六、编制概算
编制团队《概算单》。注明现付费用、用处。送财务部经理审核,填写《借款单》,与《概算单》一并交部门经理审核签字,报总经理签字后,凭《概算单》、《接待计划》、《借款单》向财务部领取借款。
七、下达打算
编制《接待计划》及附件。由计调人员签字并加盖团队计划专用章。通知导游人员领取筹划及附件。附件包括:名单表、向协议单位提供的加盖作业章的公司结算单、导游人员填写的《陪伴报告书》、游客(全陪)填写的《质量反馈单》、需要现付的现金等,票款当面点清并由导游人员签收。
八、编制结算
填制公司《团队结算单》,经审核后加盖公司财务专用章。于团队抵达前将结算单传真至组团社,催收。
九、报账
团队行程停止,通知导游员凭《招待方案》、《陪同报告书》、《质量反馈单》、原始票据等及时向部门计调人员报帐。计调人员具体审核导游填写的《陪伴报告书》,以此为据填制该《团用度小结单》及《决算单》,交部分经理审核签字后,交财务部并由财务部经理审核签字,总经理签字,向财务部报账。
十、登帐
部分将涉及到该团的协议单位的相关款项及时登录到《团队费用往来明细表》中,以便核对。
计调工作流程及要求
十一、回档
收拾该团的原始材料,每月底将该月团队材料登记存档,以备查询。