3.1重要话题优先。
安排会议日程时把最重要的话题放在最前面。第一个重要性：会议前半部分，参会人员精力比较集中，在这段时间能高效地讨论完重要话题。第二个重要性：以防会议提早结束或有些参会人员提早离会，确保他们在离开前讨论到重要话题。
- 会议不可能完全按照计划中进行。如果有些非关键话题在会议中没讨论到，你可以自己解决或留到下次会议。不过，要是重要话题没讨论到，则未能达成会议目标，这样的会议是失败的。把最重要的话题放在最前面就能避免这种问题。
3.2大体遵照会议日程，但也要随机应变。
会议中可能出现的一个严重问题就是超时。员工普遍讨厌会议超时——这也可以理解，会议太长太无聊，占用工作时间。看钟表，把握会议进度。在合适的时机礼貌地提醒：“如果想按时结束的话，我们应该进行下一个话题了。”
- 会议不可能完全按照计划进行，所以当某一部分超出预计时间，你应该相应地调整安排。在有限的时间内尽量全面地涵盖日程表上的内容，也要随机应变。例：某部分超时，就得缩短其他部分的时间，或删去不太重要的部分，保证按时结会。（你可以在编写日程时把某些部分标注为“可选”，这样就能更好地控制时间。）
3.3早点开始写日程。
日程很重要，体现出你的专业性和你对参会人员的尊重。所以要尽早开始，用足够的时间编写出高质量的会议日程。
- 提早写日程还能让你有时间征询反馈。把日程草稿给同事和主管看看，询问他们的意见，帮助你改正错误，添加必要的细节。如果你到会议前最后一刻才写日程，那就没时间征询反馈了。
- 一般的会议日程也许提前一天就能写好，但重要的会议可能要提前几周准备日程。
3.4开会前把日程发放给参会人员。确保每个参加会议的人都对会议讨论话题有基本的了解。你可以打印很多份，亲自发放给他们，或者用邮件发电子版。具体怎么做要依据公司文化。总之在发放前要确保日程表没有技术性错误。
- 根据会议的重要性，提前1-2小时发放会议日程。对于重要的会议，需要提前一天甚至更早发放。
3.5因为大家都很忙，你应该额外准备几份日程表备用，以防有人忘带。
小提示- 提高会议效率的好工具“OARR”：目标（Objective）、日程（Agenda）、角色和责任（Roles& Responsibility）。首先，会议必须具备目标。如果只是为了传达信息，那就别浪费时间开会了。发通知就可以了。目标应该明确，如：确定团队的季度目标。日程是指为了达成会议目标需要讨论的话题，每个话题都要设定讨论时间。如：1. 回顾上季度目标（15分钟）。2. 共同商议本季度目标（20分钟）。3. 精选五个主要目标（10分钟）。角色和责任：会议领导者、记录者、总结行动方案者等。
- 最好设定一个期限，在这个期限内大家可以对日程提出修改意见。接受补充性意见或其他新意见。
- 如果某人因事缺席会议，可以在日程顶部加一块“提前致歉”，写在其他地方或当场提及也可以。
- 如果公司对会议日程格式有专门要求，应该按照该要求来定模版。按章行事很重要。
