公函怎么写,公函复函怎么写

首页 > 社会 > 作者:YD1662024-04-14 14:27:48

公函怎么写,公函复函怎么写(1)

函一般用于平行机关或不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项,是日常工作中经常使用的一种文体。

函属于平行文,是一种适用性非常广的公文。不仅可以用于平行机关之间行文,还可以用于不相隶属的机关之间行文,但不能用于上下级机关之间行文。

函具有三方面特点。一是函起着沟通左右的作用,可以就某个事项与平行机关,或不相隶属的机关进行沟通协调;二是函具有单一性,一份函只写一件事项;三是函的行文非常灵活,不仅行文关系灵活,而且行文格式也灵活,除了一些重要的公函需要一些行文格式限制之外,一般函的格式都比较灵活。

公函怎么写,公函复函怎么写(2)

一、函的分类

根据分类标准的不同,函可以分为不同的类别。

函按性质可以分为公函和便函两种。公函主要用于机关单位正式的公务活动,便函主要用于处理日常性事务。便函不属于正式公文,没有格式方面的要求,可以不要标题和发文字号,只需在尾部署上单位名称、成文时间,加盖公章即可。

函按照内容和用途可以分为商洽函、答复函、询问函、告知函、请求批准函等。商洽函多用于联系工作、处理一些业务性、事务性工作、商调人员等。答复函主要用于答复不相隶属的机关询问有关方针政策等问题。询问函主要用于征求意见、催办事项、询问某个事项等。告知函主要用于函请对方参加会议和活动,与通知的作用和内容相类似,但双方没有上下级关系或者业务指导关系。请求批准函主要用于向有关机关和部门提出申请,请求批准。

函按照发文目的可以分为发函和复函两种。发函是为了提出某个事项而发出的函,复函是为了回复对方的发函而使用的函。

公函怎么写,公函复函怎么写(3)

二、公函的写作要点

函的写作具有灵活性,但也有一定的规律可循,特别是对于一些规范性公函,更是如此。

规范性公函由标题、主送机关和正文三部分组成。

1.标题。公函的标题有两种形式。一种由发文机关名称、事由和文种构成,如“XXX部关于XXX的函”;一种由事由和文种构成,忽略发文机关,如“关于XXX的函”。

2.主送机关。主送机关指受文并办理来函事项的机关单位,在文首顶格写明单位全称或者单位的规范性简称,其后使用冒号。

3.正文。正文由开头、主体、结语、结尾等部分组成。

开头,主要说明发函的缘由,包括发函的目的、依据、原因等内容,使用过渡语“现将有关事项函复如下:”“现将有关问题说明如下:”转入下文。

主体是函的核心,主要说明致函事项。函通常为一函一事,事项相对单一,可以直陈其事。复函要注意行文的针对性,答复的明确性,回复事项要非常明确,表述严谨,行文规范。

结尾一般会使用一些结束语,如“特此函询”“请即复函”“特此函告”“特此函复”等。便函可以使用“此致”“敬礼”作为结束语。

结尾落款一般包括署名和成文时间,署名为机关单位名称,成文时间具体到年、月、日,最后要加盖公章。

公函怎么写,公函复函怎么写(4)

三、写作技巧

函的写作,不管是商洽工作,询问和答复问题,还是向有关部门请求批准事项,都要使用简洁得体的语言把自己的需要告诉对方,把问题和意见叙述清楚。要注意行文简洁明确,用语把握分寸。

在提出致函缘由时,如果需要援引一些依据性的文件,就需要先引出来文或来函的标题、发文字号,再说明发文的缘由。

在使用复函时,不管是向平行机关复函,还是向不相隶属的机关复函,都要注意语气平和、礼貌有加,不以势压人,不强人所难,不逢迎恭维,不曲意客套。

函的结尾通常要使用一些礼貌性语言,向对方提出希望,希望对方协助解决问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见,或请主管部门批准有关事项等。这些礼貌性语言是必不可少,不仅可以表明自己的态度,也可以委婉地提出自己的需求和希望。

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