怎么管理好自己的时间,如何高效地管理安排自己的时间

首页 > 教育 > 作者:YD1662024-07-07 08:51:21

新晋升的管理者就像一个新员工一样,面对最大的问题就是如何规划自己的时间,种瓜得瓜、种豆得豆,不管是员工还是管理者,全部都遵循这个逻辑。你把时间用到哪里,结果就会出现在哪里。

端午节就要到了,提前祝大家端午安康,我们顺便在节日前聊一下关于新晋管理者如何管理时间的话题,帮她们解决一下困惑。

困惑

新经理的时间管理出现问题,绝大多数情况有三:

第一,行政事务缠身,一不小心把自己变成了行政人员,俗称“表妹”。刚做新经理,有几件事情是非常紧急且以前不怎么涉猎的,比如数据分析,以前都是自己的经理抱着电脑讲数据给自己听,现在自己一晋升,不要说分析数据了,就是把一个团队的各项数据统计清楚也是很难的事情。再比如,参与管理层的会议、给下面的员工开会、和平行部门讨论工作问题和重点也占用了大量的时间,以前就是自己的经理把本周要做的“一二三四五”开会讲了,自己记了就干去吧。现在要自己从校长那里得到任务,还要进行降纬分解给员工,还要从平行部门了解一些不同部门“责任田与责任田之间的田埂”谁负责、怎么衔接。再有排班、考勤、奖金表……这些行政类的事物做到哭,加上让人恼怒的PPT,天啊,每天就像陀螺,做了很多事,又好像什么都没有做,难道做经理就是一个“大表妹”?苦恼。

第二,每日不停地救火。没有做经理的时候,没有发现自己的同事问题那么多,怎么一升职,发现他们大事小事都问自己,大事小事都等着自己去做,自己做表都做不完,然后一会儿这样了,一会儿那样了,所有的工作被打乱的乱七八糟,到了晚上以后,发现一整天都在不停的救火,处理各种事情。

第三,为手下打补丁。今天张病了,赶紧帮张顶一下,明天李请假了,赶紧帮李顶一下,后天赵说又一个更重要的事情要去做,请经理顶一下。结果升职了以后,虽然听起来是升职了,可是感觉自己就像个临时工,专门为手下打补丁的,顶着更高的title,却做着更“兼职工”可以顶替的工作。

破局‬

如果你有类似的情况,或者你的下属有类似的情况,你可以把这篇文章转发给她。

我们一起看看一个新经理,到底应该如何规划自己的管理工作。

首先,我们需要对自己全部的时间做盘点。我们需要了解你一周用来工作的总时间,如果你还没有完全脱离一线,还代理着部分一线的任务,你需要计算你要用多久时间做完这些一线工作,剩余的管理时间有多少。我们举一个例子,比如如果你是一个班主任经理,每周大家总工作时长为40小时,普通的班主任带班10个,你带班3个,那么你用来做一线工作的时间为40/10*3=12小时,其余的40-12=28小时都是用于管理的时间。

紧接着,你需要规划你管理时间里面与业绩相关的和非业绩相关的时间比例,通常是80%:20%。一个经理,真正的目的不是做表,20%时间处理行政事务就可以了。拿刚才那个班主任经理来说,也就意味着那28个小时中,有22.5个小时是用来做与业绩有关的事情,只有5.5个小时是做与业绩无关的事情,比如排班、比如做奖金、比如做数据表格统计。(当然,我们认为开业绩的会议和做工作计划本身就是为了业绩更好的提升)。如果你认为你5.5个小时做不完这些与业绩无关的工作,要么授权、要么向上级寻求帮助,看看是否有更便捷的方式去完成。一开始做经理的时候,问问题不是笨、是积极,但是做了一段时间才去问,那就是另一个问题了。

接下来我们就开始规划我们与业绩相关的22.5个小时了,这里面还要分中短期的业绩完成时间,以及将来的业绩完成时间,还是按照80%:20%来规划的,18个小时用来做中短期的业绩,4.5个小时做长期的业绩提早布局。你可能会困惑,我有什么好布局的?比如为了下个季度、下个半年度目标提前准备的,或者培养接班人的培训和感情时间投入等。不考虑未来是很可怕的,凡事赢在铺垫。

最后用来做中短期业绩的18个小时被划分为几个板块,第一板块是工作任务的计划、分配和回收,不能完成的部分进行解决;其中的具体工作包括部门会议、日常工作检查、业绩的跟踪和晾晒、过单、奖惩的执行等,只有业绩好,员工才可以赚到钱,只有赚到钱,团队才能稳定;第二板块是员工的发展,包括员工的定期培训、比赛、考核、发展性面谈,其中培训包括专业知识培训、操作技术培训以及必要的软技能培训(沟通、时间管理等),员工只有感受到自己的成长,才不会对工作厌倦;第三板块是团队文化和氛围打造,比如团建、工作间余的感情沟通、随时随地的鼓励与表扬,员工快乐也是极其重要的。说白了就是,让员工赚到钱、成长、快乐。

这一部分的比例基本为让员工赚到钱的占比80%:让员工成长的占比16%;让员工快乐的占比4%。所以用刚才的班主任经理举例,这18小时里面有14.5小时抓工作任务的计划、分配和回收、日常工作的检查、业绩的跟踪和晾晒、过单、奖惩;2.5小时用于让员工成长,培训、比赛、考核、面谈;1小时用于团建娱乐、感情沟通、碎片化表扬。

你是这样做的么?可以把你一周的工作记录下来,然后分类整理看这些工作是业绩的还是非业绩的,如果是业绩的,是关于业绩哪一部分,比如是中短期还是长期,中短期里面是赚钱、成长还是快乐,把具体花费的时间统计一下,看看占比是这样么?如果你觉得你自己很难在某一个时间段将某件事情做完,一定要找你的校长去学习,没准人家有什么高冷兵器,吓你一跳。

最后,再次祝大家端午节安康!

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