函一般用于平行机关或不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项，是日常工作中经常使用的一种文体。
函属于平行文，是一种适用性非常广的公文。不仅可以用于平行机关之间行文，还可以用于不相隶属的机关之间行文，但不能用于上下级机关之间行文。
函具有三方面特点。一是函起着沟通左右的作用，可以就某个事项与平行机关，或不相隶属的机关进行沟通协调；二是函具有单一性，一份函只写一件事项；三是函的行文非常灵活，不仅行文关系灵活，而且行文格式也灵活，除了一些重要的公函需要一些行文格式限制之外，一般函的格式都比较灵活。
根据分类标准的不同，函可以分为不同的类别。
函按性质可以分为公函和便函两种。公函主要用于机关单位正式的公务活动，便函主要用于处理日常性事务。便函不属于正式公文，没有格式方面的要求，可以不要标题和发文字号，只需在尾部署上单位名称、成文时间，加盖公章即可。
函按照内容和用途可以分为商洽函、答复函、询问函、告知函、请求批准函等。商洽函多用于联系工作、处理一些业务性、事务性工作、商调人员等。答复函主要用于答复不相隶属的机关询问有关方针政策等问题。询问函主要用于征求意见、催办事项、询问某个事项等。告知函主要用于函请对方参加会议和活动，与通知的作用和内容相类似，但双方没有上下级关系或者业务指导关系。请求批准函主要用于向有关机关和部门提出申请，请求批准。
函按照发文目的可以分为发函和复函两种。发函是为了提出某个事项而发出的函，复函是为了回复对方的发函而使用的函。
函的写作具有灵活性，但也有一定的规律可循，特别是对于一些规范性公函，更是如此。
规范性公函由标题、主送机关和正文三部分组成。
1.标题。公函的标题有两种形式。一种由发文机关名称、事由和文种构成，如“XXX部关于XXX的函”；一种由事由和文种构成，忽略发文机关，如“关于XXX的函”。
2.主送机关。主送机关指受文并办理来函事项的机关单位，在文首顶格写明单位全称或者单位的规范性简称，其后使用冒号。
3.正文。正文由开头、主体、结语、结尾等部分组成。
开头，主要说明发函的缘由，包括发函的目的、依据、原因等内容，使用过渡语“现将有关事项函复如下：”“现将有关问题说明如下：”转入下文。
主体是函的核心，主要说明致函事项。函通常为一函一事，事项相对单一，可以直陈其事。复函要注意行文的针对性，答复的明确性，回复事项要非常明确，表述严谨，行文规范。
结尾一般会使用一些结束语，如“特此函询”“请即复函”“特此函告”“特此函复”等。便函可以使用“此致”“敬礼”作为结束语。
结尾落款一般包括署名和成文时间，署名为机关单位名称，成文时间具体到年、月、日，最后要加盖公章。
函的写作，不管是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关部门请求批准事项，都要使用简洁得体的语言把自己的需要告诉对方，把问题和意见叙述清楚。要注意行文简洁明确，用语把握分寸。
在提出致函缘由时，如果需要援引一些依据性的文件，就需要先引出来文或来函的标题、发文字号，再说明发文的缘由。
在使用复函时，不管是向平行机关复函，还是向不相隶属的机关复函，都要注意语气平和、礼貌有加，不以势压人，不强人所难，不逢迎恭维，不曲意客套。
函的结尾通常要使用一些礼貌性语言，向对方提出希望，希望对方协助解决问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见，或请主管部门批准有关事项等。这些礼貌性语言是必不可少，不仅可以表明自己的态度，也可以委婉地提出自己的需求和希望。
