通过以上流程,可以抽象出几个子流程:退款申请、退款处理、退款审核、执行退款;以下将基于子流程展开谈谈每个子流程的处理细节。
2. 退款申请(单笔)
常见问题:
1. 怎么避免重复发起退款?
如用户前台发起后,运营在后台以重复原因发起退款;
需要锁定订单,一个订单仅允许一个退款中记录,避免重复退款。
2. 如何减少运营工作量?
前期流程:微信沟通,发送请假申请信息(文字、图片)-运营处理退款。
存在问题就是,多个家长联系后,运营每次处理都需要凭记忆从手机找到相关材料,再备注传附件,有时没有备注后续纠纷难处理。
需要退款原因支持家长主动备注、上传图片,减少运营工作量(小点,但是有很大提效)。
流程设计:
3. 退款申请(批量)
常见问题:
1. 如何保障退款准确性,降低错误?
常见的退款错误有:批次退款金额、笔数不对,重复退款,课程服务机构变更。
退款过程中,需要统计每个批次退款金额、笔数,保证每个节点人员快速总数是否合理;同时锁定订单,避免多端重复发起退款;如提交过程中,遇到课程服务机构变更,需要补充校验提醒。
2. 如何提升退款时效性?
一个学校课程一般由多个机构服务,对于运营来说,如果一个批次提交多个机构、学校,需要学校 机构确认后,方可退款;如A机构未确认,会影响B机构退款时效。
基于这样的运营背景,则需要按学校、机构拆分批次,提升退款时效。
流程设计:
4. 执行退款
提交到外部支付渠道前,需要校验是否超额、是否重复退款;提交到外部后,需要对外部通道返回结果进行处理,常见错误如:
- 请求频繁:定时任务,重新请求。/手动发起请求。
- 用户账户已注销:用户联系后,调整退款去向。
- 账户余额不足:调整微信自动提现余额,保障次日退款;或等待入金;或调整外部渠道退款方式。