灵活管控钉钉群组，建设信息高速公路—在钉钉互联中遇见美好教育之组织和沟通数字化
浙江省杭州市富阳区东洲小学
华树森
【内容摘要】在六年多的学校信息化建设中，我们重点从提升信息沟通效率和建立新的沟通规则、沟通文化入手，解决沟通中因APP多、平台多、渠道多等原因导致的信息沟通“梗阻”问题。
【关键词】管控、高速、关联、结构、群组
问题与困惑—信息“轰炸”何时了？
当前组织管理和沟通的痛点问题。
水深：在不经意间，你被加入到一个个陌生的微信群、QQ群中，于是生活群、工作群、售后群等等充斥于你的群后台，这些群没有固定的头像，名称也是五花八门，可谓是深不见底。
火热：群内各类消息满天飞，@来@去，“呼朋引伴”，好不热闹，可谓是“热火朝天”。
当今社会，不管你是谁，无一例外地被卷入各色类型的群，我们的生活和工作被“群多”、“刷屏多”所“绑架”， 一条重要的信息， “翻个底朝天”也找不到！大家的工作和生活完全被搅在一起。
数字化办公有理念，却不能很好的落地生根。
痛！痛！痛！
1.工作和生活信息“如胶似漆”，“傻傻”分不清！
2.信息无序、缺乏有效沉淀——众里寻他千百度，蓦然回首，那人却“不在”灯火阑珊处！
3.被无效信息地毯式轰炸，无效信息占90%以上——寻寻觅觅，看似热热闹闹，却冷冷清清！
4.“@”在各类群里狂欢， @他和被她@成为工作效率最大的“*手”！
在四年多的学校信息化建设中，我们重点从提升信息沟通效率和建立新的沟通规则、沟通文化入手，解决沟通中因APP多、平台多、渠道多等原因导致的信息沟通“梗阻”问题。
实践与提升：钉钉，让教育简单又温馨。
一、构建信息高速路和新的沟通文化—钉见美丽教育之组织在线。
“钉钉的成功最深处，是在碎片化办公的大环境下，人性中包含的对深度工作专注和效率的追求。而在这一点上，无论是老板还是员工，只要他还算是‘想做事的人’那就是共同的!‘观察’的不是表面而应该是人的内心。”
（一）组织管理痛点问题的思考。
1.什么是管理的痛点，尤其是大型组织的管理痛点？
大型组织管理的痛点是：规模大，信息多，部门职能交叉多。引发出管理问题：政出多门、信息不对称、缺乏协同。那么怎么来解决这些大型组织管理的痛点问题呢？我们通过钉钉平台和架构建设，组织扁平化、规则成文化，协同常态化等措施，很好的解决了这些痛点问题。
2.扁平化管理是什么？
（1）信息流动的快速化，消息触达的精准化。
（2）组织形式变化的柔韧性大大增强，根据业务形态而生成新的组织结构。
（3）组织内部的协同水平极大增强。
3.如何实现扁平化管理？
（1）完善组织结构，优化业务流程，而不是单纯地减少组织层级。
（2）规范信息渠道，对信息流归类，而不是单纯增加发声渠道和频率。
（3）增加员工对管理的参与感，而不是信息和要求的垂直触达。
（二）完善组织结构，建立专有信息沟通群组。
1.丰富钉钉组织结构—通讯录底层架构，是用好钉钉的核心。
杭州市富阳区东洲中心小学有下属5个校区，有36班、1200名学生、90名教师的公望校区，还有与本部距离30公里位于小岛上的、人数只有42人的“麻雀型”学校，全校校区、班级形态复杂，学生总人数超过2800多人、教职工248人。东洲中小像一艘“航空母舰”，要实现这艘航空母舰各个装备运转自如，在“大海”上畅通无阻，具有完整的组织架构和通畅的沟通渠道是必须的。
在2014年时，学校还处在信息化建设起步阶段，那时通过短信、QQ、腾讯通各类渠道进行沟通。但当时的腾讯通等APP或者短信后台，无法对组织架构进行扁平化搭建，只有几个大的群组，导致沟通散、乱、不精准，各类信息边“轰炸”，边“石沉大海”。有一次，中小通知下属校区某学科老师于某日到中小参加教研活动，时间到了，结果校区来人寥寥无几，经询问，说是没有看到通知。至此，我们开始反思当时的沟通工具的组织架构和沟通方式，确实存在信息被“层层过滤”和“泛滥成灾”双重挤压，出现信息沟通“梗阻”等严重问题。
2016年开始，学校引入钉钉，搭建丰富的钉钉底层架构，使之适合于扁平化管理的需求。学校将从需求出发，将组织架构分为三大类：行政类、学科类、管理组，行政类包含了班子成员、班主任、其他类，三个子类包含了所有的老师；学科类分为语文、数学、英语等各个学科，每个学科下面再分为一年级语文、二年级语文……等备课组。行政类主要解决的是上情下达，任务布置，学校常规工作、上级工作布置落实。学科类分组主要解决的是教学专业的沟通。为实现扁平化管理，专门建立管理组，横跨行政和学科，根据业务需要，进行灵活的组合，比如OA文件派发组、OA任务流转组、备课组长年级组长教研组长组织、各基层管理组和班子成员相互融合。
尤其值得一提的是，经过四年多的完善，为便于精准沟通和扁平化管理，学校通过“套娃式”的方法，把学校的组织结构搭建的精干而丰富，为后续的群组建立和精准沟通打下了良好的“地基”。
2.结构和群组关联是用好钉钉的关键。
以往的学校使用的腾讯通、信鸽等APP软件，组织架构和群组是“两张皮”，相互脱离的。组织架构仅仅用来找人，而信息沟通群组等又需要临时搭建，信息的渠道或者过多或者太少，无法做到精准沟通，信息沉淀也存在较大不确定性。
钉钉部门群的建立。四年多来，我们不断完善钉钉的组织架构，且充分利用钉钉组织架构和钉钉群组关联的优势，通过“套娃式”搭建丰富的组织架构，同步生成各类适用扁平化管理需求的钉钉“部门群”，来满足各类场景下的高效沟通需求。
