复旦大学校长办公室原正处级干部 王增藩
给苏步青同志当秘书,是一项综合性较强的工作。不像大机关某些部门的秘书那样,有明确分工、各负其责。平时,涉及苏老的一些事,大的如为他起草学校的工作报告、讲话稿,小到送一份材料、代拟一份电文,这种融脑力劳动和体力劳动为一体的工作,既需要有一定的理论水平、文字表达能力,还需要有较丰富的社会阅历及较强的办事能力。单纯的“文字型”或“办事型”秘书,难以做好这项工作。我给苏老当了23年秘书,对此深有体会。
一、原以为带个路有何学问,但还是出了问题
几十年的秘书生涯,让我懂得凡事要特别勤奋,以高度的责任心,做好每件事,让首长放心。一天,我接电话,有人自称苏步青教授同意其前来采访,要我安排一下具体时间。这种情况,以往曾经有过,只需与苏老打个招呼、定个时间,到时接待就行了。
可是,我多年来养成一个习惯,就是先问对方几个问题,一方面了解来访者的情况,另一方面为苏老接待提供某些必要的信息。当我提出问题后,对方回答吞吞吐吐,经再三追问,对方才说出自己是外地的一位通讯员,受上海某家报社委托,前来采访苏步青教授。于是,我按有关接待规定,对采访者说:“受某报社委托,应有介绍信,事先由报社和我们联系。仅凭通讯员证件,是不能进行采访的。”
经过了解,事实上,苏老只说请他与办公室联系,并未同意安排他来采访,我果断地取消了这次不该安排的接待。当然,有些采访者未经事先联系,临时有要事闯上门来,经过一番认真的核查,并征得苏老同意后,也有破例接待的。这里,做出接待或不接待的判断,其中是有学问的。
秘书的勤奋,还在于处理好每一个细节。工作的每一个步骤,都是为了保证领导更好地工作。因此要认真、细致,尽量少出或不出差错,这里面也有学问。
有一次,我陪同苏老出席一个“展览会”的开幕式。我们带好请柬,驱车来到市里一座大楼,由于去得太早,门口未见接待人员。我想,进了这座楼,还怕找不到会议接待处?便与苏老逐层询问,从一楼经二楼、三楼,来到四楼,可是哪有“展览会”的影子?在楼内兜了几圈,总算碰到一位工作人员,在他指引下,才在二楼的东南角,找到了那个小型而重要的“展览会”。
苏老被我拖来拉去,费时近一刻钟,显得有些生气。原以为带个路有何学问?但还是出了问题。吸取这次教训,此后陪苏老外出我都勤奋一点,若遇上地址不详的生疏地方,自己先跑一趟,把方向、地点弄清楚,然后再陪苏老前往。
还有一次,记得是20世纪80年代初到北京出差,需要与上海原单位联系信息,及时拍发电报。可当时条件很差,通电话要提前三小时预约,拍电文不知哪里有邮局,便出门问行人。有的说附近没有邮局,得乘车到几里路以外才能发电报。我费了一个小时才把电报发出去。等我乘车返回住地,竟然看到住地就有一个可以发电报的地方,顿时傻了眼。
从此,我工作更勤奋,并养成习惯,每到一地,安顿好苏老后,便一人出门,到附近转转,邮局、书店、交通、市场等都是我关注的地方。有了这些信息,为苏老服务就更方便了。
二、苏老是国家的宝贝,只要您需要,我就为您服务一辈子
20世纪80年代“商潮滚滚”,市场经济触动了秘书的神经。大多数秘书从事着重要而繁杂的工作,而报酬比起从商的同学、同事甚至子女都差一大截。终于,有的秘书经不住诱惑,“下海”经商,有的搞上第二职业。平心而论,在大家讲求等价交换时,秘书工作难以等价,不平衡的心态正是现实生活的反映。
于是苏老除从思想上给予我鼓励外,还委以重任。在他的关心下,按学校的规定,不让老实人吃亏,我的住房条件得到改善,感到秘书工作有奔头,更热爱本职工作了。领导关心秘书解决一些实际困难,有助于秘书心态从不平衡转向平衡,从而真心实意地去奉献。
奉献具体表现在工作第一,领导、他人第一,先人后己。
有一次我的胆囊需手术,本以为从此可以不再当秘书了。可是,苏老多次来看望我,其中一次,他对我说:“我又要到北京出席‘两会’了,你能不能??”话虽没说出来,但我明白意思,便答应了。苏老就看中我的为人和工作能力,一再挽留。
手术出院后20天,我就随同苏老出差了。面对领导的真诚,我表示:“苏老是国家的宝贝,只要您需要,我就为您服务一辈子。”为了实现这句诺言,我为苏老当了23年秘书。由于工作繁忙,平时家庭生活、孩子读书都顾不上,好在家人都很支持我。
