采购管理制度及流程方案,完整一套采购流程管理制度

二、招标流程图

三、物资采购流程管理

1.采购申请

1.1公司各部门所需物品均由各使用部门提交采购申请，物品请购需填写“物品采购申请单”，招标采购项目需提交“招标采购申请”。

1.2使用部门应尽量提前提出采购申请，给以采购部门足够的采购时间，采购部门应在合理的采购时间内及时完成采购任务；

1.3预算负责人应将采购申请与采购预算进行核对，并标明预算执行情况。预算内申请正常执行采购流程，预算外需提交情况说明。

1.4使用部门按照采购流程完成采购申请单的相关审批后传递到采购部。

2.选择供应商并订购

采购部应对所需物品选择至少三家供应商，对采购物品询价对比，提交总经理审批，确定供应商后签订当年供应合同。

2.1采购部接到请购单后，应对采购申请进行严格审核，确定采购的品种、规格和数量，遵循定点采购原则，无定点采购的物品遵循“三家比价”原则选择供应商进行采购；

2.2采购人员除特别授权外只能按批准的品种、规格数量进行采购、不得擅自改变采购内容；

2.3不能在请购部门约定时间内到达的，采购员需及时通知以便请购部门及时调整应对方案。采购员必须监控采购订单的完成情况，每天定时检查未完成的请购单。

2.4采购物资出现质量问题或需要维护时，采购人员需及时配合相关部门与供应商联系。

3.验收

3.1采购货物到达后，仓库管理员应立即根据采购申请单与到货进行认真核对，根据验收结果填写外购入库单，除一份自留以外，其余传递到采购部、财务部，以分别登记相关台帐，在验收时，如出现与采购申请不符的，应如实做出相应记录，并填写书面报告报采购部，及时补充或更换。

3.2仓库管理员需当场与相关人员交接和验收，并记录相应的验收记录，需要专业部门进行验收的，入库单上需要有专业人员的验收签字。

4.付款

采购部每月定期向财务部提交需支付的采购费申请。

财务部在收到采购部递交的有关文档时，必须及时做好以下审核工作：

4.1检查所有表单是否填写完整，是否经适当审批；

4.2审核需要三家报价的采购项目是否有三家报价，有关证明文件是否有效、选择供应商的理由是否合理；

4.3是否签订并存档采购合同。

4.4若发生退货情况，采购人员需及时与财务进行沟通，并负责款项的讨回事宜。

第五章：申请付款基本流程

申请付款基本流程

第六章：附则

一、本制度解释权归公司财务部。

二、本制度经总经理签字后生效,修改亦同。

附件一：

物品采购申请单

单号

使用部门：

请购日期： 年 月 日

公司负责人 部门负责人 预算负责人 经办人

一式三联：第一联采购部、第二联申请人、第三联财务部

附件二：

资产采购申请单

附件三：

采购面试问题大全：

1、有一批物料你已经下订单通知供应商生产，但接到通知说因为客户已取消此订单，但公司其它的产品又不可能用到。请问你该如何解决，而且要有3个解决方案？

答：这个问题太笼统，不过碰到这种情况时，首先得了解供应商对你所下订单的完成状况，同时要求供应商停止订单的生产。根据供应商的反馈来决定处理。

A.若供应商还未进行订单的正式生产，可与供应商协调取消此单，请其帮忙将所订原材料用于其它产品的生产。

B.若供应商已进行了生产，要求供应商提供准确的生产数量，再与市场部协调看此种物料是否会在今后的生产中使用？若将来有用，只需与供应商协调将送货期推后即可。若不可能再用，应该向客户索取已生产物料的赔偿金。若客户以毁约日期在合同准许之内为由，不做任何赔偿时，应尽快与供应商协调以成本价将物料金额算清，并考虑物料报废后是否有利用价值？尽可能将损失降到最低。

2、为什么选择做采购？

答：A可以熟悉商品市场，增长见识。

B、可以接触不同的人，提高语言交流能力，增强个人魅力。

C、其次要做好采购是不容易的，个人发挥空间比较大，对个人发展很有帮助。采购的压力－如何以成本结构为导向，保证商品采购为最低成本。

3、采购员的价值体现在哪里？谈谈你对采购的认识？

答：采购为公司节省1元相当于销售卖出11元的货，这就是采购员的价值，作为采购就是按照公司的需求，生产产品的需要，从公司利益出发买到所需的物品，即符合产品要求，又是公司可以接受的价钱，那么你算一个合格的采购。

