萌萌最近很低落，原因是她没能如愿提拔为商务经理，而学历、实力都不如她的艳艳却被提拔为商务经理。她找过老板，老板说：“我本来是最看重你的，可是你不能把我交代的所有事情都处理好，我怎么能放心把这个位置交给你？这一点你就不如艳艳，尽管你底子好。”
其实，她也意识到了这个问题。她经常在做一件事时就会不自觉地想另一件事，以致于任务一多，她每件事都做不好，甚至还出错，这也令她非常焦虑。
一次，她在做资金预算表，刚填了几个数就想到下午要把工程量算完，结果就点错了一个小数点。下午算量时，她又想起后天要见供应商，她脑里就又想应该怎样跟供应商商谈合同价款问题，以致于量也算错了，结果被老板狠批。然而，她的同事艳艳却能每件事都处理妥当。一样的工作量却有不一样的结果和效率。
其实许多职场人都有她这样的苦恼，工作本能很好完成，但做事时经常心不在焉。长此以往，职场人就可能会对自己的能力表示怀疑，焦虑不堪。那怎样才能解决这个问题呢？那就是运用“搞定”个人事务管理系统。
何为“搞定”个人事务管理系统GTD是Getting Things Done (搞定）商标缩写，即戴维·艾伦独创的工作-生活管理系统，旨在帮助人们从高压和不确定状态提升到无压高效的整体状态。
——《搞定》
“搞定”研究的是时间管理，但比传统的时间管理具有更丰富的内涵，是升级版的时间管理，是一门无压工作的艺术。
“搞定”个人事务管理系统包括横向管理工作的五个阶段，分别为准备阶段、收集阶段、理清阶段、组织整理阶段和回顾阶段。五个阶段形成一个高效的处理事务的流程，其核心就是把一切事务赶出大脑。
搞定的原理就是我们准备一个工作篮，把所有待处理的事务放进篮里，就忘记这些事。然后，我们再拿着工作篮一件一件地处理，所有事务会依据价值分类放在合适的位置，从而逐步清空工作篮。这样你就可以做到在处理一件事时把其余事务赶出大脑，做到“心如止水”，从而提高工作效率。
关于时间管理，人们做过许多研究，也形成了几种理论。现在比较盛行的时间管理理论就是“四象限理论”。这个理论的核心就是告诉我们要优先做重要不紧急的事。这就在一定程度上改变了人们通常优先做重要紧急的事的做法。
可是，我们知道了这个道理，却依然感觉压力很大，工作效率低下，焦虑状况没得到显著改善。这是为什么呢？因为就像萌萌那样，我们经常在从事一件事时脑里会不自觉地盘旋其它事，导致我们无法专注于此时从事的工作。
孟子曰：“学问之道无他，求其放心而已矣。” 讲的是求学问这件事就是把你放在外面的心给收回来。所以专心于眼前事就是学问之道，也是工作之道，生活之道。
其实，我们知道我们完全可以完成此时的事务后，再去考虑其他事务，可是为什么就克制不住会想起这些事呢？原因如下：
1、改善未决事务状况的意愿
我们希望事务都能在我们的掌控之中，然而事务的复杂度和不确定性却令我们心有余而力不足。我们经常会面临如下问题：
- 还没有明确地知道未决事务会取得什么结果
- 还没明确下一步的具体行动
- 还没有把关于预计结果和具体行动的想法进行存储
也就是说，这些事没有完成，就会始终令我们放心不下。这体现了蔡加尼克效应 ，即指人们对于尚未处理完的事情，比已处理完成的事情印象更加深刻。你希望改善他们的状况，即使没完成，也需要把后续的事情考虑好，记录下来。但如果你没有做好上述工作，你的大脑就会不停运转，你的某根神经就会不断给你施压，不断“提醒”你，增加你的精神负担。
2、大脑本身的局限
我们的大脑本身就不够聪明，也不够符合逻辑。大脑不能够在需要提醒你时再提醒你。回想一下，从早晨起床到现在你脑里会想到多少件事？有几件事才是你今天需要处理的？你是不是不止一次地想到那些悬而未决的事？
我们的大脑总是在不断地放电影，我们把这些悬而未决的事委托给大脑来处理，但大脑却不堪重负，无法有效地处理这些事。它不能够主动地给我们准确的提醒，反而会给我们现在做的事带来干扰，降低我们的工作效率。
你的大脑是用来在思考模式的基础上产生想法的，而不是为了记住更多东西！思维的展开方式决定了它擅长识别，而不擅长回忆。
——《搞定》
所以，我们需要意识到大脑存在的这种局限，并想办法弥补。我们的大脑类似于CPU，而不是内存。我们需要运用大脑以外的东西，即“外脑”来帮助我们存储信息，利用“外脑”协助规划我们的工作，充分发挥“外脑”的价值。
而GTD个人事务管理系统，就提供了许多“外脑”，让我们免受悬而未决的事的打扰，减轻未解决事项的认知负荷，从而让我们能够集中注意力，妥善安排各项事务。这一时间管理比传统的时间管理更具有实操性。所以，了解并熟练运用这一系统对于实现高效工作是很有必要的。
