因此，我们在记述传主籍贯时，一定要用其当时官方的正规行政区划地名，否则就既不规范，亦失严谨。在传主生活的时代，也时有籍贯变更的情况发生。如清代学者惠栋，诸家记载有“长洲人”“元和人”“吴县人”“苏州人”等说法。考清雍正二年（1724）析出长洲县东南部，置元和县，惠栋家在元和境内。因此，称其“元和人”是最准确的。
在括注今地的时候，一般注“今某省某县”两级行政单位即可，但要注意有几种情况：一种是省、县两级称名古今并皆不同，则都要注明，如“清奉天醴泉（今内蒙古突泉县）人”；如果省名未变，则不必再注，只注变更后市县名，如“清山东黄县（今龙口市）人”，反之亦然。要特别注意截至目前的行政区划变更，近些年来市县改名与撤县设市的情况很多，在括注时要注意这些细节，否则你提供给读者的就是不准确的今地名。民政部发布的行政区划变更册子，要时时关注，遇到了随时可以购置一册，以备查核。另外，有些因迁徙或者流寓而不居一地的传主，就更得注意其籍贯与寄居地的变化情况了。
三 传主科第、仕履与著述的表述方式
古代人物传主的科第与仕履，往往复杂多变。高中金榜，是其一生重要的高光时刻。撰写小传时，通行的规范是就高不就低，也就是举进士则不再列中生员、举人之年，叙要职则省其低小官衔，如无特殊需要，并不一一罗列。如果传主只中举，则列中举之年；仅仅中过生员，则举成生员之年。古人经常会用“状元”“榜眼”“探花”“省元”“桂榜”“秀才”等代称中进士、举人、生员，也用“博士弟子”之类的美称替代“生员”，为其遮羞。但明清进士发榜时，官方公布的榜单，也是写“第一甲第一名”，而不是“状元”，由此可见，民间俗称在严肃正规的小传中是不可取的。
明·仇英《观榜图》（局部）
传主如果是重臣显宦，往往任职无数，且屡有起踬，在这种情况下就要择其一生重要的职位，其取向要考虑到的因素有：传主的初任官职，为其发迹之始；一生重要转折时刻的任职，此后或飞黄腾达，或沉浮下僚；废置复起的官职，东山再起，未来可期；传主最看重的官职，要么是在任时间较长，要么是做出过重要贡献；所做最高之职位，为其一生的高峰；以及最终之任官，最终任官不一定是其最高的官位。在这些官职中，择几个表述即可。如果小传文字可以稍长，则注明其任此职之年，如果文字有限，则顺次排开，择其二至三个亦可。要注意排列次序一般是由年少至年老、由低职到高职，不能随意罗列，前后失序。
谥号，是古人特别看重的巨大荣誉，甚至是一种高度评定，当然也有少数的恶谥。凡能得谥号者，要么是庙堂显宦，要么是方面大任，或是有特殊贡献的人，属于极少数官僚阶层。所以，在人物小传中，不要漏记传主的谥号。但要注意，有的谥号是传主死后皇帝即时所赐；有的是平反昭雪时所赐，已经历时久长；有的还会被削夺谥号，也有改谥的情况发生。另外，也有“私谥”，即传主卒后，门生故吏所为。还有一人而有数个谥号者，如明末清初的刘宗周，清兵南下，绝粒而死，门人私谥曰“正义”，南明鲁王谥曰“忠端”，唐王谥曰“忠正”，清乾隆朝追谥为“忠介”，这是极个别的情况，并不常见。
关于传主著述的记录，有的传主可能终身都未有一部著作流布于世，有的仅有一部，有的有数十上百种，明代杨慎一生有两百多种著作。小传中不可能一一列举所有著作，有全集的可以列全集名，没有的择其代表作数种即可，是否需要注明书籍卷数，看你需要的详略而定，我的建议是尽可能列出卷数。古人计书的种类不甚严格，有时几篇甚至一篇文章就算一种，但其实大多数没有传下来。我们在罗列的时候，切忌把这些有名无书的列出来，一定要标举作者现存的著作。当然，如果作者没有任何著述传世，只辑得零星断章残句，那列出其曾经撰写的著作，也是有积极参考意义的。
