一、实质大开形式
最讨厌别人夸自己:文笔好!
潜台词:你审计报告写得好,是因为文笔好。
还有另一个很讨厌的夸奖:你excel表格用得好,所以才能审计出东西来!
虽然都是好话,但就是想骂娘:这他妈根本不是一回事儿!
个人觉得,我excel表用的很菜,根本没有记住几个公式,就算曾经下过苦工学习。
因为不常用,几乎忘光了,是真的忘光了,甚至公式用途都记不住。
直到现在,也就只会几个小公式,但对我来说,也基本够用了。
诸位看官要理解:本文就是讲工具的,讲“术”的。
文笔和表格能力,永远只是“术”,要想做好审计,最根本的还是“道”。
简言之:审计业务做的好不好?是取决于对业务的理解能力,而不是审计工具。
本文就介绍几个常用的公式吧,可作参照,毕竟每个人的习惯不一样,未必都可以参照使用。
二、最实用的2个公式
对于我来说,最实用的公式只有2个:一个是vlookup公式,一个就是IF函数。
1.Vlookup公式
两个表中,只要有一组数据相同,就可以从另一个表中引入任何想用的数据。
常做报表和基层的财务人员,大多数都会用这个公式,但不见得会常用。
而我们内审人员,则需要常用。
有了这个公式,我们可以从不同部门、不同业务口、不同系统、不同手工台账和报表里面搜集我们想要的信息。
包括:搜集和汇总信息、对比数据、不同表单间的差异等等。
有了这个公式,很多时候不需要抽样审计了(并不是所有程序都可以),基本上可以做到全面数据的审查,用不同的数据来源来全面对比,然后就能发现很多异常数据,再然后就可以看异常数据的原始资料。
这样,可以节省大量的审计时间。
2.if函数
这绝对是一个被严重低估的公式,几乎算得上是万能公式,但很多人还不会用它。
这个公式就和英文理解一样,如果怎么样,就会怎么样。
If函数就是:=如果(条件,结果,否则会怎么样)。
最核心的是:要会连续套用if函数。
这一个函数公式,基本上可以运用到数据整理的各个方面,可不仅仅只在计算个税或土增税等累进税率的时候才能用到。
我经常用这个公式来从大表里筛选想要的数据,只要加上你想要的条件,也可以用来计算不同条件下的结果,来查找异常。
它可不仅仅只是简单的分类汇总,比如sumif函数的功能,这个函数基本上已经被透视表取代了。
三、其它实用的几个小技巧
一些非常基础的公式就不说了,比如:筛选、排序、双击加号复制;选择性粘贴;转置等。
只说一些对于审计数据梳理很实用的公式。
1.搜索、替换
这个基本上所有人都会用,CTRL F,然后把原文字替换为新的数据或字符。
这种处理,能让表格内的编号格式保证一致,比如:合同号、楼号、车辆号等等。
把格式全部调整成一致,然后就可以用其他函数进行数据引用和对比了。
在使用时,要注意区分单元格的“空格、””、0、原始空白”这4种状态的区别。
2.CTRL D直接复制
这个公式就是选中一列,然后按键操作,就把第一行数据复核到下边所有单元格。
这其实是我个人习惯,其他人可能用其它方式。
它唯一的好处就是,不怕遇到下面有空格或其它数据时,数据转换不过来。
3.取其中字符的公式:left、right、mid
这三个函数都差不多,都是从一组数据中取出中间的几个字符。
如果不想学三个,那就只学会mid公式就行了。
4.合并和拆分
就是简单的&符号,把两个单元格里的字符合到一个里面。
至于拆分,只有在不同的单元格里面有相同的字符,但字符的位置又不一样时,才会用到拆分操作。不然后的话,就可以mid公式了。
四、结语
Excel表,自然还有很多其他的实用的公式和操作,也不是必须按小编的推荐来学习处理!
但就我来说,最常用的就是这几个,是不是很简单?
有时工具用的好,会节约不少时间和加快进度,虽然它并不代表着你的审计能力一定很强,但有绝对是:有大于无。
我在审计时,基本上就只用文中提到的公式,不能说可以应付所有的数据分析,但就本人经验来说,基本上很少遇到解决不了的数据分析。
作为审计人员,有空的话,还是可以熟悉下这几个公式!
如果您也是公式大神,直接忽略也行。
但实务工作中,曾见过很多表格用的非常溜的大神们,在数据处理时,还是一头懵!
尤其是遇到类似审计业务类的分析,需要我们思考其背后的业务逻辑关系。
再次强调:审计能力,最重要的永远不是公式本身,而是对数据间逻辑关系,以及背后所代表的业务关系的理解深度。
对业务有充分理解的前提下,再用到这些简单的工具,就会事半功倍。
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