与利益相关者间的沟通，对项目的顺利开展非常重要。尤其是在需求变更的过程中。而良好的沟通技巧，有助于更好地了解相关者的需求和立场，更好地回应他们的需求。同时有助于相关者能够更好地理解需求变更的目标、影响，减少不必要的误解和猜测；在遇到利益冲突和意见矛盾时，良好的沟通技巧有助于处理和化解冲突矛盾，寻求最佳解决方案。
如果缺乏良好的沟通技巧，在与利益相关者进行沟通时，往往容易造成不必要的误解、冲突，从而导致沟通混乱，导致相关者的不满、冲突，从而妨碍需求变更和项目的顺利实施。
因此我们需要重视与利益相关者间的沟通技巧，尤其是需求变更沟通过程，一般来说在此过程中，常见的沟通技巧有如下5项：
1、明确需求变更的原因和目的
首先项目负责人需要提前通过与相关方进行讨论、调查等方式获取需求变更原因，然后向利益相关方清晰解释需求变更的原因，目的以及可能的影响等，包括对项目时间、成本、资源等方面的影响，以确保利益相关者能够理解和接受变更的后果。
需求变更
另外需要注意，在阐述过程中最好使用简明扼要的语言，避免过多的专业术语或技术细节。这有助于确保相关方能够理解需求变更的内容，并为项目实施提供清晰的指导。
2、明确沟通目标
在进行沟通时，需要明确沟通目标，即：希望通过沟通达到什么结果。这可以是传达重要信息、征求反馈、解决问题、提供更新或推动决策等。明确沟通的目标有助于确保我们沟通计划的针对性和有效性，有利于与利益相关者间达成一致。
沟通目标
3、建立定期透明的沟通机制
在确定相关利益相关方后，我们需要建立定期且透明的沟通机制。确定沟通的频率、时间以及形式，确保及时分享项目进展和变更情况，以便他们了解项目的最新动态。
我们可以根据项目的复杂性、进展情况和受众需求，制定合理的沟通频率，确保信息传递及时和连续，如以每日、每周、每月或特定里程碑或事件触发时作为沟通频率，通过组织会议、定期更新邮件或与相关方进行一对一的交流来实现。
而在相互沟通过程中，需要保持沟通的透明性。如及时向相关方提供需求变更的详细信息，包括变更的原因、影响和解决方案，缓解他们的疑虑和担忧，并确保所有人都对变更有一致的理解。重视双向沟通和反馈，倾听他们的问题、想法和建议，从而建立良好的合作关系，减少沟通障碍。
沟通机制
4、强调共同利益 建立需求变更共识
在沟通过程中，强调需求变更对利益相关者的共同利益和增值。说明需求变更如何能够提高项目的质量、效率、用户满意度或商业效益等。通过强调共同利益，增加利益相关者的支持和参与。在此基础上，需要与利益相关者一起协商和讨论需求变更，寻求共识和解决方案。通过开放的讨论和协商，找到满足各方利益的平衡点，并达成共识。
在明确共同目标和利益基础上，我们通过提前沟通和预警的方式，共同参与需求变更的决策过程，明确沟通的价值，这样有助于减少分歧和冲突，增加利益相关者达成共识的可能性。
利益共同体
5、协商妥协和共赢
在协商过程中，需尽量寻求妥协和共赢的结果。与相关利益相关方一起探讨各种方案的优缺点，并共同寻找最佳的解决方案，以满足各方的需求和利益。
而在需求变更过程中，可能会出现利益相关者间利益冲突或意见分歧。我们可以采用调解、协商或寻求第三方的帮助等方式来解决冲突，尽量与利益相关者进行共同努力，找到双方都能接受的折中或解决方案，促进相关方之间的合作和共识。
协商共赢
另外，在日常项目管理过程中，我们可以充分利用项目工具，实时跟进项目进度，提高沟通效果。如我们每天早上的站会，可使用CoCode旗下的Co-Project智能项目管理平台的看板功能。
CoCode看板功能
通过看板功能，项目经理对整体成员的工作进度做到一目了然。对进行中的任务，可以准确获得剩余工时等进度信息，从而能够从整体把控项目工作进度，继而提高整个团队的工作效率。而团队成员也可以清晰明了看到其他成员的任务进展，这对成员间的工作配合以及整体团队的工作进展有积极地推动作用。