四 传主一生行实的评价与引文出处的引据
前述各项都选择妥当，表述清晰，有条不紊，别白无误，仅仅是传主一生行迹的记录，还不算一条合格的人物小传，要让人物活起来，有血有肉，那还得有画龙点睛式的评价。
评价历史人物，所下的断语，一方面要参考前人评论，另一方面则来自自己的识断。越是有名的传主，评价越多，争议也就越多，褒贬无定，这就需要你分析辨别，选择较为客观公正的说法；评价不公或者迄无评价的，就需要通过自己的研判，做出恰当的评介。如果是帝王将相，就重点评断其治国能力与其贡献；如果是学界专才，就论析其学术成就与后世影响；如果是诗词名家，则考量其宗唐宗宋，有何特色；如果是悬壶医者，就考核其是否有良方妙术，治病救人等。既综合考量，又有所侧重，客观公正，不偏不倚，只言片语，高度概括。最忌原文抄撮，不加剪裁；或者袭用套路，敷衍了事。例如古人所撰碑状，常常用“多隐德”之类的词来搪塞，笔者也告诉同学，凡看到某篇传记中出现“多隐德”之类字眼时，就不必再继续读下去了，因为这意味着此公一生就没做出过像样的成绩。
要使你撰写的作者小传有可信度，那就必须注明你采择史料的出处，所以小传的最后要列出参考资料的来源。一般来说，列出引据资料来源的方式有两种：一是按资料发布的早晚罗列，一是按资料的权威性程度罗列。例如汉魏人物，碑传资料甚少，可按《史记》《汉书》《后汉书》《资治通鉴》与其他引据史料次序列出；如果是明清人物，则碑传材料甚多，可按名家所撰碑状、官方史传与其他材料的次序列出。因为碑状为当时人所写，字数较多，信息量大，但对传主多有虚美；史传经过删裁，较为客观公允；其他资料可作为旁证。列出既有权威又有可信度的三数家即可，多了又成累赘。
关于小传资料来源，必须找最原始的出处。有些高官显贵或学界名家，往往碑传累累，多达数十篇，但基本上都是后来者抄袭前人的成说。例如黄宗羲、顾炎武的传记很多，但都是抄自两家之文：一是全祖望《鲒埼亭集内编》卷一一《梨洲先生神道碑文》与卷一二《亭林先生神道表》；一是江藩《汉学师承记》卷八黄、顾传记。江藩也是抄自全祖望之文，全氏记明末清初事，多有讹误，后来有关黄、顾的传记，也踵讹袭谬，相沿不替。找到最原始的史料，既可以厘清线索，正本清源，又可以考校得失，纠谬补缺，是两全其美的良方。
还有一个学界的通病，需要高度警惕，就是研究者往往对自己研究的对象，欢喜无似，爱屋及乌，过分夸大，词多虚美，这在地方志中的人物传记最为明显，如果你读某地方志，就感觉如果不是此方人杰，历史似乎就不能演进到今天。因此，在对自己喜欢甚至树为典范的人物撰写小传时，也不宜过度美化，做到最大可能的平实叙述与客观评价。
如果能按照以上步骤，严格考证与使用史料，写出来的小传，做到不随意虚美，也不任加贬斥，简明扼要，文字精练，高度概括，评价公允，那就是一篇成功的小传。
五 如何利用工具书及其应有的态度
经常有同学问我：哪本词典最好？在同类词典中，应该买哪一部？我的回答是：买所收条目最多而且最厚的那种。但这并不代表这部词典最好，而是其收集的条目相对要全，内容较多，能够提供的有用信息就越多。但我们对工具书要永远保持清醒的认识，我常用“不可尽据，仅供参考”八个字，来形容各类字典与词典，这是古今中外工具书的共性。越往后来编纂的词典，所收条目越多，但并不意味着一定就“后出转精”，词典编纂的互相抄袭，要远比专著论文严重，有的不注出处，有的讹误多多，只可参考，不可全信。