4、采购员应该怎样去开发新的供应商？

答：开发供应商每个公司都有自己的流程，大体是先收集供应商信息（网站，展览会，朋友介绍，供应商自荐等）- 进行供应商问卷调查 实施调查 - 评估 - 供应商送样 - 合格 -列入合格供应商；不合格则重新找。

5、IC/电容/电阻/晶振有哪些封装？

答：IC，电容，电阻大多是盘状的料带封装，IC也有盒装的，晶振要经过无尘车间封装，成品是用盒装的每层之间都隔有海绵

6、电子料的市场价格怎样？

答：这个不好说，变动很大，自己查查最近的价格。

7、客户突然取消订单，而物料又回到工厂了，供应商不同意退货(不能向客户索赔)？

答：通常这种情况，在采购行业中比较少发生，因为你跟客户有签订一系列的合同，跟你的供应商也有签订一系列的合同，当客户突然取消订单的时候，并不是说客户只是说把订单取消，而不给予任何处理方式，一般来讲，客户肯定会给予你一些处理的方式，例如说：为这批货找新的买家，需要一定的时间，所以，这时候，一般来讲，口头上客户是说要找新买家，可是时间不等，你只能去想办法通过各种渠道去帮助客户，同时适当的跟供应商沟通，如果此款产品是行业中通用了，也就是说是标准件，可以适当的跟供应商沟通看供应商能否把此款产品销售出去，用双方合作的诚信关系，试着去说服供应商，如果供应商不帮忙，不同意退货的话，只能跟老板或是跟客户商量，把这批货收下来，然后试着找这个产品的同行，或是寻找一些相关信息，看能否把这批货卖出去！因为采购商都有跟供应商签订合同，不是供应商问题的时候，采购商不可以轻易的作退货处理；

8、公司产品的成本包括哪些？

答：原材料费用 制造费用(水电、人工、维修、包装、检验、机器折旧、报等) 管理费用 税收 利润 运输

9、如何让公司同供应商共同发展？谈谈你对采购战略的看法？

答：这个问题比较大，但无非是在技术进步、成本的降低、供货周期的缩短、质量控制水平的提高、发展规模和速度等几方面考虑，共同进步。

采购需要的是最好有专业知识，有一定的谈判经验与技巧并且对市场有一定的了解，实行买卖双方高层及经办人一季度一会晤，感谢关注供应商管理和开发公众号解决前期存在的不良现象，提出往后的发展目标及战略目标，让供货商有一个明确思想，全力配合我司的一个开发过程。

10、如何维持旧供应商关系？

答：供应商关系的维护：因为供应商不是客户，没有必要经常主动打电话去联络感情，有必要时才进行联络，一般供应商都会主动打电话给采购，公事公办，如果是私事就像对待普通朋友一样就可以了!

11、介绍一下工作经历，说说以前的采购部门日常工作、部门组织结构、直接上司是谁？部门人员分工情况介绍？

答：<1>开发合格供应商及与现有合格供应商保持紧密联系

<2>询价，比价，议价，且适时，适量，适质。适价购进公司所需材料

<3>供应商日常评鉴及考核管理

<4>依据用料需求发出订单及交期跟催

<5>与供应商协商如何处理来料异常

<6>配合采购经理达成部门目标

<7>提供快速准确的报价给客户

<8>提供最新的市场行情并参与采购决策

<9>提供物料代用品并分析替代的可行性以降低采购成本

<10>以最快速度处理品质异常

<11>每日订货追踪日报表之制定

<12>跟催当日及明后两日物料状况

<13>依据SQ下达PO单

<14>新供应商开发及新机种物料的询价，议价，比价

12、如何判定供应商报价的真实？

<1>通过多家比价

<2>通过成本分析

<3>通过该产品的功能定位来自行与同等产品比较进行确定

13、老供应商每次报价都略高于新供应商，但沟通后又同意适当降低，应如何处理对这种情况

答：分开走货，从新供应商小批量购进。当然此批如果还是从老供应商走大部分。因为一个产品不仅仅是价格问题，还有规格，外形，使用寿命、交期等等一些方面，我必须小批量试样后才能做出最后决定。

