没有一刀切的采购流程。一些组织遵循传统的采购模式，无论采购需求如何，所有采购决策都是内部集中团队的领域。其他人则选择采用分散式采购方式，由部门或分支机构负责人负责寻源和采购职责。了解分散式采购方法的优势和局限性以及它与集中式采购的区别，以便您可以为您的团队选择最佳方案。
分散采购是一种将决策权分配给部门或分支机构领导而不是完全由集中采购单位拥有的采购方式。如果采购下放到部门，每个团队的领导有权根据部门的要求做出采购决策。例如，营销主管可以在不征求集中采购团队许可的情况下采购一个新的社交媒体广告自动化平台。
如果采购下放到分支机构，则分支机构经理拥有此权限，可以为所有部门做出采购决策。例如，分行经理可能会独立于其他分行的需求为其整个团队采购新的 CRM 工具。采用分散采购模式的组织中的决策机构仍必须遵守严格的采购政策和准则。
集中采购与分散采购的区别要了解分散式采购，简要了解一下其对应的集中式采购会很有帮助。集中采购是一种采购方式，其中单个团队代表整个组织负责寻源和采购。一个集中的采购部门负责所有部门和所有分支机构的采购，尽管采购负责人可能会与部门或分支机构负责人合作，以确保他们购买的产品和服务满足各自团队负责人的要求。另一方面，分散采购使购买力民主化，并将其移交给部门或分支机构领导。企业内的个人，通常是负责整个分支机构或业务部门的高级领导。被授予为各自团队做出所有采购决策的权力。
提高采购效率：采用去中心化模式的主要好处是可以加快购买速度。因为部门领导准确地知道他们需要购买什么，所以他们可以快速识别合适的供应商并将他们缩小到一个理想的选择。分散的购买力意味着团队负责人无需征求采购团队的许可，而采购团队可能已经在从事其他几个项目。因此，新采购不会排队等待审查。
减少官僚作风和繁文缛节：固有的繁文缛节是团队领导在传统集中采购流程中面临的最重大挑战之一。这可能会使部门负责人不愿参与新的计划。例如，您的销售副总裁想要购买一个新的销售参与平台来支持您现有的 CRM 并提高销售效率。他们是这个领域的专家。他们确切地知道他们需要什么。但采用集中采购方式，他们必须创建一个新的采购申请，由采购团队审查，然后等待多个供应商进行评估和审查。这一切都不会发生在分散的采购模式中。销售副总裁选择他们需要的平台，遵循任何必要的内部采购政策，并签署合同。
部门领导对采购要求有更多的投入
集中采购通常是自上而下的。采购团队寻找和购买新产品或服务，并将这些更改指示给他们所影响的团队。这可能会导致采购结果与实际团队需求脱节。集中采购团队可能会从成本和供应商风险的角度采购合适的产品，但这些产品可能无法满足使用它们的团队的需求。通过分散采购，部门领导对他们购买的东西拥有完全的权力，这意味着这不是问题。
本地化采购
当采购权下放到分支机构领导时，团队可以利用本地化采购的优势。例如，连锁餐厅可能能够从当地供应商处采购关键原料，从而提高产品新鲜度并缩短交货时间。
分散采购的局限性采购合规困难：分散采购的最大挑战是确保遵守内部政策。当集中采购团队管理采购时，他们可能会严格遵守供应商审查要求和安全风险分析等采购指南。另一方面，部门领导更有可能规避规则或寻找机会避免繁琐的活动，例如对所有市场机会进行全面评估。因此，分散式采购方式会使采购合规性管理变得困难，从而增加您的采购风险。
发生重叠的软件许可证购买：当个别部门或分支机构负责寻找和采购软件时，通常会得到类似产品的多个许可证。例如，两个地点的经理可能会从不同的供应商处购买员工调度软件。如果集中采购，采购团队会为所有分支机构购买相同的平台，从而降低成本并节省供应商管理流程的时间。
无法获得规模经济：集中采购的另一个好处，当您从给定的供应商处购买更多商品时，您就能够更好地协商更优惠的单价。例如，您的营销和销售团队负责人购买 CRM 来管理客户数据。每个团队 50 个用户，每个用户支付 20 元，每月总计 2,000 元。如果此购买决策是集中的，您可以为 100 位用户商定每位用户 18 元的价格，从而将您的每月承诺减少到 1800 元。
混合模式：集中采购和分散采购之间的最佳平衡集中式和分散式采购方式各有利弊。许多采购部门选择混合方法来开发优化的采购系统。某些采购是集中的，而其他采购则恢复到分散的采购系统。另一种方法是根据采购类别构建混合采购模型。但是，SaaS 采购流程可以在区域级别处理或分配给部门利益相关者。在这种情况下，明智的做法是确保您的 IT 领导批准所有采购订单，以最大限度地降低 SaaS 安全风险并消除许可证重叠的可能性。
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