需要强调的是,秘书工作具有责任大、时效强、事务繁等特点,没有实干精神,一天也干不下去。如今,秘书工作发展又很快,不学习新技能,没有创新精神,也将面临被淘汰的命运。我抓住实干和创新这两点,并贯穿于为苏老的服务中,这也是自己得以不断进步、坚持奉献的重要原因。
三、短短的26个字的电文,竟改动了6处,文字增删16字之多
苏老是位大学者,只要做有心人,就能从他那里学到不少学问。20世纪80年代中期,有一次苏老因事缠身,未能前往外地参加某著名教授执教50周年纪念会,他要我代拟电报。拟写电文,不过小事一桩,我随手写下:“欣闻某教授执教50周年特驰电祝贺因事不能赴会鉴谅苏步青”。
苏老看后,随即严肃地对我说:“打电报也有学问,起草一份好电文也不容易。别看字数少,但撰写得好,可以反映人的情感,因此要注意推敲。”他接过电文稿,逐字推敲修改。
几分钟后,电文被改为“欣闻某教授执教50周年纪念会召开谨此电祝贺本人因事未能躬临盛会为歉苏步青”。
短短的26个字的电文,竟改动了6处,文字增删16字之多。修改后的电文,文字准确,富有感情;如“不能”改为“未能”,“赴会”改为“躬临盛会”“,鉴谅”改为“为歉”,可见,用词遣字大有学问。
四、23年秘书经历是一笔宝贵的财富,成就了我的前半生我
曾觉得,自己的工作很平凡,有什么自我提高可言?还抱怨整天忙得晕头转向,哪有时间去自我提高呢?干过一段时间秘书工作的同志,想必也会有同感。那么,能否用“忙”字取代自我提高呢?结论是否定的。“忙”与“自我提高”是对立统一的。如能在百忙之中,加强自身的学习,改进工作方法,提高实际效益,反过来又会使“忙”变得不那么忙。
后来,我深深地感到,秘书工作者自我提高,是国家和社会现实的迫切需要。显而易见,如果不学习马克思主义理论和党的方针、政策,不掌握更精深的业务技能,秘书工作者怎么去适应繁忙的工作,又如何改进工作,当好领导的参谋、助手呢?如何自我提高呢?
一是结合工作开展专门研究。受种种因素制约,秘书工作者一时不易达到专职研究人员的那种高度和深度。然而,由于接触某方面材料较多、较新,又亲身经历拥有实际感受,这又优于专业研究者。因此,秘书工作者要扬长避短,制订一个长期的、切合实际的规划,有意识地选择专题进行研究。起初不必贪多求全,而应以小见大,采取滚雪球的方法,经过八年十载,即可在某个方面取得可喜成果。
就拿我来说吧。平时撰写的情况简报、调查报告,都是进行经济、政法、教育研究的第一手素材;采写的新闻报道、通讯,积累多了,就可以写成报告文学、传记。将实践经验提高到理论的高度,研究结果就写成论文。从事接待、办理事务几十年,有丰富的管理文书和管理科室经验,就可成为高一级的办公室主任。
二是掌握技术性较强的技艺。在做好本职工作的同时,根据自己的爱好和所具备的条件,选择某种技术性较强的技艺,如写作、外语、电脑操作等,亦可使自己获得明显提升。多年来,我用业余时间,撰写出版专著多部:《秘书工作趣谈》《苏步青传》《谢希德传》《我给苏步青当秘书》《共和国教育家——谢希德》等。
因眼睛高度近视,我曾发誓不学电脑,但在眼下行不通。为了适应社会的发展,我62岁学电脑上网,64岁买了手机发短信,66岁学会用QQ与朋友谈心,68岁编制PPT开办讲座。虽不太精通,但这成就了我后半生事业。我很看重晚节,珍惜有限的年华,为的是站好返聘的最后一班岗。
三是发展个人某种业余爱好。有些秘书工作者在诗、书、琴、画、体育诸方面,原有基础较好,又有浓厚的兴趣,可进行重点提高,进而使自己成为某方面的专家。我在做文书的时候,勤练书法,既有利于搞好本职工作,又能陶冶情操。苏老爱好诗词,我跟着学习,自我提高之后,能用优美文字提供题词参考、写作条幅、撰写藏头诗等,成为秘书工作者中有“特技”的人。这几方面的技艺,在后来开展公关方面,都发挥了重要作用。
23年秘书经历是一笔宝贵的财富,成就了我的前半生。有人感慨,把青春年华献给一个人,实在可惜;有人感动,那么认真、持久地为一个人服务,真不容易;有人赞赏,默默做着艰苦、繁杂的活儿,幕后英雄。对此,我总结出七个字:很苦,很累,很值得!
文章来源:秘书工作,