很多企业在发展到一定规模的时候，为了拓展业务，招待费和差旅费用大幅度增长，为企业增加了费用负担。作为行政管理部门，如何为企业从根源上节省差旅、宴请、招待费用，并结合公司的实际情况，为员工养成良好的节约意识。更好履行公司相关费用的节流把控，从而逐步完善公司制度。
根据行政部的相关职责及义务，对于公司接待费用等做出以下9条改善措施，供大家参考：
1、公司行政部要不断签订和完善相关公司的协议入住酒店、就餐饭店、机票、礼品采购等大宗供应商，并将原有的供应商大客户协议价格进行进一步压缩，使公司在日常接待过程中根据客户人数、要求、等级进行选择公司制定场所进行消费，且费用执行月结，月结之前行政部予以审核；
2、制定完善接待费用标准制度。午餐一般定为工作餐，特殊情况需要总经理审批同意方可去指定酒店用餐。午餐标准为50元/人，晚餐标准为200元/人（晚餐宴请超出人均标准的，需要宴请人写明情况并由分管副总签字确认）。午餐一般建议不喝酒，晚餐用酒数量进行限定；公司在接待过程中可以提供香烟2盒，茶叶从公司领取自备带去酒店。就餐过后剩余的酒进行回库登记，核销数量。行政部将对于申请接待者每月用酒量进行公示；
3、接待就餐之前申请人需要进行宴请审批（OA），审批流程为“发起人——分管副总——总经理，抄送行政部负责人、库管”。且申请人报销宴请费用必须在发票后附机打流水菜单（方便行政和财务审核所点菜单是否符合公司要求）。报销环节应经过行政部签字审核后交财务。超出标准部分原则上由申请人个人负担；
4、接待来访时必须按照公司相关规定提前做好接待方案，严禁超标接待。原则上不为来访者提供住宿安排，特殊需要单独安排的，提请审批需要总经理批准；
5、严卡出差流程审批，机票由公司行政部统一预定。火车票因价格稳定，由员工自行购买，凭票报销。为了能订购到最优惠的折扣机票，原则上要求员工至少提前2天预定机票。未提前2天订出差机票的，个人承担机票费用的10%，不足一天的，个人承担20%，因私退改签机票的，由个人全额承担机票退改签费用；
6、严卡员工市内交通费、打车费，对打车报销款加大审核力度。员工出差下飞机时间不超过20：00，一律建议选择机场大巴作为交通工具；
7、设置行政部礼品制定序列及价格标准，礼品序列中没有的，不允许购买；申领的礼品必须登记在册，普通级别的礼品由分管副总签字确认，高档礼品由总经理签字。
8、结合各部门的绩效考核制度，对每人年度的绩效任务中按照比例核算个人年度的宴请款额，超出额度的，个人自付；
9、公司鼓励员工私车公用进行公司补贴，节省公共资源。试行“准驾”资格考试，符合条件的员工（如已过试用期、持有c1驾驶执照、驾龄１年以上的）可以到行政部考试，考试分为笔试和实操。考试通过之后给予备案 他们可以开公司的车，没有取得行政部备案的“准驾”人员，是只有申请车辆的权限，没有驾驶公车的权限，以缓解公司司机不足的某些特殊情况。
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