“没有什么多，就是会议特别多”，这是很多国企人的切身感受。“会议文化”在任何行业的国企都十分的盛行，一方面这是体制属性，另一方面这是历史关系。
但千万别抱怨会议多， 在国企，会议往往也是一个人展示自我脱颖而出的平台和机会，尤其是组会。通过筹备和组织会议不仅可以让领导看到你的组织协调，沟通协作能力，还能够充分的让领导识别到你到底有没有管理的潜质。如果你能够把一场会办的漂亮让直接上司脸上贴金，让大领导赞不绝口，那么你距离升职加薪就一定不远了。
那么到底怎么做才能够把会办好呢？今天我就来跟你说一说如何去办一场会，特别是较为正式的工作会。例如年初的工作启动会，年末的工作总结会，“七一”“五四”表彰大会等等。
（一）成立会议筹备小组
一场重要且正式的大会涉及面广，一人很难兼顾所有。因此，要办好会议，首先需成立会议筹备小组，明确成员分工，让大家各司其职，高效推进筹备工作 。
（二）制定会议流程
在开展具体筹备工作前，务必先制定会议流程。只有确定流程，才能针对每个环节做好相应准备。国企内重要大会的流程通常较为固定，像年复一年的工作会、表彰会等，形式和流程都有规律可循。可参照往年会议流程，再根据新要求进行增减或完善。
（三）敲定会议材料
会议总会产生讲话稿、主持词、会议议程等材料，会前必须确定好这些内容。领导讲话稿一般由专门部门准备，组会者需与领导沟通，询问是否有讲话稿，方便后期整理会议内容。主持词要与主持人沟通，让其提前撰写，正式会议更要做好这一工作。会议议程表需在开会前发放给每位参会人，让大家清晰了解会议进程。此外，根据会议内容，可能还需准备其他纸质材料，会前都要准备齐全，并摆放在领导和相关参会人员桌前。
（四）确定参会人员范围及要求
依据会议内容和上级领导要求，确定参会人员范围，并提出着装、发言和讨论等方面的要求，确保会议有序、规范进行。
（五）确定会议时间、预定会议室
大型会议需公司各级领导参加，确定会议时间往往比较困难，需多轮沟通。组会人要积极沟通，尽早确定时间，以便提前准备会议，预定会议室，避免会议冲突。
（六）会场背景布置
根据会议内容，提前制作会标背景PPT，或布置会议背景，如悬挂党旗、党徽、横幅或设置电子字幕等，营造合适的会议氛围。
（七）准备投屏笔记本电脑
正式大会建议使用单独电脑专门用于投屏，可有效降低投屏出现问题的概率，保障会议展示环节顺利进行。
（八）联系媒体记者或者单位宣传部门
重要会议离不开宣传报道，会前要提前联系单位内部宣传部门人员按时到场。若是对外大会，还需联系媒体记者，确保现场拍摄工作顺利开展。
（九）确定会议时间安排
重要大会时间较长，短则三四个小时，长则一天以上，部分会议还会在单位外部举行。因此，要明确会议时间安排，包括就餐、开会、休息等时间，让参会人员清楚知晓。
（十）打印桌牌并正确摆放
打印桌牌是会议常规工作。摆放桌牌时，中间位置应放置最高级别领导的桌牌，遵循左为上原则，这既能体现领导职位职级，也能引导领导有序入座。
（十一）摆放茶杯，会前15分钟倒水
无论领导是否自带水杯，都要在领导席准备水杯、矿泉水（热水和常温水），茶杯内一般放置茶叶。倒水时间宜在会议开始前10 - 15分钟，且最好等领导入座后再进行。
（十二）视频设备测试
若会议有视频分会场，需提前测试设备，确保声音和画面正常，保证各会场顺利沟通。
（十三）确定合影位置，并提前安排摄影师就位
提前确定合影位置，安排摄影师就位，会议结束后引导参会者有序合影留念。
（十四）营造舒适的会议环境
保持会议室桌椅干净整洁，下午开会要拉上窗帘，避免光线影响投屏效果。天气热时提前打开空调，调节到适宜温度。
（十五）大门口张贴会议标识或安排专人引导
若会议在单位外部举行，要张贴会议标识或安排专人引导，防止参会人员找不到会议地点。
（十六）安排领导休息室
会议时间长且有休会情况时，要在会议室附近安排休息室，摆放茶歇，供领导休息。
（十七）发布会议通知
一般情况下，重要会议通知需要至少一周前发布，以确保参会人员提前协调工作并按时参会。发布通知时，务必要求参会人员进行“回执”，以确保收到了会议通知。
（一）提前检查准备
工作人员需提前一小时到达会议现场，再次检查会议用品、电脑等设备，调试好设备，梳理会议流程，确保会议顺利进行。
（二）专人负责签到
安排专人负责签到，要求参会人员会前15分钟全部入场并落座。
（三）落实未到场人员
临近会议开始前5分钟，落实未到场人员情况，及时电话沟通，并预留座位。
（四）记录领导讲话
领导讲话环节，最好全程使用录音笔记录要求，便于后期整理会议内容。
（五）做好会务工作
会议过程中做好会务工作，每隔半小时为参会领导和人员倒水，会议快结束时，提前通知司机在楼下等候或餐厅准备开餐。
（一）收拾会场资料
会议结束后，收拾不用的会议资料，集中销毁内部敏感或涉密资料，要求参会人员不将此类资料带出会场，回收后清点资料数量。
（二）整理会议内容
在会议结束一天内，整理好领导讲话稿，补充领导即兴发挥内容，并将会议精神和讲话内容发送给相关科室或部门传达落实。
（三）发布新闻宣传稿
会议结束半天内，整理编辑好新闻宣传稿，发布在公司官网、官微等平台，保证新闻时效性，扩大对外宣传效果。
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