(五)智能的内、外部专家整合管理
在中招智采3.0专家管理模块内,采购人可直接将企业职员设置为内部专家,建立内部专家库。当自采项目需要组建内部专家评委会时,采购人可设定评委会的组建方式和抽取条件,以随机抽取或直接指定确定评委会成员。对于外部专家组,采购人可通过录入的方式进行专家选定。同时,平台也支持内部、外部专家混合选取,内部专家从内部库中抽取,外部专家直接录入。
此外,中招智采3.0与中招联合招标采购平台专家端进行了对接,专家登录后可直接在专家端开展在线评标,为专家评标带来便利,方便采购人进行数据传输与统计。
(六)互联互通的代理机构管理
除采购人通过系统自行“*价”购买物品外,中招智采3.0同样具备完善的委托采购功能。
采购人可将入驻中招联合平台的代理机构添加至本单位的入围代理机构库,当有项目需要进行委托招标时,采购人可通过直接指定、顺序轮流、随机抽取中任一方式,从库中选定招标代理机构,并发起招标委托。被选定的招标代理机构在中招联合采购管理平台内,可直接查看被委托的项目并立刻开展招标采购工作;采购人则可通过中招智采平台随时查看项目过程数据,进行在线监管。这样,从项目分发到项目完成,全部过程均在中招联合平台内完成,实现项目数据灵活流转,助力采购高效、透明。
(七)便捷省心的供应商管理
中招智采3.0整合了中招联合招标采购平台供应商库的海量资源,充分覆盖企业各类采购需求。采购人可通过供应商查询功能,将供应商添加至“入围供应商库”,并根据供应商参与本单位采购项目的表现进行评价。对于评分较低或历史具有违规、资质造假、围串标等行为的供应商,支持一键拉入黑名单,并对其投标实施自动拦截,充分保障采购人的权益。为了方便企业采买决策,平台提供供应商投标中标统计报告,统筹分析所有参与过本单位项目的供应商报名次数、投标次数、中标率和中标金额等数据,对供应商情况进行全面把控。
同时,平台还提供投标文件雷同性智能分析系统,对投标文件的硬件特征码进行围串标分析,展示各投标人投标文件的IP地址等信息,雷同信息将被红色标记突出展示,为判定投标文件是否在同一台电脑上编辑、是否在同一网络上传等信息提供参考,助力采购项目公平、公正完成。
(八)“量体裁衣”全方位定制专属平台
SaaS架构高度自由的模块化配置是中招智采3.0的另一大特色。采购人可根据企业业务需要,配置相应的功能模块、功能点及特定服务,对各功能组件进行个性化设置和定制,全方位满足企业经营管理和采购要求。
平台支持采购人配置常用公共代码等系统控制参数,以及编号规则、审批流程、文档模板、文件命名规则、采购品目、评审专业、业务常用语、公告发布媒体等具体操作内容,充分契合不同单位的编号规则、业务流程习惯,让系统适应用户,无需用户适应系统。
对于企业自有的OA、钉钉、ERP等办公系统,平台开放API接口对接,实现企业组织架构、人员数据的统一维护和各种事项的集中审批,方便采购人对文件、项目数据统一归档管理。
为方便项目快速审批,平台将审批流转化为可视化图形,并提供简单、高级两种配置模式。简单模式支持三级审批人,能够快速建立审批流程,满足基本的办公场景,极大降低采购人操作成本。高级模式下,采购人可为不同类型的业务及项目节点设置独立审批流,流程配置可按照节点设置审批人、抄送人或进行多条件分支流转;审批人设置支持指定成员、角色、表单内联系人等多形式配置方式。可视化自定义审批流充分满足了企业多场景业务需求,解决审批设置复杂、流转滞缓等问题,有效缩短采购人项目审批时间和项目周期。
(九)一对一的专属实施团队支持
中招智采3.0为采购人配备专属实施服务团队,提供线上 线下全方位技术支持,协助采购人建立企业电子化采购制度,助力企业实现招标采购数字化转型。
在平台准备阶段,实施人员将协助采购人进行实施策划、环境准备、系统试用等前期准备工作,并对企业采购部门人员进行系统实操培训;开通上线后,根据企业项目需求,实施人员可提供现场驻场支持或远程线上答疑。对于供应商较多的项目,实施人员可以协助采购人进行供应商管理,指导供应商完成在线投标或报价,保障项目顺利完成。
三、企业采购实战案例
1.工业和信息化部第五研究所
工业和信息化部第五研究所(即中国赛宝实验室,以下简称“五所”)是工业和信息化部直属的行业支撑服务单位,也是中国最早从事可靠性研究的权威机构。目前,五所已全面使用中招智采3.0平台进行线上电子化采购。
通过使用中招智采3.0平台,五所实现了监管透明化和阳光廉洁采购。平台支持五所完成内部采购管理和询价、竞价等自主采购项目,并建立了专属供应商库和专家库。在专家选取方面,通过平台进行随机抽取,促进了评标的公正性。这种平台化的业务操作模式减少了不正当行为“灵活运作”的空间,同时各类操作都留有痕迹和日志,更有利于事后的监督检查,最大程度地实现阳光交易。
此外,中招智采3.0平台还帮助五所实现了交易规范化,提升了采购效率。平台整合了供求及交易信息,通过快速响应机制打破了传统采购冗长繁琐的采购流程,提高了资源配置效率。线上采购的方式也让更多中小供应商有机会参与竞标,突破了传统采购供应商数量的局限性,让市场竞争更加充分、价格优势更加突出,实现了五所采购本地化向全国化的升级。同时,线上采购节约了大量人工成本、差旅费用和办公资源,帮助五所实现了降本增效。
2.中国电子技术标准化研究院
中国电子技术标准化研究院(即工业和信息化部电子第四研究院,以下简称“四院”)是工业和信息化部直属事业单位,是国家从事电子信息技术领域标准化的基础性、公益性、综合性研究机构。四院通过使用中招智采3.0解决了内部多个采购问题:
建立采购制度并设置相应权限。四院通过系统管理功能,完成了“单位、部门及其权限管理”、“功能个性化配置”、“多机构/ 部门/角色切换”三项重要指令,解决了账户体系杂乱、审批流转复杂、采购权限管理不规范等问题;通过可视化审批流,解决了采购项目流程链条较长、审批场景复杂、审批流转滞缓等问题。
建立对应模板并降低管理成本。四院采用专用的标书制作模板,对“通用条款”进行固化,对“专用条款”进行凸显提示,使文件编制更加规范、统一,便于阅读和审查,这种方法有效地防止了采购人设置倾向于“意中人”的条款,逃避监管、排斥潜在投标人,从而打破了潜在的采购利益链。
积累基础信息并建立采购资源信息库。在传统的采购活动中,采购数据只能通过人工登记或再次录入的方式进行管理,不仅因重复劳动而浪费人力,而且会因为数据更新不同步,数据关联度差,造成业务和管理的脱节。四院通过中招智采平台,在业务流程中直接采集相关信息和数据,让数据关联更加紧密,联动效应得到增强。而采购过程的严谨性,进一步确保了数据信息的准确可靠,并通过一定时间的积累形成采购资源信息库,对四院分析总结采购工作、进行宏观经济决策提供了有效的数据支持。