关键词：会展管理,展会管理软件,会展信息化管理,会议展会服务,会展邀约
在一场会议正式举办之前，在嘉宾尚未亲临现场时，如何让其预先感受到会议活动主办方的诚意，带着满满的期待值进入会议现场呢？这就需要主办方在会前服务的各个过程中努力，包括会议宣传、会议邀约、注册报名等流程。而一场会议在邀约中对特邀嘉宾、主办方从前积累的符合本次会议的嘉宾，需要通过发送邀请函的方式邀请其参与本次会议活动。主办方要如何在保证工作效率的同时，通过一封小小的邀请函展示自己的诚意呢？
邀请函与报名通道打通
我们都知道会议邀约的目的是希望嘉宾能够来参与本次活动，因此在详细介绍活动内容的同时需要将本次活动的注册报名入口告知受邀嘉宾。然而如果邀请函与报名通道割裂开，受邀人在看到邀请函后可能由于种种原因不能及时查询报名入口，导致后续遗忘报名截至时间，无法参会。
31会议考虑到这一问题，在邀请函编辑中设置跳转不同类别参会人报名系统。主办方在邀请函设置中，可根据不同参会人类型，引导其进入对应的报名流程。既提高了主办方的工作效率，参会人提前分类报名简化后续工作内容，同时也为参会人考虑，简少受邀与报名间的流程，为参会人提供便利，进而提高嘉宾们对会议活动的期待值。
邀请函权限设置
主办方通常将发放邀请函这一工作分发给多个员工或团队，每位员工对于邀约对象的考量不同，手中掌握的客户信息也不同，邀请函的发放也就存在差异。而主办方在举办一场活动中既要安排好会议现场的各项工作，也要做好员工的工作考核，通过邀请函发放情况等的表现考量员工对自身工作的掌握程度。
31会议能够为主办方提供邀请函数据一站式管理服务，同时还包含权限设置功能。主办方可以根据需要控制每个人只能看到和管理自己创建的邀请函，同时在参会人注册报名后，系统还可溯源其是通过哪份邀请函得知活动信息的。通过数据展示不同邀约策略带来的效果，进而有利于销售团队间交流邀约经验，共同优化邀约服务。在提高活动工作效率的同时，评估出更“合嘉宾胃口”的邀请函，从而带给嘉宾更好的参会体验。
