做什么事都心不在焉怎么办,做什么事都不认真怎么办

首页 > 经验 > 作者:YD1662023-11-25 06:18:31

做什么事都心不在焉怎么办,做什么事都不认真怎么办(1)

萌萌最近很低落,原因是她没能如愿提拔为商务经理,而学历、实力都不如她的艳艳却被提拔为商务经理。她找过老板,老板说:“我本来是最看重你的,可是你不能把我交代的所有事情都处理好,我怎么能放心把这个位置交给你?这一点你就不如艳艳,尽管你底子好。”

其实,她也意识到了这个问题。她经常在做一件事时就会不自觉地想另一件事,以致于任务一多,她每件事都做不好,甚至还出错,这也令她非常焦虑。

一次,她在做资金预算表,刚填了几个数就想到下午要把工程量算完,结果就点错了一个小数点。下午算量时,她又想起后天要见供应商,她脑里就又想应该怎样跟供应商商谈合同价款问题,以致于量也算错了,结果被老板狠批。然而,她的同事艳艳却能每件事都处理妥当。一样的工作量却有不一样的结果和效率。

其实许多职场人都有她这样的苦恼,工作本能很好完成,但做事时经常心不在焉。长此以往,职场人就可能会对自己的能力表示怀疑,焦虑不堪。那怎样才能解决这个问题呢?那就是运用“搞定”个人事务管理系统

何为“搞定”个人事务管理系统

GTD是Getting Things Done (搞定)商标缩写,即戴维·艾伦独创的工作-生活管理系统,旨在帮助人们从高压和不确定状态提升到无压高效的整体状态。

——《搞定》

“搞定”研究的是时间管理,但比传统的时间管理具有更丰富的内涵,是升级版的时间管理,是一门无压工作的艺术。

“搞定”个人事务管理系统包括横向管理工作的五个阶段,分别为准备阶段、收集阶段、理清阶段、组织整理阶段和回顾阶段。五个阶段形成一个高效的处理事务的流程,其核心就是把一切事务赶出大脑

搞定的原理就是我们准备一个工作篮,把所有待处理的事务放进篮里,就忘记这些事。然后,我们再拿着工作篮一件一件地处理,所有事务会依据价值分类放在合适的位置,从而逐步清空工作篮。这样你就可以做到在处理一件事时把其余事务赶出大脑,做到“心如止水”,从而提高工作效率。

做什么事都心不在焉怎么办,做什么事都不认真怎么办(2)

“搞定”个人事务管理系统的必要性

关于时间管理,人们做过许多研究,也形成了几种理论。现在比较盛行的时间管理理论就是“四象限理论”。这个理论的核心就是告诉我们要优先做重要不紧急的事。这就在一定程度上改变了人们通常优先做重要紧急的事的做法。

可是,我们知道了这个道理,却依然感觉压力很大,工作效率低下,焦虑状况没得到显著改善。这是为什么呢?因为就像萌萌那样,我们经常在从事一件事时脑里会不自觉地盘旋其它事,导致我们无法专注于此时从事的工作。

孟子曰:“学问之道无他,求其放心而已矣。” 讲的是求学问这件事就是把你放在外面的心给收回来。所以专心于眼前事就是学问之道,也是工作之道,生活之道

其实,我们知道我们完全可以完成此时的事务后,再去考虑其他事务,可是为什么就克制不住会想起这些事呢?原因如下:

1、改善未决事务状况的意愿

我们希望事务都能在我们的掌控之中,然而事务的复杂度和不确定性却令我们心有余而力不足。我们经常会面临如下问题:

也就是说,这些事没有完成,就会始终令我们放心不下。这体现了蔡加尼克效应即指人们对于尚未处理完的事情,比已处理完成的事情印象更加深刻。你希望改善他们的状况,即使没完成,也需要把后续的事情考虑好,记录下来。但如果你没有做好上述工作,你的大脑就会不停运转,你的某根神经就会不断给你施压,不断“提醒”你,增加你的精神负担。

2、大脑本身的局限

我们的大脑本身就不够聪明,也不够符合逻辑。大脑不能够在需要提醒你时再提醒你。回想一下,从早晨起床到现在你脑里会想到多少件事?有几件事才是你今天需要处理的?你是不是不止一次地想到那些悬而未决的事?