“搞定”个人事务管理系统包括横向管理工作的五个阶段，那么我们应该如何具体实施这五个阶段呢？这就需要我们做好以下的五步：
1、充足的准备工作
准备阶段我们需要做好充分的准备，确定时间、空间和工具。
- 时间方面
我们最好预留出整段的时间来启动这一时间管理计划。对于大部分职场人来说，最佳的时间就是周末或者节假日。这时我们所受的干扰最少，可以相对灵活地支配时间。
- 空间方面
我们还需要在家里准备一个工作区。因为我们有时也会在家里办公，在家里布置一处和办公室类似的工作区，设置成自己喜欢的风格。这样的环境设置就像《瞬变》中讲的行动触发扳机，可以令你坐到办工桌前就会进入工作状态，能够令你安心工作，从而提高工作效率。注意这个工作区需要是独享的。
我们还需要配备个移动工作区，这对于经常出差的商务人士是很有必要的。这一般包括一个公文包或背包，文件夹或文件袋，以及笔、回形针等办公用品。这样可以充分利用我们出差时的零碎时间。零碎时间也可以发挥很大价值，正如鲁迅所说：“哪里有天才，我是把别人喝咖啡的工夫都用在工作上的。“
- 工具方面
我们需要准备一些基本的工具和办公用品：纸笔、回形针、便利贴、活页夹、文件夹、资料存放托盘、订书机和订书钉、自动打签机、一个日程表、垃圾箱等。这些工具有利于你建立高效简洁的归档资料管理系统。
我们需要把归档系统放在触手可及的地方，便于存取。我们最好按照字母或拼音顺序排列归档系统。这个系统可以再根据公司、项目、人员、主题进行细分。每个标签下可以再设立一些子主题，如”人事-考核“，”人事-培训“，就可以排列在字母R下面。我们要养成定期整理归档系统的习惯，至少每年整理一次。
需要注意的一点是，我们在建立自己的工作管理系统时，必须集中全部注意力。如果这期间你确实有事务要办，就立即处理，否则就延迟，并做好记录。
2、收集所有的“材料”
收集阶段，我们要把所有的未竟之事都归拢到一起，并放在“外脑”。可以是工作篮，纸质的记录簿，电子设备等。收集工作我们要从两个方面入手：
01、外在的收集工作
我们首先要搜索周围的环境，把未完成的和未开始的工作全部收集到工作篮里。如果收集的东西过大，那就把相关信息写在纸上放入工作篮。如在纸上写上“主机“、”打印机”，并记录日期。如果收集的东西过多，工作篮放不下，那就把这些东西暂时放在工作篮周围。
收集的过程中，如果我们能确定某些资料的确没用了，那就立刻扔掉。如果不能确定，那就把他们放入工作篮。你可以从办工桌的一端开始，渐渐向四周推进。收集的过程也是搜寻的过程，你要注意一些容易被忽略的地方，如文件柜顶部、书架最下面。
02、内在的收集工作
当我们把周围环境中需要处理的事务都收集完后，就需要搜索仍然存储在大脑里的事务了。你要做的是把这些事写在白纸上。你最好在每张纸上只写一件事，这样方便以后你记载对于这件事的处理。如果你有语音信息需要收集，你最好把语音转换成书面形式的记录，并放入工作篮。
整个过程中你不需要进行甄别、筛选，那是以后阶段要做的事。这个阶段的目标就是把一切能够引起你注意的事都收集起来，不要遗漏。
3、彻底清空工作篮
理清阶段，我们需要清空工作篮。这里指的“清空”并不是指完成工作篮中所有事务，而是指对你收集的每样东西进行识别，确定它是什么，它有何用途，怎样对它采取下一步行动。
在理清阶段，我们要遵循以下三点原则：
- 首先处理工作篮最上面的事务。
- 一次只做一件事
- 不要把事务再次放回工作篮
只有做到这三点原则，我们才能专注地做每一件事，对每件事都认真思考，并且不会遗漏任何一件事。当我们把事务收集完后，我们需要确定接下来如何处理这些事务。一般有两种情况：
01、不需采取下一步行动
这里所说的下一步行动是指具体可行的、能够推进事务进展的行动。我们会收集到许多资料，可这里会有些资料并不需要我们采取行动，它们只是具有参考价值或潜在价值。对于这些参考资料或辅助资料，我们就打印好标签，然后把标签贴在文件夹上，放入你分类归档的抽屉中。如果是电子类资料，如电子邮件，那就把邮件存入其应用程序的文件夹中。
我们的工作篮中可能也会有一些资料，你目前不需要采取行动，但以后可能需要。例如，你接到通知需要去参加一个商务会议，你现在可能不需要做什么，只需要等到开会前一天浏览下会议安排。
