人事档案的内容涉及党和国家机密与个人隐私，查阅借用中，既要满足组织、人事、劳动工作和其他方面的利用需求，发挥其应有的作用，又要贯彻执行保密法规和制度，确保人事档案的完整与安全，防止失密和泄密。
（一）查阅的原则和范围
查阅人事档案总的原则是：宽严适度，内外有别，灵活掌握，便于利用。就利用者而言，由于人事档案是人事工作的重要依据和工具，组织、大事、劳动部门利用档案应从宽，其他部门利用档案应相对严一些。就利用范围而言，高级干部、中级干部、有贡献的专家、学者和有影响的知名人士，以及机要人员的人事档案，提供利用时从严掌握，严格审批手续，对一般干部、工人、学生的人事档案，利用范围可从宽一些。
根据有关规定，员工的主管单位，组织、人事、劳动、纪检、监察、保卫、军法、检察等部门，凡因人员任免、调动、升学、提拔、出国、入党、入团、福利待遇、离休、退休、复员、转业、纪律检查、组织处理、复查、甄别、治丧等，要了解该人的情况，可以查阅和借用人事档案。其他单位不得直接查阅和借用人事档案，如确因工作需要，须办理手续。
关于有关单位或个人因编写党史、军史、革命斗争史、地方志、人物传记等，一般不得查阅人事档案，可直接采访本人。如本人已去世或年迈丧失记忆，有病不能口述的，可查阅其履历和自传材料。
（二）查阅的要求
利用人事档案必须符合查阅范围的有关规定：利用党委组织部门的人事档案必须是中共党员；组织、人事、劳动部门查阅人事档案须有手续完备的信件；其他部门查阅人事档案应持有本单位领导签字的正式查档介绍信或《查阅人事档案审批表》(简称《审批表》)；查档人员不得查阅本人及其亲属的档案；未经领导批准，不得查阅同级人员的档案，下级不得查阅上级人员的档案；本单位组织、人事部门一般不得查阅本单位*的档案；只准查阅介绍信或《审批表》中提到的有关内容，其他所要调查的内容拒绝提供。
（三）查阅的程序和手续
查阅人事档案，必须持介绍信或《审批表》，由主管负责人签字并加盖公章，报人事档案部门审批后方可查阅。《审批表》或介绍信中，应写明查何人档案、理由、内容以及查档人姓名、单位、职务、政治面貌等。查阅时，要摘抄或复制档案材料的，要说明理由。
人事档案部门接到《审批表》或介绍信后，应认真审核《审批表》及查档人证件，看查档理由是否充分，查阅内容是否属于利用范围，手续是否齐全完备，然后决定该不该提供利用，提供哪一部分档案，提出处理意见报领导审批。提供利用时，将《审批表》及介绍信留下，办好借阅登记手续后，才能把档案交给利用者阅览。
人事档案一般不外借， 在特殊情况下经过批准，也可以短期外借，外借时须办理以下手续。申请借阅者必须持有手续完备的《审批表》或介绍信，由人事档案管理部门审核并经主管领导批准后，才能借出。借出时，要认真登记，除在“借阅人事档案登记册”上逐项登记外，还须填写“人事档案借阅卡片”并将借阅介绍信或《审批表》一起保存，供备查和催办。归还时，应认真检查、清点无误后在登记册和借阅卡上注销。
（四）出具证明和复制档案材料的手续
利用者索取和出具人事档案内容的证明材料，应履行必要的手续。凡符合调查证明材料范围的县级和相当于县级以上党委组织、人事、劳动、公安等部门、人事档案管理部门可以依据利用者的需要，出具证明材料，经领导审阅批准后，加盖公章，然后登记发出或直接交给利用者。
档案材料的复制，先由利用者提出申请，说明复制的内容和形式(手抄、复印、摄影)，份数和用途，经人事档案部门审核批准后，方可复制。复制品应与原件内容一致，注明材料出处，复制日期，并加盖公章，以示负责。
查阅注意事项主要包括以下几条：
(1)凡要了解员工情况，适宜与本人见面的，可建议直接采访本人，一般不得查阅人事档案。
(2)跨单位、跨系统查阅人事档案，除持完备手续的介绍信或《审批表》外，还必须经人事档案部门主管领导批准。
(3)子女或直系亲属入党、入团、入学、参军、提干、招干、招工、出国等进行审查，需要了解父母和亲属情况的，按有关规定，由员工所在单位的管理部门提供情况，一般不必查阅本人档案。
(4)查阅人事档案，只许在指定的阅档室进行，不准携出室外。查阅档案时，不准议论档案内容、泄露和向外公布档案内容。借出的档案，要妥善保管，严格保密，不得让无关人翻看，未经批准不得复制。凡违犯者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按违犯《中华人民共和国档案法》处理。
文/王英玮 陈智为 刘越男