另外一般来说公司一样产品的分额应该是37开，谁的有优势谁占大头。实际生产中会有各种状况出现，有两家供应商才能有效的去解决这些问题。如果最后老供应商价格比新的高，那么我会从新的买大头，但是仍然会维持与老供应商的供求关系，一个长期往来的供应商是一笔财富。价格一致我会从老供应商那买大头，保留新供应商的供货资格。

14、供应商请吃喝时怎么处理？

答：我说原则上都拒绝，无法拒绝的就邀上其它同事赴约。老板不怎么满意他说应邀请上司去就可以了，不能叫其他人去！这点以后要注意了

15、供应商物料有问题时如何处理？

答：如果货款还没有全额付完的话，扣部分货款，以此要求供应商提供退货补货或折扣的要求。如果是客户指定要求用那家厂商的话，提供检验报告以及有问题的样本给客户，向客户告状，另外考虑开发同类产品的供应商，避免守制于该供应商！

16、有款物料采购额约30W/月，要选多少家供应商较合理？

答：个人认为还是要视情况而定。如果供应商有实力，有品质，服务好，一个厂家供应也未尝不可。30万的货款数目也不是很大。(当然后备厂家也是必须要有的)。两家厂供应，我认为是最好不过的。相互之间有个比较，而且还能相互制约。厂商太多，效果可能反而不好。货款相应少了，厂商的积极性也不会太高。相应的后遗症可能还比较多。如退货，到底是哪家厂的，可能到时还会令你头痛。

17、你以前的公司有年度采购计划或降价目标吗？谈谈你们是如何实现或达到的；

答：每一个正规公司都有这样的计划，在市场没有大的变化下，是按原计划进行的，对于最后比原计划还要低的成本下，公司高层给予了差价的10%的奖励。降价一就是多寻厂商报价，再就是找可替代的新材料替代来降价，货源最好从生产商拿货减少中间商的差价，还有付款方面可以缩短或加长，再就是做好计划对常用物料统购，量大单价可以再优惠，找几每月货款较多的供应商商量谈价，告知公司明年的计划与大概的订单量去与供应商谈，让供应商看到以后的希望，自然他就同意降了。

18、如果你被本公司录取，你将如何开展你的工作？

答：“首先听取领导的指示和要求，然后就有关情况进行了解和熟悉，接下来制定一份近期的工作计划并报领导批准，最后根据计划开展工作。”

19、如果有一家供应商的货，品管说是供应商的来料不良，而供应商说是他只能做出这种程度，身为采购会怎么办？

答：有两种可能：

1、如果公司还可以用这种料，就申请特采，同时修改进料检验标准，在可用范围内，修改一个上下限，如果以后再来料，品质按照新修改的检验标准验货，这种货就可以用了。

2、如果这种料确实有品质问题，公司根本没办法用，在对方无法改善的情况下，建议更换新的供应商!

20、如果供应商交期无法达成，采购应怎么办？

答：如果供应商的交期无法达成，先发改善通知书，强烈要求对方改善，可根据交期未达成而影响公司生产情况的程度，给予扣款或延迟付款，以督导并强制对方改善，若对方无法改善，建议更换新的供应商!毕竟，品质和交期对一个公司的正常运作来说，非常的重要!

21、采购的定义

答：运用公司的资金来换取公司有用的物品与服务，也就是说以资金来建立资源（物品 服务），此资源透过管理的运用产生最大附加价值的资产，从而为公司创造利润。

22、对于一款新产品，你如何评估供应商的报价是否合理？顺便谈谈你通常是如何估算产品成本！

答：对于一款新产品，如果你要评估供应商的报价是否合理，在新产品评估价格前，首先你要知道新产品的零件BOM表，这样，你可以通过对各款零件的认识，去大概做一个市场的调查，各款零件的调查结果统筹做成表格，再根据零件的加工精细要求去寻求一些相关的资料，可以适当的去了解这些零件行业的一些相关的质量标准，而后根据当时当地的加工成本和加工费用作一些大概的统筹，这样，当供应商报价给你的时候，你就可以大概的算出供应商的报价是否合理；而我估算成本的方式也会通过这一系列的调查来评估我产品的成本；如果涉及到的工艺超过采购的专业范畴，一般就需要公司的工程技术人员从旁协助，以其达到最好的谈判效果。

