在日本留学,邮件的使用是非常频繁的,特别是对于正在备考的同学来说,之后跟教授的沟通全靠发邮件,今天大辉酱就为大家介绍一下给教授发邮件的基本礼仪和书写方法,各位留学生们记得收藏此篇文章!
给教授发邮件主要分为四个部分,如下:
① 给教授发邮件的基本礼仪
② 发给教授的邮件格式
③ 发送给教授的电子邮件示例
④ 回复教授邮件的礼仪
01给教授发邮件的基本礼仪
首先我们要注意不要用个人邮箱给教授发邮件,教授每天会收到很多的邮件,个人邮件很有可能会被当成垃圾邮件。
我们在写邮件的时候,在文本的开头要先写出你的姓名,发送电子邮件的时候,一定要在文本开头表明身份。
接下来在写邮件的过程中,使用适当的换行,使阅读更容易。理想状况下,电子邮件的文本应尽可能简洁易懂,但如果它是一个长句子,请尝试通过适当地断行来使其更容易阅读。换行符作为分隔符插入,文本内容发生变化。写完之后可以自己一定要再三审阅,检查内容是否通顺。
最后一点是使用ます形。给教授写邮件一定要表示尊重,例如,当有请求或咨询时,对教授一定不能要求,要表达能请您XXX嘛?也不能表现得过分亲昵,各种奇怪的符号更是要注意不要出现!
02给教授发邮件的格式
主题
把主题行写得简洁具体很重要,可以一目了然。例如,“关于●●论文〇〇(研究主题名称)的咨询”,日文为"〇〇について"等,言简意赅!
地址
在邮件正文的开头,写上对方的姓名作为收件人。当学生寄给教授时,通常会写“○○老师”等。
打招呼
在目的地后留下一行后,输入问候语。
如果跟教授还不认识:初めまして,如果你在课堂或研讨会上有*“お世話になっております”。如果跟教授关系不错可以说:いつもご指導いただき、ありがとうございます。然后写下自己是xx的xx的xxx,表明身份。
文本
开始新的一行,简要说明电子邮件的目的。简单得一句话概括它,例如:我给您发了一封电子邮件,因为我计划缺席 10 月 10 日的研讨会,很抱歉不能参加。如果有多个想表达的点那就逐一写出来。
结束
最后可以添加一些客气的话:お手数をお掛けしますが、どうぞよろしくお願いいたします。如果一定要得到回复的话可以说:お忙しいところ誠に恐縮ですが、ご返信いただけましたら幸いです
署名,联系方式
最后,输入你的签名和联系信息。即使你在文本的开头给出了自己的名字,最后也一定要再说一遍。
03发送给教授的电子邮件示例
04回复教授邮件的礼仪
发送给教授的电子邮件中,最重要的是怀着感恩的心情以及要清晰的表达自己的想法。
发电子邮件其实还是非常重要的一个礼仪,尤其是在进入大学之后。
然而,礼仪本身并不难,是有模板的,只要按照正常的流程就可以了。