我们的大脑总是在不断地放电影,我们把这些悬而未决的事委托给大脑来处理,但大脑却不堪重负,无法有效地处理这些事。它不能够主动地给我们准确的提醒,反而会给我们现在做的事带来干扰,降低我们的工作效率。

你的大脑是用来在思考模式的基础上产生想法的,而不是为了记住更多东西!思维的展开方式决定了它擅长识别,而不擅长回忆。

——《搞定》

所以,我们需要意识到大脑存在的这种局限,并想办法弥补。我们的大脑类似于CPU,而不是内存。我们需要运用大脑以外的东西,即“外脑”来帮助我们存储信息,利用“外脑”协助规划我们的工作,充分发挥“外脑”的价值。

而GTD个人事务管理系统,就提供了许多“外脑”,让我们免受悬而未决的事的打扰,减轻未解决事项的认知负荷,从而让我们能够集中注意力,妥善安排各项事务。这一时间管理比传统的时间管理更具有实操性。所以,了解并熟练运用这一系统对于实现高效工作是很有必要的。

做什么事都心不在焉怎么办,做什么事都不认真怎么办(3)

实践“搞定”个人事务管理系统的五步法

“搞定”个人事务管理系统包括横向管理工作的五个阶段,那么我们应该如何具体实施这五个阶段呢?这就需要我们做好以下的五步:

1、充足的准备工作

准备阶段我们需要做好充分的准备,确定时间、空间和工具。

我们最好预留出整段的时间来启动这一时间管理计划。对于大部分职场人来说,最佳的时间就是周末或者节假日。这时我们所受的干扰最少,可以相对灵活地支配时间。

我们还需要在家里准备一个工作区。因为我们有时也会在家里办公,在家里布置一处和办公室类似的工作区,设置成自己喜欢的风格。这样的环境设置就像《瞬变》中讲的行动触发扳机,可以令你坐到办工桌前就会进入工作状态,能够令你安心工作,从而提高工作效率。注意这个工作区需要是独享的。

我们还需要配备个移动工作区,这对于经常出差的商务人士是很有必要的。这一般包括一个公文包或背包,文件夹或文件袋,以及笔、回形针等办公用品。这样可以充分利用我们出差时的零碎时间。零碎时间也可以发挥很大价值,正如鲁迅所说:“哪里有天才,我是把别人喝咖啡的工夫都用在工作上的。“

我们需要准备一些基本的工具和办公用品:纸笔、回形针、便利贴、活页夹、文件夹、资料存放托盘、订书机和订书钉、自动打签机、一个日程表、垃圾箱等。这些工具有利于你建立高效简洁的归档资料管理系统。

我们需要把归档系统放在触手可及的地方,便于存取。我们最好按照字母或拼音顺序排列归档系统。这个系统可以再根据公司、项目、人员、主题进行细分。每个标签下可以再设立一些子主题,如”人事-考核“,”人事-培训“,就可以排列在字母R下面。我们要养成定期整理归档系统的习惯,至少每年整理一次。

需要注意的一点是,我们在建立自己的工作管理系统时,必须集中全部注意力。如果这期间你确实有事务要办,就立即处理,否则就延迟,并做好记录。

2、收集所有的“材料”

收集阶段,我们要把所有的未竟之事都归拢到一起,并放在“外脑”。可以是工作篮,纸质的记录簿,电子设备等。收集工作我们要从两个方面入手:

01、外在的收集工作

我们首先要搜索周围的环境,把未完成的和未开始的工作全部收集到工作篮里。如果收集的东西过大,那就把相关信息写在纸上放入工作篮。如在纸上写上“主机“、”打印机”,并记录日期。如果收集的东西过多,工作篮放不下,那就把这些东西暂时放在工作篮周围。

收集的过程中,如果我们能确定某些资料的确没用了,那就立刻扔掉。如果不能确定,那就把他们放入工作篮。你可以从办工桌的一端开始,渐渐向四周推进。收集的过程也是搜寻的过程,你要注意一些容易被忽略的地方,如文件柜顶部、书架最下面。

02、内在的收集工作

当我们把周围环境中需要处理的事务都收集完后,就需要搜索仍然存储在大脑里的事务了。你要做的是把这些事写在白纸上。你最好在每张纸上只写一件事,这样方便以后你记载对于这件事的处理。如果你有语音信息需要收集,你最好把语音转换成书面形式的记录,并放入工作篮。

整个过程中你不需要进行甄别、筛选,那是以后阶段要做的事。这个阶段的目标就是把一切能够引起你注意的事都收集起来,不要遗漏。

3、彻底清空工作篮

理清阶段,我们需要清空工作篮。这里指的“清空”并不是指完成工作篮中所有事务,而是指对你收集的每样东西进行识别,确定它是什么,它有何用途,怎样对它采取下一步行动。

在理清阶段,我们要遵循以下三点原则:

只有做到这三点原则,我们才能专注地做每一件事,对每件事都认真思考,并且不会遗漏任何一件事。当我们把事务收集完后,我们需要确定接下来如何处理这些事务。一般有两种情况:

01、不需采取下一步行动

这里所说的下一步行动是指具体可行的、能够推进事务进展的行动。我们会收集到许多资料,可这里会有些资料并不需要我们采取行动,它们只是具有参考价值或潜在价值。对于这些参考资料或辅助资料,我们就打印好标签,然后把标签贴在文件夹上,放入你分类归档的抽屉中。如果是电子类资料,如电子邮件,那就把邮件存入其应用程序的文件夹中。