23、如何管理供应商

答：供应商的管理：将所有的供应商列在一张表上，定期对供应商的品质，交期，配合度进行评审，并列入评审资料中，根据评审结果可对供应商进行汰淘或更换，如果表现特别好的供应商，可视其情况，多下订单！

供应商管理的三个层次

24、我们为什么要雇请你呢？

答：回答“因为我一直想在这里工作”很糟糕，“我真的很需要一份工作”就更糟。雇主希望听到你能为公司付出什么，而不是他们如何帮你解决生计问题。适当地谈谈自己如何解决了一个难题、缩减了公司开支，可以在回答中提到先前的成功事例、你掌握的知识或技能。

25、你认为自己最大的弱点是什么？

答：现在他们是在鸡蛋里面挑骨头，这是面试中自我保护的一招。要利用这个机会，让对方找不到任何理由淘汰你，太多诚实的求职者就是因为过于坦白而犯下大错。我们不是要你说谎，但一定要小心说话！比如说，即使你真的非常拖沓，或做事条理性很差，千万别承认。如果你面试的职位要求团队精神，那就不要承认自己总不合群。

以下保险的回答会让你顺利过关：

（1）有时候对那些水平不如自己的人，我会缺乏耐性。

（2）有时我会过于敏感，太在意别人的想法。

（3）有时候我找不到时间放松自己。

（4）有时为了做成一桩交易，我会有些激进。

按照以上的说法，其实你是暗示自己不赞成偷懒、并不冷漠、自己是一个工作狂，或是一名顽强的销售人员。作为员工来说那其实不是缺点！

26、最能概括你自己的三个词是什么？

答：适应能力强，有责任心和做事有始终，结合具体例子向主考官解释，使他们觉得你具有发展潜力。

27、你对我们公司有什么认识？

答：要向对方摆明自己通过调查掌握了不少公司资料，当然只谈公司的正面消息很重要。

28、你是怎么知道我们招聘这个职位呢？

答：如果你是从公司内部某人处打听回来的消息，记得提及他的名字，公司不说偏袒内部关系不代表它不存在。

29、不错的发展和有利的发展你会选择哪一项呢？除了工资，还有什么福利最吸引你？

答：有利的发展吧，因为人生在世，本来就要有自己的理想，和自己的抱负，一个好的发展空间有利于实现自己的理想和抱负，趁年轻的时候可以多学点东西，赚钱并不是最重要的。定期培训以及好的发展空间就是给我最好的福利了。（尽可能诚实，如果你做足了功课，你就知道他们会提供什么，回答尽可能和他们提供的相配。如果你觉得自己该得到更多，也可以多要一点。）

30、你参加过什么业余活动？

答：既然最好是让人觉得你处事不乏手腕，那么最好强调一下那些需要群体合作和领导才能的活动。

31、你参加过义务活动吗？

答：现在就着手做一些义务活动，不仅仅是那些对社会有贡献的，还要是你的雇主会在意的，如果他们还没有一个这样的员工，那么你会成为很好的公关资源。

32、你心目中的英雄是谁？

答：最好的答案是你的朋友或者家人，尽量避免说及名人。

33、你有什么问题吗？

答：一定要提问。

34、你过去的上级是个怎么样的人？

答：正确的回答只有一种：说好话。即使你很想借此机会，好好痛骂一顿那个让你无法忍受的人，可千万别这么做。不要攻击以前的老板，那会让你前功尽弃。即使他是一个笨蛋或一无是处，你也不应该过分批评。如果实在说不出好话，就给一些中肯的评价。

35、你为什么还没找到合适的职位呢？

答：别怕告诉他们你可能会有的聘请，千万不要说“我上一次面试弄得一塌糊涂……”。指出这是你第一次面试。

36、你的业余爱好是什么？

答：找一些富于团体合作精神的，这里有一个真实的故事：有人被否决掉，因为他的爱好是深海潜水。主考官说：因为这是一项单人活动，我不敢肯定他能否适应团体工作。

37、你怎么看待要向比你年轻的人/女性汇报呢？

答：“我从不根据年龄性别划分别人,只要他们是凭借自己能力到达该职务的，那绝对没有问题。”

38、有想过创业吗？

答：这个问题可以显示你的冲劲，但如果你的回答是“有”的话，千万小心，下一个问题可能就是“那么为什么你不这样做呢？”

39、你为什么辞去原来采购的工作.

