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合同执行后跟踪
3. 订单存档管理
采购人员与供应商签订的合同，出具的采购订单及相关文件、资料要及时存档备查。
重视存档管理，建档管理的作用有3个方面：
（1）每一采购项目分别建档，以便于使用和查询；
（2）供应商的历史表现数据对订单下达及合同跟踪具有重要的参考价值，采购人员应首先注意供应商的历史情况，然后决定对其实施何种监督方式；
（3）若供应商出现违约行为或发生纠纷需要诉诸法律解决时，完备的资料是获得胜诉的有力保证。
订单存档管理
建档 - 订单的建档原则是需要的时候能够方便快捷地找到。采购人员在建立订单档案时可采用以下两种方式中的一种：①按照采购订单编号顺序建档；②按照供应商名称的字母顺序建档。
订单存档保管
采购人员应注意将采购订单等各种经验数据的分类保存工作做好，如做好防潮、防虫等保管工作。如果有条件，可采用计算机软件管理系统对订单进行管理，同时将相关数据资料扫描后转换成电子版保存在电脑中，以便随时查阅。
订单异常处理
1. 交期异常处理
采购人员需在下单后及时跟踪订单情况，及时获取订单交货进度，并与供应商联络，及时获知交期异常情况；
采购人员得知异常后，应及时向经理和请购部门反馈信息，以便及时进行补救或调整；
采购人员需要采取积极措施尽量挽回损失，采用跟催法催交货物，也可依具体情况变更采购订单或替换供应商；
采购部应积极联络相关部门评估损失费用，并视情况向供应商索赔。
2. 品质异常处理
供应商发现品质异常且无法自行解决时，应以书面形式将问题反馈给采购人员。采购人员要及时将问题反馈给采购部经理，请示解决办法；
采购部和请购部门协商解决是否进行特采，必要时由采购人员召集请购部门到供应商生产现场协商解决异常；
如因品质问题返工或拒收而影响本公司正常生产的，采购部应组织相关部门评估损失费用，并视情况向供应商索赔。
3. 下单异常处理
采购人员如发现订单等单据没有及时发出，应立即联系下单人员；
如发生采购部下错订单的情况，采购人员应与供应商协商能否撤单，尽可能避免呆废料，同时下达正确的订单。如不能撤单，采购部门应与相关部门沟通能否将问题订单内部消化；
如果订单不能撤销也不能内部消化，则应由责任部门承担损失费用，并按照企业相关规章制度对责任部门进行处罚。
4. 突发异常处理
发生重大的事故或自然灾害而造成供应商短期内无法恢复生产以及发生突发事故造成原料严重短缺的情况，属于突发异常；
出现突发异常时，采购人员应及时向采购部经理汇报，并通过多种渠道了解市场行情，力求减少损失；
突发异常影响正常生产时，采购人员应向请购部门确认是否可以通过高价调拨或采用其他减少公司损失的方式进行处理。
