新人刚进职场,接触文字工作,最大的可能就是负责会议记录。以我自己经历来说,刚开始做的工作就是跟会和会议记录,之后许多新同事刚进来也首先负责会议记录。可以说,写好一份会议记录是新人的必备素质。
今天,分享一下会议记录的书写重点和模板,希望能给从事文字工作的友友们提供一些帮助,少走一些弯路。会议记录主要有三大块,分别是参会时间、地点和人员,会议议程及领导讲话。具体情况我下面详细展开来讲。
参会时间、地点和人员:
这部分比较简单,按照实际的开会时间、地点和人员记录即可,这里最要注意的是,参会领导的职务、名字、排序一定不要出错,如果你不清楚有哪些领导,或是不知道领导名字,不清楚领导排位,最好的解决办法就是去问负责带你的同事。若是想先让自己写得好看一点再去问同事意见,可以查看一下会议周表,一般周表上写的领导名字和顺序就是参会的领导和排位,职务可以去官网上信息公开一栏查看。
会议议程:
这部分也是非常简单,按照实际议程记录即可,简要概括描述一下议程内容就行,不需要记得非常详细。如某某部门传达了某某文件,某某部门汇报了近期工作。值得注意的是,这部分会用到一些连接词,如首先、其后、然后、随后、接着等,有时候多个部门汇报的事情性质类似会用先后合并在一起讲,如某某部门、某某部门、某某部门先后汇报本行业领域近期工作。大家要灵活运用。当然,如果你怕自己用不好出错,也可以完全不用连接词,直接按照议程先后来写。例如会上,某某部门传达文件,某某部门汇报工作,某某部门表态发言。
领导讲话:
领导讲话是会议记录的关键。这里先提醒大家,领导讲话一定要录音,不要用录音笔,根据我的实际经验,录音笔非常不好用,速度也不好调,直接用手机录音即可,方便高效。
回到正题,领导讲话记录你有可能遇到以下几种情况。
1.领导完全或是大部分按照讲话稿来说,那么你非常幸运,这是对于记录而言非常轻松,找到给领导写讲话的同事把电子版要过来,简单总结、删减一下即可。
2.领导自己发言,但是很有条理,可能还会有小标题。这也是相对容易的一种情况,按照领导说的几点分别整理,这里要注意了,领导说了几点你记几点,小标题要记好。
3.领导说的东西很杂,其中可能还有与会议无关的其他工作,这时候你要学会分析,抓好会议的主题,若是其他工作无关紧要的那不用记,如果重要但与会议无关,这时候及时请示你的上级做决定。自己实在分辨不出来的,多问问一起参会同事或是上级的意见。
4.会议是对问题研究,提出建议类的,领导的讲话不集中在一起,而是穿插在各个议程中,是多人交流形式的,那么尽可能将领导讲话摘出来,整理形成一段文字。
总而言之,会议记录有详有略,涉及领导的相关部分要高度仔细,争取不出错,有问题要多思多问,不要抹不下面子,还要多写多练,一段时间之后会议记录水平会有提高哦。
以防大家不清楚,我把会议记录的模板发在下面,大家可以按照模板试试看。
会议记录模板: