档案目录是各立档单位按照一定次序编制的管理、利用、检索档案的工具。根据国家标准、行业标准,常见档案目录的样式主要有以下几种,供大家参考学习。
“1
归档文件目录
《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)在第5.5节编目中,对归档文件如何编目进行了具体规定。
1、 归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细,便于检索。
2、归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时,对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。
a)序号:填写归档文件顺序号。
b)档号:档号按照 5.4.2-5.4.3 编制。
c)文号:文件的发文字号。没有文号的,不用标识。
d)责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。
e)题名:文件标题。没有标题、标题不规范,或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的,应全部或部分自拟标题,自拟内容外加方括号“[ ]”。
f)日期:文件的形成时间,以国际标准日期表示法标注年月日,如19990909。
g) 密级:文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的,不用标识。
h)页数:每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。
i)备注:注释文件需说明的情况。
3、归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面,页面宜横向设置(见附录B图B1)。
4、 归档文件目录除保存电子版本外,还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录,应编制封面(见附录B图B2)。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构(问题),其中全宗名称即立档单位名称,填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册,也可每年区分保管期限装订成册。
“2
文书档案目录
《文书档案案卷格式》( GB/T 9705-2008)在第4节卷内文件目录格式中,对文书档案如何编目进行了具体规定。
1、目录用纸幅面尺寸
采用国际标准A4型(即长×宽为297mm×210mm)。
2、页边与文字区尺寸
卷内目录用纸上白边(天头)宽20±0.5mm
卷内目录用纸下白边(地脚)宽15±0.5mm
卷内目录用纸左白边(订口)宽25±0.5mm
卷内目录用纸右白边(翻口)宽15±0.5mm(见附录H)
3、卷内文件目录项目
包括:顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、尺寸(见附录H)。
4、卷内文件目录填写方法
顺序号:以卷内文件排列先后顺次填写的序号,亦即件号。
文号:文件制发机关的发文字号。
责任者:对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人,亦即文件的署名者。
机关团体责任者一般要著录全称,在全称字数太多的情况下可以著录统一规范的通用简称,不得著录“本市”“本局” 。个人责任者一般只著录姓名,必要时在姓名后著录对档案负有责任的职务、职称或其他身份,并用“( )”表示。联合行文的责任者,应著录列于首位的责任者,立档单位本身是责任者的必须著录,被省略的责任者用“[等]”表示,两个责任者之间的间隔用“;”。
题名:即文件的标题,一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加“[ ]”号。
5、日期:文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字。时间以8位数字表示,其中前4位表示年,中间2位表示月,后2位表示日,月日不足两位的,前面补“0”。
6、页号:卷内文件所在之页的编号。
7、单份装订的案卷应逐件加盖档号章。档号章的位置在每件文件首页上端空白处,归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项(见附录I)。
8、备注:留待对卷内文件变化时作说明之用。
“3
会计档案目录
《会计档案案卷格式》( DA/T 39-2008)在第8.2节卷内目录项目中,对会计文件如何编目进行了具体规定。