我们的工作篮中可能也会有一些资料,你目前不需要采取行动,但以后可能需要。例如,你接到通知需要去参加一个商务会议,你现在可能不需要做什么,只需要等到开会前一天浏览下会议安排。

对于这样的事情,你就可以把它们计入“将来/也许”清单或者写上具体日期计入日程表或备忘录。如会议是6月20日早9点开始,那你就在备忘录上同时记下“6月19日浏览会议,6月20日早9点参会”。萌萌就可以把跟供应商商谈的事,在日程表上标明具体商谈日期和做准备的日期。

02、需要采取下一步行动

如果我们确定了下一步行动,我们一般会面临三种选择:

这里有一个“两分钟原则”,即如果你需要采取的行动用时不会超过两分钟,那就别犹豫,立刻执行它。如我们回复电子邮件、微信、短信等,如果不需要思考太多,简短回复即可,那就立即完成它,不要想“这个不着急回”,然后就放置一边。

有些事情不用我们亲历亲为,如果这些事需要采取行动的时间超过两分钟,我们可以判断下自己是否为执行行动的最佳人选。如果不是,就委派给他人。如交给客户服务部进行处理,交给老板过目。

当我们把事务交由他人时,我们也会跟踪事务的进展,我们会等待他人的回复,这时就有必要建立一个“等待”清单了,在事务上标明具体的日期列入等待清单。如“7月15日,A项目技术方案已交给老板,待老板定夺”。

如果下一步行动无法交由他人,那就需要我们自己处理。而行动耗时又超过两分钟,那我们就需要记录下这些行动,在相关资料上贴上写有具体行动的便签纸,以等待进一步处理。

如给某个重要客户打电话,我们需要思考下怎样说才能达到目的,我们现在做的是思考、查阅,打电话就需要延迟行动。

在这个阶段,我们就把工作篮的事务清空了,一部分处理完了,一部分委派给他人了,余下的悬而未决的事宜也进行了相应存储。

做什么事都心不在焉怎么办,做什么事都不认真怎么办(4)

参考书籍:《搞定》

4、建立行动和项目清单

组织整理阶段,我们需要建立下一步行动清单和项目清单。清单仅仅是个目录,用来记录具有相似特征的事情。你没有必要按照重要程度对内容进行排序。清单可以有多种形式,文件夹、容器、纸张、事务列表、数字设备中的项目列表等。

你需要建立“下一步行动”清单。这里的行动可以分为两类,一类是有指定时间,一类是没有指定时间,尽多有个截止时间。对于第一类,我们就应该记在日程表上。对于第二类,这些事情是越快完成越好,我们就可以按照情境进行分类。

情境即指完成此行动的所在地点、工具或者情形。实际工作中,如果我们的下一步行动在25项以内,就可以只用一个“下一步行动”清单,否则我们最好用以下清单标题来提示行动信息:

我们有些事情不是一步能完成的。对于这种需要多个步骤才能完成的事情,我们称为项目。为了能够宏观上掌控这些项目,我们需要建立一个项目清单,这样我们也可以对自己的工作量有个清晰的认识。

由于这个项目清单比较笼统、不包含细节,我们日常工作中一般不用去关注这个清单。不过,我们需要每周回顾下这个清单,根据实际情况进行增减,从而清楚自己的工作进展。

做什么事都心不在焉怎么办,做什么事都不认真怎么办(5)

5、定期回顾管理系统

回顾阶段,我们需要对我们的日程表、各类清单、资料等每周进行回顾,确保收集到的所有东西都得到处理。我们需要对清单、日程表等实时更新,已完成的标记“已完成”,而不是删除。需要继续跟进的,我们可以思考下还需要采取什么行动,并进行记录。

回顾清单的过程也是总结每周工作的过程。而且经过确认和更新后,你可能会自然地产生一些奇思妙想,新奇古怪的点子,这是头脑创造的过程。创造也得益于你实施了这个事务管理系统

我们需要选择一个合适的时间进行回顾,最理想的时间是每周最后一个工作日的下午临下班前的两个小时。一般这个时间段,我们的工作任务是比较少的,身在办公室中,可以看到这些清单、资料,从而把他们进行系统回顾。

经过这五步,你就可以高效管理自己所有的事务,不会再被工作追赶,就能够极大的减轻工作压力,实现高效愉悦地工作。

做什么事都心不在焉怎么办,做什么事都不认真怎么办(6)

写在最后:时间对每个人都是公平的,分配给每个人都是一样的,但为什么分配到的同样时间产出的效益却不同?其中的关键就在于你如何运用时间。了解、掌握并实践这个“搞定”个人事务管理系统,你也能够做好时间管理。你也可以达到你向往的境界,即虽然每天事务缠身,也能够始终保持头脑清醒,能够把各项事务安排的井井有条,轻松自如地进行处理。这门艺术是你实现高效人生的必修课

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