答：我离职是因为这家公司*；我在公司工作了三年多，有较深的感情；从去年始，由于市场形势突变，公司的局面急转直下；到眼下这一步我觉得很遗憾，但还要面对现实，重新寻找能发挥我能力的舞台。

40、你为什么要应聘采购职位.觉得这个职位与其它职位有什么区别.

答：“我花费了很多时间考虑各种职业的可能性，我认为这方面的工作最适合我，原因是这项工作要求的许多技能都是我擅长的。举例来说，

41、你要求的薪金是多少.

答：回答样板1：如果你尚未彻底表现自我价值，面试者就提此问题考你，你不妨参考以下答案：

“钱不是我唯一关心的事。我想先谈谈我对贵公司所能做的贡献，如果您允许的话。” “我对工资没有硬性要求。我相信贵公司在处理我的问题上会友善合理。我注重的是找对工作机会，所以只要条件公平，我则不会计较太多。”

回答样板2：如果你已经阐明该职位的重要性，可是对方仍旧告诉你给你的报酬已是最好的。您不妨指出它的工作性质实际上值得你获得更高的报酬；阐明你将如何通过努力缩减公司的开支；说明在工作中你得自我承担哪些费用等，以证明你对公司的价值，和表明你要求更高报酬是以你的工作表现为前提的。但是如果对方不愿妥协，在你未得到肯定的工作答复之前，不要使雇主排除对你的考虑。你可以问：‘你们决定雇用我了吗？”如果答案是肯定的，报酬却使你不愿接受，你可以这样拒绝：

“谢谢你给我提供工作机会。这个职位我很想得到，但是，工资比我想要的低，这是我无法接受这份工作的原因之一。也许你会重新考虑，或者以后能有使我对你们更有价值的工作时再考虑我。”

42、某供应商对其所供应的某一物料价格提出上涨,而且上涨的幅度符合市场行情,做为采购员应从哪些方面进行价格分析?采购员应该怎么处理？

答：做一个完整的市场调查，核实价格，了解行情，原料上涨浮度，请厂商重新列出成本分析表，合理商议，作出相应的价格调整；并约定价格回落时要调整回原来的或与市价相应的价，另从长远角度看是否在涨价期间少定量，如果一直处于上涨趋式，要多寻找可替代的新材料降低成本，请工程协助。

43、假如你们公司需要一种海外采购的物料，但交期太长，为了保证生产，在国内能买到代理的同种物料，可价格很高，请问在这种情况下，你如何应对？

答：首先我会试着去跟供应商去谈，取得代理商的最低价格，然后把这类物料的海外价格，及国内供应商代理价格（与供理商谈定好的价格），做成一份正式的表格提供给销售部，让销售部去和客人沟通，如果是要价格低的话，我们会让客人考虑是否可以延迟交期，以达到满足的物料采购，及生产交货日期，如果客人选择价格高，交期准的话，我们就可以按客人的方式去做，这样一来可以保障自己的利益，而且还可能通过这样的方式，可以让公司不受亏损！

44、采购人员日常工作的重点？

答：开发、维护并评价供应商；采购合同谈判；价格评估；制定并不断改进采购流程；采购物质的质量要求和规格书管理等很多方面。采购工作重点？适时适质适价购买公司所需物品.

45、采购中怎样维护你的数据库？

答：供应商和商品的相关信息要及时更新。如采购单价，最小订货批量，交货方式，供应商的帐号、地址电话联系 人等信息变更要及时更改，另修改数据前一定要经过领导确认

46、采购的流程及相关的单据名称？

答：接收采购计划－询比议价－下PO－审核－跟催－收货－付款－退货。相关的单据有：请购单、采购单、询价单，进货单等等。

47、采购合同的主要因素是什么?

答：数量、单价、付款方式(包括税金点数)、交货地点和运输方式、交货期、验货标准、签章审核

48、评价一个供应商应该具备的素质?

答：提供合适的品质、充分的数量及准时交货，合理的价格以及热情的服务。

49、对于供应商的评估有哪些项目？

答：A、一般经营状况 B、制造能力 C、技术能力 D、管理能力之绩效 E、品质能力。

50、你在做采购时的困惑？

答：产品的价格,供应商到底还有多少利润?

51、什么是采购5R管理？

答：合适的供应商、合适的品质、合适的时间、合适的价格、合适的数量。

应聘面试的经验、技巧和注意事项