邮件承载了外贸人和客户之间的大部分交流：致歉、沟通、跟进、延期、维护等等...但有时，缺少一个优秀的邮件模板会让外贸人犯难。本期“阅·话题”为大家整理了不同情况下，如何给客户发邮件的邮件模板，希望可以让你和客户间的沟通更加顺畅！
01 4个不同情况下向客户道歉/致歉的电子邮件模板
在这些情况下，向受影响的客户发送道歉邮件是建立或维持信任关系的必要条件。在这种情况下，写一封有趣和轻松的道歉邮件也是可以的。采取行动重建被破坏的信任这是你给客户的道歉信的一个重要方面。在可能的情况下，行动计划、经济补偿、折扣都是好主意。对于一个严重的错误，邮件应该由高管或者至少是团队领导来签署。
第11485号外贸信函模板 ：针对一个严重的错误向某个客户道歉的邮件模板
We sincerely apologizeHi [Customer name],I want to apologize for [briefly state mistake简单描述错误]. Our team tries to offer the best product/service, but we failed this time. I realize we [state briefly the impact your mistake had on the customer简要说明你的错误对客户产生的影响] and I’m very sorry.This was likely caused by [add brief explanation添加简要的解释], but, regardless, we should have handled this better.We’re all aware of what happened and will take extra care in the future. As an additional apology, we’re sending you [offering某种形式的补偿]. While we know it can’t exactly make up for the inconvenience we caused, we hope it’ll go some way towards making amends.Thank you for your patience. Let me know if I can help in any way.
02 让客户不得不接受的延期邮件（附3类文件模板）
20年疫情影响，导致外贸订单延期的情况应该不在少数。延期的原因有来自企业生产方面，也有来自物流方面。除了以上两个因素，接下来还有一个我们不能忽略的因素，那就是中国新年假期。企业为了满足员工的这一要求，不得不将年假延长10-20天，以满足他们这种回家心切的愿望。加上物流不能及时拿到仓位和空柜，让生产好的订单不得不延迟。
有的客户，订单合同有延期罚款这一条。老老实实说生产完成不了，罚款铁定会继续。以下为我发给客人的延期解释，供大家参考:中文：尊敬的客户，很抱歉订单延期。如果提前完成订单，这务必会加大生产线在年前的生产压力，而且材料、物料积压，增加仓储负担，对于企业来讲，是一笔不小的开支。不管怎么处理，工厂都会有一段时期的生产空窗期。所以，如果能够让客人将2月份订单延期到3月份，这是再好不过的。工厂年后开工至少要到2月底，而所有工人返回岗位估计要到3月10号左右。如果可以的话，请将这批订单的第一批交货时间，延长到3月底交货。
03 邮件结尾这样写，客户一定会回复你
邮件结尾那句话其实很重要的，对于客户能否回复你起很大作用。大多数人都是写Looking forward to your soonest reply.Awaiting your quick response.Hope to hear from you back soon.Waiting for your earliest reply.这种太老套了，老掉牙了。你的同行都是这样写的，那么客户怎么会选你呢？要有个亮眼的结尾，让你在同行的邮件中脱颖而出，客户一眼就看到你，对你印象好。
04 让客户乖乖接受延期出货的邮件，就该这么写
日子总要过，东西总要买，如今唯一的指望就是中国了。所以全球客户都没选择，一阵爆买，直接买到中国工厂加班加点，产能拉到极致，连全球的海运和港口都撑到了临界点，造成了今年十一月出口数据的辉煌，直接创造了1981年以来的单月最高水平，整整21%的出口增幅，和754亿美元的贸易顺差！中国的大小工厂，在进入Q4以来，订单多到做不过来，真心是接单接到手软的地步。但是我相信自己的分析和判断，不会有什么大的偏差。
在今年初，疫情甚嚣尘上的时候，众多自媒体一路悲观的时候，我当时就在各种渠道发声，坚信短期停滞后，外贸会迅速上扬，而且时间点就是Q3和Q4，不会太晚。有学员问，最近海运费暴涨，很多客户的订单无法出货，怎么办？第二步，根据客户的现实状况，探讨能够彼此接受的最优方案。这位学员又问，那如何给客户写专业且地道的邮件呢？他同意给客户延期出货，现在海运费太不稳了，也许过一段时间会恢复正常，那时候出货就比较安全。
05 分享20份亚马逊运营过程中常用邮件回复模板
被投诉侵权,发邮件给投诉方:
