示：①当否，请批示；②妥否，请批复。
（2）用于函：①请研究函复；②盼复；③请予复函；④不知尊意如何，盼函告；⑤望协助办理，并尽快见复。
（3）用于报告：①请指正；②请审阅。
（4）用于批复、复函：①此复；②特此专复；③特函复。
（5）用于知照、普发性公文：特此公告（通告、通知、通报）
9．判断用语
主要用于表达判断关系，如系、确系、果系、纯系等。
10．征询用语
主要用于体现公文的行文关系及高度的组织观念，同时也表示有礼貌地征求意见，带探询、商洽、请求的语气，表示对上级的尊重。
如妥否、当否、可否、是否可行、是否妥当、请予批转、当否，请批示等，
11．受事用语
主要用于平行文和涉外文书，表示感激承受；
如蒙、承、承蒙、荷、是荷、为荷等。
12．报送用语
主要用于表示公文或者有关资料上报过程、方式和要求。
如呈请、呈报、呈文、呈送、呈上、迳报、送达等。
13.批转用语
用于批转、转发、印发通知时的用语。
例如：批转、转发、印发、发布；批示、阅批、审批等。
（上报公文报告用语：现将……报上，请审阅、阅示）。
14.时态用语
表示时间状态或时限方面要求的用语。
例如：
①从速、亟待、即日、暂时、行将、即将、一向、一经；
②按期、如期、定期、限期、先期、预期、逾期、展期、周期、过期等。
以上，
祝好。
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