摘要:结合医院对于检验试剂条码流程改造,针对检验试剂管理存在的漏洞进行规范化管理,达到节约成本,提高医疗质量的目的。
关键词:检验试剂,条码化
众所周知,医院检验科对检验试剂的管理缺乏理论和实际的经验,存在着许多漏洞。不仅影响医疗质量,而且造成检验成本过高或由于计划不周而浪费资源,对医院的规范化管理带来很大困难。很有可能造成医疗质量下降,是发生医疗纠纷的隐患,应引起我们的重视。
1 试剂管理中存在的问题
(1)采购制度不健全。试剂虽然在建院时就开始使用,但是尚未有较好的规章制度可依据,医院虽然有药品、后勤物资材料采购制度,但是唯独没有试剂采购管理制度,基本上把采购管理权交给检验科室,医院管理失控。
(2)采购个人做主,造成成本过高和因某种利益关系盲目进货,造成试剂积压和浪费,难保质量和价格合理。
(3)质量验收登记制度不健全。不少试剂往往直接送达检验科,无人验收或单人验收,登记项目不全或根本不登记,入库只见发票不见货,科内使用收支不清,更没有建立盘点制度。
(4)采购试剂索要资质不严格。进货渠道混乱,多家进货,对经销商未建立档案,经营企业证照不全或无证照存档,经销人员委托经销资质不合格或无资质,好多进口试剂无中文标识。
(5)贮存管理混乱。由于缺少完备的贮存条件,各类试剂混合存放,未严格分类管理,有的一个冰箱存放数十种试剂,导致制冷不良,造成试剂严重浪费,或冷藏与冷冻不分,影响试剂结果的准确性。
(6)试剂不监测。甚至使用过期试剂。试剂贮存无专职(兼职)管理人员,既不监测又不清理,对超出了有效期的试剂不处理,不切实际超量购进,实验室内积压报废,个别甚至违规使用过期试剂。
2 试剂条码化流程改造
针对以上管理中存在的问题,浅谈一下医院试剂条码化管理流程改造。
2.1 条码化流程介绍
检验试剂进行条码化管理,是在物资管理系统的基础上,增加的一项专门针对检验试剂管理的功能,可以有效改善上述的问题,从供应商给医院送货开始,到医院试剂库房接收试剂,再到检验科室使用试剂,最后会计科给供应商支付货款。这一整条流程都将得到有效管理与控制。使检验试剂得到科学化的管理,避免来源不明、使用浪费等问题。
该流程调整为所有试剂使用条码化管理,一物一码。由供应商自助开单,打印条码并扫码入库,再有试剂库房库管进行核对审核,审核过的试剂才能够让科室领用走进行使用。试剂入库入进虚拟库,只有科室领用走后才入进实库,会计科付款,以实库数据为准。只有使用了的试剂才给供应商付款。
2.2 具体管理流程如下
2.2.1 维护物资字典
对检验试剂字典进行重新维护,确认检验试剂的供应商信息,以便供应商可以进行入库,这里的供应商为单一供应商。
2.2.2 维护供应商信息
1)增加供应商统一工号(***/供应商),用于物资管理系统。该工号下只有一个功能模块,即供应商条码自助打印。进入自助打印模块需要进行二次登录,即各个供应商不同的名称,代码和密码,做到各个供应商使用的独立性。
2)库管在自助模块增加各个供应商的信息:供应商名称、供应商编码、自助模块登录密码。用于登录供应商自助功能模块。
2.2.3 供应商自助打印机入库
供应商登录物资系统,进行开单保存,打印标签并扫码入库。【标签中包含医院名称、系统产生的一维码(该单位试剂唯一标识码)、试剂品名、品规、批号、有效日期。条码打印份数有参数设置】条码组成为:单据号(6位) 财务编码(01) 日期(8位) 数量编号(3位)。
2.2.4 库管审核入库物品
试剂库房库管一一核对供应商送来的试剂,核对送货单及试剂信息,对已核对完成的试剂信息进行审核。审核完的试剂才能进行领用、使用。核对不正确的信息可以作废。审核完入虚拟库的试剂,可以打印入库单。
2.2.5 个人领用
使用科室到试剂库房来进行领用,将需要领用走的试剂单位一一扫码领用,确认时需要领用人输入密码确认。领用走的试剂可打印领用汇总单。领用完的试剂入到实体库,产生帐页。
2.2.6 退货出库
对于已经审核入虚拟库还未使用的试剂,发现试剂有问题或者失效试剂,存在需要退货出库的情况,库管可以进行扫码退货出库。
2.2.7 试剂使用
试剂上机使用。过期的试剂无法使用。
2.2.8 财务结账
会计科针对科室领用完的试剂给供应商付款。
3 试剂条码化管理的优点
(1)明确每个品规的试剂由哪个供应商供货。供应商基本由医院招标确定。规避了多家进货混乱问题。
(2)实现材料追溯。通过条码化管理,可以清晰地查询到试剂入院的整个过程和相关经手人。提高整个流程的管理质量。记录了每个品规的来源和去向。
(3)整个流程为零库存,即出即入。医院只对科室使用的试剂付款,减小了医院财务压力。
(4)提高工作效率。将医院的一部分工作转移到了供应商来完成,大大减少了库管的工作量。提高了部门之间的配合,减少了重复工作,提高了效率。
4 过程中遇到的问题
4.1 包装不统一
我们的条码管理为一物一码制,但是检验试剂存在包装不统一的问题,有的试剂是一盒中只有一瓶试剂;有的试剂是一盒中4瓶试剂;有的试剂是一盒中为两套,需要搭配使用,虽然是4瓶,但2瓶为A组,两瓶为B组,在实际使用过程中为A组和B组需要配合使用。所以在决定给检验试剂上条码前,需要跟医院确定好,是按照什么单位来管理,打条码。确认好以后才好调整物资字典。
4.2 供应商时间安排
检验中心内划分为多个室组:急救组、生化组、免疫组、微生物组等。部分检验试剂日使用量非常大,有的试剂也存在一个月才用几盒,对于供应商什么时间来医院打条码也需要医院调整规划,尽量避免几个供应商一起过来打条码。一般要求检验中心各室组先针对各室组自己的实际情况,由各室组的试剂管理员来划分出各供应商来医院打条码,送试剂的时间。
4.3 单据号位数增加导致条码使用不便
使用过程中还遇到了一个问题,需要注意下。由于耗材和试剂都是高值化管理。单据号使用的同一个序列号,在使用过程中,单据号长度达到7位时,生成的条码长度增加了一位,造成条码的读取性降低,一个条码需要扫几遍才能读出信息,需要调整条码大小。
5 总结
试剂作为不可收费材料,医院每年试剂材料花费昂贵。试剂条码化管理,能够规范医院试剂的使用流程,使检验试剂的管理更加科学化,流程化。规避了许多以前的漏洞,减少了试剂的浪费,让每个品规的试剂都能明确去向。医院试剂条码化管理后,会大大节约成本,方便管理。