对于这样的事情，你就可以把它们计入“将来/也许”清单或者写上具体日期计入日程表或备忘录。如会议是6月20日早9点开始，那你就在备忘录上同时记下“6月19日浏览会议，6月20日早9点参会”。萌萌就可以把跟供应商商谈的事，在日程表上标明具体商谈日期和做准备的日期。
02、需要采取下一步行动
如果我们确定了下一步行动，我们一般会面临三种选择：
- 立即执行
这里有一个“两分钟原则”，即如果你需要采取的行动用时不会超过两分钟，那就别犹豫，立刻执行它。如我们回复电子邮件、微信、短信等，如果不需要思考太多，简短回复即可，那就立即完成它，不要想“这个不着急回”，然后就放置一边。
- 委派他人
有些事情不用我们亲历亲为，如果这些事需要采取行动的时间超过两分钟，我们可以判断下自己是否为执行行动的最佳人选。如果不是，就委派给他人。如交给客户服务部进行处理，交给老板过目。
当我们把事务交由他人时，我们也会跟踪事务的进展，我们会等待他人的回复，这时就有必要建立一个“等待”清单了，在事务上标明具体的日期列入等待清单。如“7月15日，A项目技术方案已交给老板，待老板定夺”。
- 延迟执行
如果下一步行动无法交由他人，那就需要我们自己处理。而行动耗时又超过两分钟，那我们就需要记录下这些行动，在相关资料上贴上写有具体行动的便签纸，以等待进一步处理。
如给某个重要客户打电话，我们需要思考下怎样说才能达到目的，我们现在做的是思考、查阅，打电话就需要延迟行动。
在这个阶段，我们就把工作篮的事务清空了，一部分处理完了，一部分委派给他人了，余下的悬而未决的事宜也进行了相应存储。
参考书籍：《搞定》
4、建立行动和项目清单
组织整理阶段，我们需要建立下一步行动清单和项目清单。清单仅仅是个目录，用来记录具有相似特征的事情。你没有必要按照重要程度对内容进行排序。清单可以有多种形式，文件夹、容器、纸张、事务列表、数字设备中的项目列表等。
你需要建立“下一步行动”清单。这里的行动可以分为两类，一类是有指定时间，一类是没有指定时间，尽多有个截止时间。对于第一类，我们就应该记在日程表上。对于第二类，这些事情是越快完成越好，我们就可以按照情境进行分类。
情境即指完成此行动的所在地点、工具或者情形。实际工作中，如果我们的下一步行动在25项以内，就可以只用一个“下一步行动”清单，否则我们最好用以下清单标题来提示行动信息：
- 在电脑旁：列举利用电脑完成的工作，如制作表格、PPT。像萌萌就可以把算量的任务，写在这个清单中，尽快完成。
- 拨打电话：列出所要拨打的电话，最好写上电话号码。
- 在办公室：列出亲自到场处理的事项，如接待客户、与员工谈话。
- 外出事宜：归纳外出时需要处理的事宜，如参加会议。
- 议事日程：列出你需要与他人进行沟通、协商的事宜，如会见投资人。
- 阅读/回顾：将用时超两分钟的阅读资料按内容细分，可以利用碎片化时间阅读。
我们有些事情不是一步能完成的。对于这种需要多个步骤才能完成的事情，我们称为项目。为了能够宏观上掌控这些项目，我们需要建立一个项目清单，这样我们也可以对自己的工作量有个清晰的认识。
由于这个项目清单比较笼统、不包含细节，我们日常工作中一般不用去关注这个清单。不过，我们需要每周回顾下这个清单，根据实际情况进行增减，从而清楚自己的工作进展。
5、定期回顾管理系统
回顾阶段，我们需要对我们的日程表、各类清单、资料等每周进行回顾，确保收集到的所有东西都得到处理。我们需要对清单、日程表等实时更新，已完成的标记“已完成”，而不是删除。需要继续跟进的，我们可以思考下还需要采取什么行动，并进行记录。
回顾清单的过程也是总结每周工作的过程。而且经过确认和更新后，你可能会自然地产生一些奇思妙想，新奇古怪的点子，这是头脑创造的过程。创造也得益于你实施了这个事务管理系统。
我们需要选择一个合适的时间进行回顾，最理想的时间是每周最后一个工作日的下午临下班前的两个小时。一般这个时间段，我们的工作任务是比较少的，身在办公室中，可以看到这些清单、资料，从而把他们进行系统回顾。
经过这五步，你就可以高效管理自己所有的事务，不会再被工作追赶，就能够极大的减轻工作压力，实现高效愉悦地工作。
写在最后：时间对每个人都是公平的，分配给每个人都是一样的，但为什么分配到的同样时间产出的效益却不同？其中的关键就在于你如何运用时间。了解、掌握并实践这个“搞定”个人事务管理系统，你也能够做好时间管理。你也可以达到你向往的境界，即虽然每天事务缠身，也能够始终保持头脑清醒，能够把各项事务安排的井井有条，轻松自如地进行处理。这门艺术是你实现高效人生的必修课。