Dear Nice to meet you, we are a new seller on http://Amazon.com Sorry to say hello to you in this way. As we receive a notification from Amazonthat we infringe your intellectual property rights We have no idea of the word XXXX can not be used, We did not sell any thisproduct to customer yet actually For all the inconvenient bring to you we are sincerely sorry. Hope you couldgive us a chance. We will notice the brand name and avoid this happen again. Please help to sent a email to notice@amazon.comif you agree to withdraw the complaint. Your understanding will be muchappreciated Sincerely sorry again
06 100句在邮件中常用且实用的商务英语例句
写开发信对外贸行业的朋友是一件重要的事情，但除了外贸开发信以外，在一些日常的客户维护和客户沟通中，也是需要写英文邮件的。下面为大家准备的常用的商务英语例句，这些例句可以帮助大家在使用英文邮件沟通时更加专业和清晰，欢迎收藏。
1. This is in response to your e-mail today这是针对你今天早上来信的回复．
2. As mentioned before, we deem this product has strong unique selling points in China.如先前所述，我们认为这个产品在中国有强有力且独一无二的卖点．
3. As a follow-up to our phone conversation yesterday, I wanted to get back to you about the pending issues of our agreement.追踪我们昨天在电话中所谈，我想答复你我们合约的—些待解决的议题
4. I received your voice message regarding the subject. I’m wondering if you can elaborate i.e. provide more details.我收到你关于这个主题的留言．我想你是否可以再详尽说明，也就是再提供多一点细节
07 外贸人必收！20句让潜在客户产生“同理心”的英语话术
同理（共情）在销售过程中是很重要的。下面是一些销售人员都应该使用的同理心陈述/句子/话术，可以帮助你在当今竞争激烈的销售环境中脱颖而出的工具。你的潜在客户可能正与另一家公司的人合作，又或者他们的预算会被重新分配，因此难以应对你的产品/服务的价格。当这些情况出现时，用这句话来感谢潜在客户，他们也会感谢你注意到他们所处的“困难境地”，所谓生意不在人情在。向你的潜在客户表明你理解，并感到很荣幸被考虑作为替代者，这句话也会让对方觉得你是一个同理心很强的人。当你在确定潜在客户的需求，期望和业务目标时，提出这个问题。销售代表最重要的目标是确保你的产品/服务能够满足潜在客户的需求。在你的潜在客户最需要你的时候，你可以表明已经准备好并愿意随时提供帮助。潜在客户并不会因为你这样回答而生气的
体验地址：lnkd.in/fGeHiea
08 邮件怎么写，客户才会下单？
我又要说“催单”和“促单”是不一样的，尽管我已经说过很多了，但还是想再强调一下。“催”偏于一次性行为，而“促”是长期且持续的行为。
举个简单例子：“嘿，快来买啊，年底清仓！（我明年不卖了）
错过机会没有下一次啊！”
催单，逼你现在购买，偏于一次性买卖。
“嘿，快来买呀，年底大优惠，优惠难得，别错过，用得好 ，您再来啊！”
“我们一直在这，欢迎您再光顾。”
促单，告诉你现在购买有优惠有好处，但优惠是短暂的，希望你把握，而我们是长期营业，值得信赖。性质不一样，结果也就不一样。所以我们不能简单把“希望客户下单”做成了“你这次不下单，下次就没机会了”的感觉，然而我下次还看到你在这“年底清仓，最后机会”…… 看到这你是不是自己都想笑了，久而久之，你的“催”还有用吗？虽说外贸人并不是街边买卖，但很多人写的邮件给我的就是这样的感觉。
例如下面这封：Hi , How are you ? Do you received my PI or not? As you know, the price we give you is the best price we can offer, The deadline is January 26th. Hope you can understand and hope to get your reply soon. （你收到PI吗？我们已经给你最低的价格，1月26日是最后期限了。希望你能理解和尽快回复。）
