过去皇帝常会派遣官员外出处理一些重大事务。这种情况很早就有，只是历代称呼不同。明朝时，这些特派官员被称为“钦差大臣”。
清朝入关后，也沿袭了这种称呼，只是对钦差大臣的制度，又做了一些完善，将钦差大臣的职权和外出办事的具体流程做一些详细安排。
钦差大臣接到皇帝任免后，如果在京城，就要当面跟皇帝谢恩。如果在外地，接到皇帝送来的关印、案册文卷，必须焚香表示恭敬，才能领旨谢恩。
拿着朝廷给的证明，钦差大臣一般会走驿站到达目的地。驿站是朝廷专门用来接送官员，传递文书的地方。钦差大臣到驿站，可以享受一些特殊待遇，驿站人员会提前出迎，准备粮草马匹，供钦差大臣及随行人员休息，以最快的速度安排他们到达目的地。
到达指定位置后，钦差大臣根据皇帝授予的职权，处理相关事务。清朝的时候，钦差大臣所涉及的事务极多，内政外交、军务救荒、审案断刑等。事务不同，职权不同，人选也大有差别。
清末时，为同外国交往，朝廷决议派遣使臣。可当时闭关太久，对外了解不深，朝廷没有合适人选，就让美国人蒲安臣担任中国的出洋钦差。
要是情况合适，钦差可能会被授予各种职权。他们也许会断案，审理民间的冤假错案。清朝的时候，百姓如果觉得当地衙门审判不公，可以到京城衙门控诉。这是他们最后的机会。
乾隆、嘉庆以后，这类案件不断增多，京城衙门处理不过来的情况下，皇帝会委派钦差大臣代为处理。要是涉及到官员腐败，钦差大臣口衔天宪，只要得到皇帝授权，即便是总督、巡抚，也可拿下。
