最有效的采购团队会在深入采购流程之前制定采购蓝图。采购规划过程能帮助采购团队深入了解利益相关者的需求、分析风险并降低采购成本。接下来让我们一起看看成功采购计划的十个步骤。
采购计划是一个战略过程，发生在采购本身开始之前。在规划过程中，采购团队和主要利益相关者阐明业务需求并论证对外部供应商的要求。在采购计划过程中，团队和利益相关者还讨论并记录：
- 采购团队将如何识别和决定供应商
- 使用什么样的合约
- 谁负责采购过程的哪些方面
- 可能存在哪些风险，以及团队将如何减轻这些风险
- 对质量、成本和交付时间框架的现实期望
这个过程的结果是采购计划，这是一份主文件，作为采购蓝图，采购团队和主要利益相关者在采购过程中向前推进。
编写有效采购计划的 10 个步骤1.概述采购流程
首先详细说明获取相关产品或服务的步骤。例如，这些步骤可能如下所示：
- 进行市场调查并发出信息请求
- 执行自制或外购分析
- 将潜在供应商与采购需求描述进行比较
- 选择最优惠的供应商
- 协商合同条款
- 签署批准的协议
- 开始入职和实施
此步骤对于确保团队成员不会急于完成和跳过阶段至关重要，例如在完成自制或外购分析之前跳入供应商讨论。
2. 描述需求和要求
详细说明所需的确切产品或服务以及对它们的任何特定要求。假设企业正在寻找财务建模软件平台。他们可能特别要求该工具提供情景分析作为一项功能。将此包含在需求描述中。
3.分配角色和职责
在采购计划的这一部分中，确定从事采购项目的团队成员以及项目完成后会影响的任何利益相关者。除了寻源和采购团队的成员，这可能还包括：
- 部门负责人
- 项目经理
- 可能负责审批流程各个方面的 C 级管理人员
- 可能协助合同创建方面的法律团队成员，例如制定终止条款
4.定义所需的协议类型
大多数软件合同的定价都属于以下三类之一：
- 固定价格。就所提供的商品或服务商定并商定一个确定的价格。在大多数情况下使用，尤其是在购买软件或供应链组件时。
- 费用报销。供应商预先支付项目成本，并在项目结束时报销——最重要的是固定费用或百分比费用。通常用于基于服务的项目。
- 时间和材料。供应商按小时或按天支付材料费。主要用于实体服务，例如建筑项目。
预先确定合同类型有助于供应商选择过程。例如，一些供应商可能不愿意签订成本报销协议，因为他们必须预先支付费用。
5.详细说明采购时间表
列出采购的关键日期、里程碑和时间表预期。甘特图是可视化此信息的一种流行方式。将这些日期记录下来有助于让采购团队走上正轨，并防止时间表被拖延。
6. 确定决策标准
供应商投标的评判标准是什么？除了价格之外，要评估的因素可能包括：
- 交货保证
- 财务实力
- 合规性
- 可持续性
- 客户参考
在开始与供应商对话之前确定选择标准有助于确保决策是客观的，并允许多个项目团队成员单独分析供应商。
7. 定义变更审批流程
团队如何处理采购计划的变更？例如，如果市场分析发现所需功能之一超出预算，则必须重新评估预算或对该功能的需求。使用此部分解释如何管理该更改、谁负责进行更改以及应如何将这些调整传达给主要利益相关者。
8.概述供应商管理策略
采购流程完成后，供应商管理计划就会启动，因此最好在采购计划阶段准备好大纲。本节应概述用于管理供应商关系的技术，包括：
- 与供应商会面的频率
- 哪些内部利益相关者负责供应商管理
- 使用什么指标和衡量标准来定义供应商的成功
- 如何处理合同不合规或 KPI 绩效不佳的问题
- 多久重新评估供应商关系的价值
在开始采购流程之前概述此信息有助于对供应商设定明确的期望，因此他们知道在建立合作伙伴关系时对供应商管理团队的期望。
9. 确定风险管理流程
所有供应商关系都伴随着一定程度的风险，无论是财务、运营还是安全风险。采购计划应详细说明如何识别和降低风险。
10.定义成本和支付方式
采购计划流程的最后一步是详细说明可交付成果的预期预算，以及理想的付款条件和方法。还要注意哪些因素是可以协商的，哪些不是。例如，通过直接信用支付可能是没有商量余地的，因为财务政策禁止公司卡购买超过一定金额的金额。但是，不同的薪酬结构可能会起作用，例如按月、按季度或按年计费。
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